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完全保存版!シフトの作り方と注意点〜シフト作成のポイントとは?〜

店舗の責任者やバイトリーダーになると【シフト作成】という新たな仕事が加わります。しかし、闇雲に人を配置すればいいというわけではありません。そこで今回はシフトの作り方、コツを伝授し、さらに便利な超おすすめシフト管理ツールを紹介します!シフト管理にお困りの方、これからシフト管理をする予定の方は必見です!

なぜシフト管理をするのか?


なぜシフト管理をするのか?まずはその理由を考えてみましょう。私たちが暮らす日本では実に様々な業種業態のお店が軒を連ねています。

周りを見渡せばスーパー、コンビニ、喫茶店、居酒屋などみなさんも普段からお世話になっているお店がたくさんありますよね?どこのお店も売上を上げるために深夜営業はもちろん、24時間営業のお店も当たり前になっています。

ちなみに日本の場合、24時間営業は1975年から始まりここまで普及したと言われています。お店を開けている以上、お客さんが求めるニーズに応える義務が店舗、事業主には生まれます。

そのニーズに応えられなければ客足は遠のき、利益を上げることが難しくなるのは当然です。

「お客さんのニーズに応えたい」、「利益をあげたい」と孤軍奮闘で24時間営業の店舗に1人で立ち続けることは可能でしょうか?体力的に到底不可能だと思います。

また、店長が誰かを雇いその従業員を24時間365日働かせ続けるのも体力的にはもちろん、法律的にも不可能です。

そこで登場するのが「シフト(制)」です。

シフトの種類と特徴


しかし、シフト制と一言でいってもその種類は1つではありません。

今回紹介したいのは【(自由)シフト制】と【固定シフト制】です。

(自由)シフト制とは人によって出勤日、出勤時間を自分の都合に合わせてスケジュールができる形態の制度を指します。自由度が比較的高いので、まとまった時間が確保できない方や、授業、部活などでスケジュールの変動がある学生さんなどに向いているシステムです。

1日を【朝番】、【昼番】、【夜番】など時間の枠で区切り、1週間毎に希望を募る場合も本記事では(自由)シフト制として話を進めます。そのため完全な自由ではないので(自由)という表記にさせてもらいます。ご了承ください。

固定シフト制とは?

一方、固定シフト制とは比較的自由度が高く、自分が出勤したい日に出勤希望日を提出する(自由)シフト制とは異なり、出勤日や時間が決まっている形態の制度です。

例えばAさんは水、木、土曜日の12時〜18時は毎週出勤といった形で雇用を結ぶのが固定シフト制です。

まとまった時間、スケジュール確保できる主婦やフリーターの方に合ったシフト制度になります。また正社員、準社員の企業でも多く採用されている形態です。

(自由)シフト制、固定シフト制のメリット、デメリット

(自由)シフト制は自由度が高く、固定シフト制はまとまった時間働けるので多く稼げるというのが今までの説明でなんとなくわかったと思います。

さらに掘り下げて考えた場合、それぞれの制度にはどんなメリット、デメリットがあるのか考えてみましょう!

(自由)シフト制のメリット

    ・自由度が高いので、働き手に人気
    ・周りの人と予定が合わせやすい
    ・仕事に縛られるという感覚が少ない
    ・空きが出た時に、補填しやすい
    ・時間や曜日が違うと気づきや発見、モチーベーションが上がる・・・など


従業員側からすると自由度が高く、プライベートも大切できる点が最大の特徴です。

企業、店舗からしても急遽空きが出てしまった場合には対応がしやすいです。理由として、〇〇日の夜番は1人しかいらないのにも関わらず、AさんとBさんが働きたいとシフト提出をしたとしましょう。

様々な要素からAさんをシフトに入れたものの、急遽Aさんが出勤できなくなりました。そうなった時にBさんは本来この日に働きたいと志望していたので、まだ新しく予定を入れていなければBさんが入ってくれる可能性が高いという理由になります。

(自由)シフト制のデメリット

    ・希望の日時に働けないことがある
    ・稼ぐ額が月によってばらつく
    ・シフトを作る側が大変
    ・人が足りないところに入って入るように促される
    ・土日、祝日でも働かなくてはいけない時もある
    ・生活リズムが不規則になることも・・・など

自由度が高い故の弊害がいくつか見受けられます。従業員側の視点だと、希望が全て通るとは限らないので月単位でに得たい金額を満たせない可能性があります。

逆に、土日祝日に積極的に出勤したい人がいない場合だと出るように促されることもしばしば。

責任者、シフト作成者からすると従業員の数によってはシフト作成がかなり大変になりそうです。配置する人材が適正人数に対して少なすぎると機会損失、多すぎると余計な人件費となり売上の減少に繋がります。

