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人材不足に効果抜群!ヘルプを上手に使う方法!

アルバイトを抱える業態では【ヘルプ】を活用して他店舗から人員を借りて営業しているお店も多くあります。人員不足が叫ばれる中、重宝されつつあるヘルプ対応ですが、そもそもヘルプって何?ヘルプを利用するメリット、デメリットは?ヘルプを円滑に利用する方法とは?今回はアルバイトのヘルプについて掘り下げて紹介していきます!

ヘルプって何?


まずはヘルプとは何か、その概要と活用事例について紹介していきます。

ヘルプとは主に複数店舗経営をしているチェーン店、姉妹店同士間で、本来所属している店舗以外に臨時でシフトに入ることを言います。

自分が所属している店舗では人が足りない、助けが必要といった場合に店舗間の責任者が連絡を取り、従業員に許可を得て派遣します。

シフト作成においてどんな流れでヘルプが必要になるか、デモンストレーションしてみましょう!

例えばチェーン展開している飲食店「居酒屋インプルーブ」にはA店、B店、C店があったとしましょう。

①3店舗それぞれは店舗間の地理的距離が近いため度々ヘルプで人員不足を補っています。
②シフト作成をしているとA店では来週の火曜日、人が足りないことが発覚し、A店に所属している従業員に出勤するように声をかけてもみんな出勤できる状況ではないようです。
シフトに人が足りないと提供に時間がかかったり、従業員1人あたりの負担が増えるなどの要因によりサービスの質が低下してしまうので規定された人数でシフトを作成することはどうしても避けたい。
③そこでB店、C店でヘルプに入ってくれる人がいないかそれぞれの店長に連絡してみます。
④するとB店舗ではその日にシフトに入りたかったものの、規定人数を越したために止むを得ずシフトから外した従業員Dさんがいました。
⑤従業員DさんにB店の店長が「来週の火曜日、可能ならA店舗にヘルプ行ってくれない?」と依頼すると「良いですよ!」ということで交渉成立です!
⑥B店の店長はA店の店長に「Dさんが来週の火曜日入ってくれるよ」と連絡し、A店の店長は無事来週の火曜日のシフトが埋まりました。

以上がヘルプの流れですが・・・・・

とっっっっっっっっても手間がかかりますよね?
かなりコミュニケーションコストがかかるのに加えて、結果が伴わなければその時間、工数は水の泡になってしまいます。

しかし、ヘルプがなければ成り立たない店舗も多く、これらの手間は目をつぶって店長、責任者が汗と涙を流しているのが現状です。

ヘルプのメリット、デメリット


そこまでの労力を費やしてでもヘルプを使いたい理由があるのも確かです。

しかし、先ほど述べたようなデメリットもあるのです・・・。ヘルプを活用するメリット、デメリットをまとめてみました!

メリット1 人材確保

ヘルプを行う最大の目的はシフトの穴を埋める、人材を確保するためです。

アルバイトを雇う多くの業界で人材不足が叫ばれる昨今、ヘルプは頼みの綱になっています。理想が自店舗が雇っている人材でシフトを回せれば理想ですが、そうもいかないのが現状のようです。

メリット2 他店舗のいいところを盗める

ヘルプで他店舗にいくことで自分の店舗にはないサービス内容、技術などの工夫を盗むことができます。

一般企業で行われる人事異動もこのような目的を兼ねていて、ヘルプも臨時とはいえど他店舗を覗く良い機会です。ヘルプを送り出す際にはその従業員に自店舗にはない良いところを探してくるよう告げてみましょう!

メリット3 人脈が広がる

店舗側、従業員側の両方に需要できるメリットとして、新たな出会いが生まれ人脈が広がります。

他店舗の年が近い人が頑張っているのをみて、自分も頑張ろうとモチベーションが上がり、自店舗に良い雰囲気を持ち帰ってくれる可能性もあります。
新たな恋に心踊らせている従業員さんもいるかもしれませんよ?

デメリット1 手間がかかる

魅力的なメリットの反面、デメリットがあるのが世の常でしょう。ヘルプに関しては先ほど述べたような手間がかかるのが玉に瑕です。

ただでさえ忙しいにも関わらず、ヘルプ獲得に忙殺される・・・。上からの命令で避けることができないジレンマで頭を抱えている責任者も多くいらっしゃると思います。

デメリット2 従業員に嫌がられる

慣れない環境に派遣される、自店舗に行くより時間がかかるなど従業員からするとヘルプはめんどくさいと感じてしまうようです。

従業員がