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LINEでシフト管理を行う注意点とおすすめツール

店長、マネージャーの皆さんはどのようにシフト管理を行なっていますか?紙でやっている方、LINEを活用している方、サービス、ツールを使っている方など様々だと思います。特にLINEでシフト管理をしているお店が最近では増えていますが、不満はありませんか?LINEでシフト管理ができるオススメのツールも紹介します!

軽視されがちなシフト管理業務


業態業種問わず時間帯で働く時間を区切って従業員を管理している企業、お店にシフト管理は必要不可欠です。なぜシフト管理をするのか?その理由は人員配置を最適化し、生産性を最大限に向上させるためと言えるでしょう。

接客業であればお客さんがたくさん来る時間帯に従業員を多く配置する、逆にあまり来ない時間は最低限の人数で対応するなど緻密な戦略が必要です。

これを誤るとお客さんを捌ききれずに、本来売上を獲得できたお客さんを逃す機会損失や、お客さんが来ないのに従業員が無駄にいるため発生する人件費によって利益の縮小が起こり得ます。

企業、店舗の売上、利益に直結する重要な業務のためマネージャーや店長といった責任者がシフト管理を担うことがほとんどです。

しかし、シフト管理だけが仕事なわけではもちろんなく、他業務に忙殺され、暇(いとま)を見つけてシフト関係の業務をこなすという方がほとんどではないでしょうか?
やむを得ないにせよ、本来非常に重要な業務のはずのシフト管理はおざなりになりがちです。

短い時間で最大限の効果を発揮できるシフト管理方法はあるのでしょうか?まず、シフト管理の方法について見ていきましょう!

シフト管理の方法


同じシフトを必要とする業務であってもシフト管理の方法は千差万別です。その中でも多いであろうと思われるシフト管理の方法を3つ紹介します!

紙とエクセル


最も昔ながらの方法なのが紙とエクセルを用いた方法でしょう。

今でも多くの店舗さんで使われている方法です。

<やり方>
①従業員から出勤希望日を紙に書いてもらい、期限内に提出してもらいます。
②店長や責任者が集まった希望シフトを参考に総労働時間やメンバー間の兼ね合いなどを考慮してベストなシフトを練ります。
③シフトの構成がまとまったら紙に手書きで書くまたはエクセルに打ち込みます。
④完成したシフトを店内のバックヤードなどに貼り付けて公表します。
⑤完成したシフトを従業員は店舗まで足を運ぶか、お店に電話などで確認します。

<良いところ>
・お金があまりかからない
・エクセルの関数などを操作できれば自作で良いフォーマットが作れる
・エクセルをそこまで使えなくても無料、または安価のフォーマットがダウンロードできる

<悪いところ>
・時間、手間がかかる
・シフト未提出者に通知ができない
・字が汚いと誤解が生じる可能性がある
・シフトを提出、確認するのに店舗まで行かないといけない
・シフトを確認するために電話して、忙しい時間帯だと煙たがられる
・シフトがいつ公表されるかわからず、予定をすぐに入れられない恐れあり
・シフトが埋まらないとき、すぐに従業員に依頼できない

<向いているお店>
・従業員数が少ない
・シフト責任者がパソコン、スマホを持っていない、精通していない
・従業員みんながお店から近くに住んでいる

紙、エクセルでシフト管理を行う最大のメリットはお金がかからないことでしょう。

それ以外はかなりの手間がかかり、シフト作成者のみならず従業員にも負担がかかるのでよほどの理由がない限りおすすめできない方法です。

グループLINE


SNSの興隆により、シフト管理の舞台でも使われているのがLINEです。

ある調査によると10〜50代の90.3%の人がLINEを利用していると回答するほど大人気のSNSです。

従業員をグループLINEに招待し、LINE内でシフトの提出や確認を行います。紙、エクセルの進化バージョン的な立ち位置です。

<やり方>
①従業員にシフト希望日をグループLINE内で提出してもらいます。
②店長や責任者がLINEの投稿を遡り、整理しやすいように1度紙やエクセルに従業員それぞれの希望シフトを書き出す。
③それを元に総労働時間やメンバー間の兼ね合いなどを考慮してベストなシフトを練ります。
④シフトの構成がまとまったら紙に手書きで書く、またはエクセルに1度打ち込みます。
⑤完成したシフトを携帯電話のカメラで撮影し、グループLINEに投稿します。
⑥従業員はその写真を確認し、保存する。または自分のシフトを手帳や携帯電話のスケジュール表に打ち込みます。

<良いところ>
・お金があまりかからない
・シフトの収集、提出、確認がどこでもできる
・シフトが完成したらすぐに発表、確認ができる
・シフト未提出者やシフトが埋まらない時に催促をかけられる(手動)

<悪いところ>
・会話を遡って希望シフトを確認し、整理しやすいように紙やエクセルに1度起こすところが手間
・最終的には紙やエクセルに書くのが2度手間
・写真がぶれるとシフトが確認できない
・文字が汚いとシフトが確認できない
・業務に無関係の話題でグループ内が盛り上がるなど通知がうるさい
・シフトに出てくれる人を募って、既読無視され続けると寂しい
・LINEを教えたくない、知られたくない人がたまにいる
・通知が鳴る度、プライベートな時間でも仕事のことを思い出してしまう
・登録名が本名ではない人がいると誰かわからない
・トップ画像、登録名から恥ずかしい一面がバレる可能性がある
・アルバイトをやめた後も連絡先がわかってしまう