また、人数は適正でも新人だけだと円滑に業務が行われなかったり、クレームをもらったりと企業イメージを落としかねないのでシフト作成は慎重に行う必要があります。

固定シフト制のメリット

    ・安定して働けるためお金の計画が立てやすい
    ・自分の担当した日時に責任感を持つ
    ・シフトを作る側が楽、何もしなくても良い
    ・生活リズムを作りやすい
    ・平日休みの場合、お店やアミューズメントパークが土日祝日ほど混んでいない・・・など

従業目線では平日休みにの場合、他の人が働いているのを横目に寝ていられたり、遊んだりと優越感に浸れます。

また、企業、店舗もその日に来る人は決まっているのでシフトを作る必要は基本的にありません。

固定シフト制のデメリット

    ・空きが出た時、代わりが見つかりにくい(イレギュラーに対応しにくい)
    ・人が辞めたら、その人と同じ日時に働ける人を見つけないといけない
    ・マンネリ化しがち(新しい刺激がない)
    ・周りの人と予定が合わないことがある
    ・土日祝日固定だと休日に行われるイベント(結婚式、ライブなど)に行けない
    ・休みにくい・・・など

社員向けのシフト制とはいえ、プライベートの犠牲が非常に多そうです。

さらに企業からしてもイレギュラーな事態に対応しにくく、固定シフト制にも関わらず辞める人やシフト変更の要望があまりにも多い場合は(自由)シフト制への移行も視野に入れた方が良さそうです。

シフトの作り方


ここまでシフトに関する概要、種類、特徴について説明してきましたがどのように感じましたか?
やはりアルバイトを雇う店舗は(自由)シフト制の方が従業員、管理者の両観点からみて適しているのではないかと思います。

ただ、適切なシフト管理ができないと売上や従業員のモチベーションに大きく影響します。

ここからはシフトの作り方について解説していきます!

適正人数の算出

まず曜日や時間ごとにどれぐらいの人数が必要かを算出します。ここで設定を間違えると様々な問題が起こるので細心の注意払って算出しましょう。

具体的には過去の傾向、チェーンであれば他店の状況、近隣の同業他社を偵察するなどしてベストな人数を曜日、時間ごとに出していきます。

この際、自店舗のお店の大きさや土地柄なども考慮しなければいけないので提供される情報を鵜呑みせず、調査を怠らないようにしましょう!もし、設定が間違っているのに気づいたら柔軟に調整し、再度適正人数を出すことを心がけてください。

現場で働いていれば、なんとなくこの日は混む、この時間は暇というのがわかるかもしれません。しかし、体感ではなく在庫状況や来店人数を数値化し、客観的に観測することをおすすめします。

完全自由シフトではなく、【朝番】、【昼番】、【夜番】といった枠を設けるのであればそれぞれの枠ごとの必要人数を求めます。

従業員の特徴を把握

従業員の性別、年齢、ポジション(飲食店ならホール、キッチン、洗い場など)、仕事の習熟度、特徴などを把握しておきましょう。シフトを組む際に新人だけや、キッチンが誰もいないという惨事が起こらないようにするための基本事項です。

シフトを回収する

ようやくシフトを従業員から回収しますが、シフトを回収する頻度は決まっていますか?締め切り期限はシフト発表の何日前ですか?これらを先に決めておきましょう。

それぞれルールはありませんが回収する頻度が1ヶ月に1回ではそこまで(自由)シフト制の意味がありませんし、1週間に1回では管理者が大変になってしまいます。

2週間に1回、半月に1回というのがポピュラーな回収頻度のようです。

また、締め切り頻度もあまりに早く締め切ってしまうと予定が組めなくなってしまいますし、ギリギリに締め切ると管理者さんがこれまた大変になってしまいます。4〜5日前に締め切るのがどちらの便宜も図れる最適な期間ではないでしょうか?

締め切り期間を過ぎても希望日を提出しない人も中にはいるでしょう。その際は何度か警告し、それでも改善しないようなら期限後のシフト提出は受け入れないなどの対策をしましょう。

シフトを組む

希望日のシフトが出たらいよいよシフトを組んでみましょう!ポジションを考えて、適正人数を参考に従業員の希望日を汲み取っていきます。

しかし、ここでも注意が必要です。繰り返しにはなりますが新人同士やプライベートがあまりにも犬猿の仲のメンバー同士にしないようにしましょう。

新人同士なら業務に滞りが出てしまうのはお察しの通りだと思いますが、人間関係が良好でないメンバー同士でも同様です。バイト間、パート間でのいじめなどもあるようなので、不穏な空気を感じたら店長、責任者の方が状況改善に努めましょう。

また、法律関係のケアもシフト作りでは重要です。

労働基準法で1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働させては原則いけないことが定められています。

もしこれらを超える場合は通常賃金の25%以上の割増賃金を支払わなければいけません。

また、22時〜5時の間は【深夜業】と見なされ、25%以上、法で定められた休日にに働く【休日労働】は35%以上の割り増し賃金の支払いが義務付けられています。

これらの法律も考慮して法律をシフトを作らないと想定していた人件費を越してしまうことになりかねないので注意が必要です。さらに高校生の深夜業は本人の同意があっても禁止されているので誤って希望が出されても理由を説明し、シフトに組み込まないようにしてください。

もし人が足りない場合は出られる人がいないか募ったり、他店からヘルプを募るなどして人員補強しましょう。

シフト公開

人件費の計算やパフォーマンスが最大限に発揮できるメンバーでシフトが構成できたらいよいよシフト公開です。

公開の方法は店舗それぞれですが、紙に書いたものを店内に貼る、写真を撮影しメール、LINEなどで従業員に送るなど自店舗に合ったもので行いましょう。

ただ、出勤数が少なかったり店舗から住んでいるところが遠い人からすると、店内にシフトが貼られている場合、わざわざ見に行かなくてはいけないため手間がかかります。

シフトが出たら電話で確認している人もいるようですが、忙しい時だと煙たがられたりするので電話で聞くことが億劫になってしまうこともしばしば。「店長に連絡先を知られたくない・・・・」など、全員の連絡先を聞くのは意外と難しいようで、公開方法にも工夫が必要です。

シフト作成時の注意点

ここまでシフト作りの流れを説明し、要所要所で気をつけるべきポイントを説明してきましたが、さらに細かい注意点を紹介します。

シフト作成、管理は正直めんどくさく、時間もかかりますが、従業員さんのことを考慮できるか否かで彼ら彼女らの店舗に対する愛着、貢献度も大きく変わってくるので従業員目線で今一度シフト作成について考えてみましょう。

シフトの確定が遅い

従業員さんからあげられる不満でもっとも多いのは「シフトの確定が遅い」。これに尽きると思います。

Twitterで「シフト 遅い」と調べてみると出るわ出るわ不満の数々。従業員からするとシフトが公開されないと予定が組めないためこんなにも憤りを感じているのです。

確かに、1週間も前に希望を出したのにまだ公開されないとなると「店長何してんだよ」となる気持ちもわかります。一方、店長や責任者も当然シフトを作るのだけが仕事ではありません。

さらに提出期間を過ぎてしまっている従業員を待っていたら余計遅くなってしまったということもあるかと思います。

そのため提出期間の厳守を徹底し、期間3日前〜1日前になっても提出しない人には何らかの方法で催促をかけましょう!
と言いつつ、そこまで気が回らなかったり、うるさがられるのがいやでできなかったりするのも現状のようです・・・・。

見やすいシフト表を!

見やすいシフト表でないと欠勤や重複の原因になることがあります。

手書きで作成し、数字が見にくかったり、記号がわかりにくかったりすると定められた日時や時間に従業員が来ないこともあります。

携帯電話で撮影し、送る場合だとぶれたり、ピンとが合わなかったりで勘違いが起こることが実際の店舗でもあります。あまりに小さかったり、文字が汚かったりするとトラブルの元になりますので注意しましょう。

見やすさを重視するあまり、大きな紙に書いて邪魔になったり写真1枚で収まらなかったりとなかなか思うようにいかない声も聞かれます・・・・。

【らくしふ】で全部解決!!

シフト管理の重要性と共に大変さ、襲いかかる手間が痛感できたのではないでしょうか?忙しさに拍車をかける負の元凶とも言えるシフトですが、従業員の不満を減らすことは退職者の減少、生産性の向上に繋がります。

そこで紹介したいのが【らくしふ】というシフト管理ツールです!

適正人数の設定や従業員の特徴を把握できるのは当たり前、締め切り前のリマインドを自動で送信してくれます!

従業員さんはLINEでシフト提出、確定したシフトの確認ができるのでわざわざ店舗に出したり見に行く必要もありません。この機能は数あるシフト管理ツールの中でも【らくしふ】のみ!(2017年11月21日現在)

さらに徹底的に見やすさにこだわっているので字が読みにくい、小さいなどによる勘違いが起こることはありません!

管理者さんの操作も簡単でマニュアルはありません。ワンクリック、ワンタッチでシフト作成が完了します!万が一不明点があってもサポート機能が親切に対応してくれるので心配不要です。

トライアル期間中は完全無料でお試しできるので、他のサービスにはない使用感を味わってください!

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シフト管理でお悩みの方、今後不安がある方はぜひ使ってみてください!

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