<向いているお店>
・従業員があまり多くない
・従業員同士が仲が良い
・店舗内にLINEの操作が極端に疎い人がいない

紙で行なっていた業務の一部をLINEで代用した方法です。

従業員さんからすると提出や確認をLINEで行えるのでわざわざ店舗に出向く必要がなくなるのは楽なポイントです。


しかし、シフト作成者は結局人力で従業員それぞれの希望シフトを集計しなければいけない点は紙、エクセルと変わりません。

また、仕事は仕事で割り切っている従業員さんからすると他愛もない話をグループLINEでする同僚に不快感を感じていることも少なくないようです。

シフト管理ツール

そんなシフト管理に感するお悩みを解決してくれるのがシフト管理ツールです。多くのサービスが世に溢れ、どのサービスが本当に使いやすいかわからないという方も多いでしょう。

「不要な機能ばかりでややこしい」、「操作方法が複雑で使用を諦めた」、「値段が高いから断念した」など使用を検討したり、実際に使ってみたけれど合わなかったという方は多くいらっしゃるようです。

そこで今回はとにかく簡単、便利で従業員はLINEでシフト提出、確認の全てが完結するサービスを紹介します!

LINE×シフト管理ツール


シフト管理の主流がLINEを活用したものになりつつある現在メールと連動したサービスはあるものの、意外にもLINEを活用できるシフト管理ツールはそこまで世に出ていません。

できたとしてもLINEで直近7日後までのシフト確認ができるのみであったり、WebとLINE両方での設定が必要だったりという状況であり、LINEを中心にシフト管理ができるサービスは2017年11月末現在でたった1つです。

その名も【らくしふ】というシフト管理サービスです!!

グループLINEを活用したメリット、デメリットは先ほど紹介した通りですが、【らくしふ】はLINEでシフト管理を行うメリットを残しつつ、デメリットを排除した夢のようなサービスになっています。

【らくしふ】を使った場合のシフト管理の流れや特徴を先述したのと同様に紹介します。

<やり方>
①従業員はLINEを開き、出勤希望の日時をドラム式時計で選択し送信します。
②送られてきた希望シフトは自動でらくしふ上に更新されていくので、シフト作成者は締切日まで特に何もしなくて大丈夫です。
③蓄積された希望シフトはパソコンまたはスマホまたはタブレットでワンクリック、ワンタッチで自由に編集し、完成したシフトもワンタッチ、ワンクリックで従業員に共有されます。
④確定したシフトは従業員のスマホへLINEで通知が来るので、LINEさえ使えれば他に何も必要ありません。

<良いところ>
・無駄な時間がかからず、工数大幅削減
・マニュアルがないぐらい操作は簡単
・適切な人員配置が可能
・累計労働時間がわかるので労働基準法対策も万全
・ヘルプ機能が充実で他店舗連携が便利
・LINEがあれば提出、修正、確認が全てできる
・シフト未提出者には提出期間が迫ると通知がいく(自動)
・登録してからすぐ使える、余計な準備が何もいらない
・それぞれの曜日、日にちに何人必要か簡単に設定できる
・他社サービスからの乗り換えや並行使用もスムーズ
・リアルタイムで反映されるので責任者、従業員共にノーストレス
・シフト管理に特化しているから余計な機能はない
・グループLINEと異なり、従業員同士の会話はできないのでうるさくない
・写真がぶれる心配がない
・文字を書く必要がない
・LINEを教えたくない、知られたくない人もらくしふにだけ教えてくれればオッケー
・トップ画像、登録名から恥ずかしい一面がバレる可能性がない
・アルバイトをやめた後も連絡先はらくしふしか知らない

<悪いところ>
・紙、エクセルやグループLINEでシフト管理するよりお金が少しかかる
・勤怠管理は付いていない

<向いているお店>
・シフト管理に困っている
・他社のシフト管理ツールを使ったが合わなかった、難しかった
・従業員のことを第一に考えている
・従業員が多い
・ヘルプを募ったり派遣することがある
・時間が足りない、忙しい
・従業員がみんなLINEをしている
・店舗またはシフト作成者がパソコン、スマホ、タブレットのいずれかを持っている
・ここまでの説明で【らくしふ】が少し気になっている

【らくしふ】にすればこんなに多くのメリットが享受できます。これは誇張ではありません。

現に、【らくしふ】をご利用のお客様から「シフト作成時間:94%減」、「シフト提出率:40%UP」というお声もいただいています。

「らくしふのことが気になった」、「試しに使ってみたい」という方は下のボタンをタップ、またはクリック!

資料請求/トライアルはこちら

詳しいらくしふの機能説明や、完全無料で行えるトライアルのご案内ページに移行します。

トライアル時の手数料や自動更新による料金請求は一切ございません!完全無料でらくしふの手軽さを感じてください!

LINEでシフト管理が行える数少ないサービス(2019年6月末現在)として、今後もお客様の声に親身に耳を傾け、さらに使いやすいサービスになると思います!

自分のお店に合ったシフト管理方法を見つけよう!


今回はシフト管理方法とおすすめツールについて紹介させていただきました。

「LINEでシフトが出せたらいいな」という声から生まれた【らくしふ】をぜひ使ってみてください。ただ、従業員数も多くなく、今の方法で間に合っている方は無理して有料ツールを使う必要はありません。

自分のお店に合ったシフト管理方法が確立しているのであれば今後もその方法でやっていくべきです。人が増えて限界を感じたり、何かうまくいかなくなったときにシフト管理ツールの力を借りればいいと思います。

「お客様への提供価値を最大化するために『何が必要か』『何をするべきか』」と考える中で「人的リソースの最適化」にも重点を置きたいと少しでもお考えの方は是非トライアルへ!

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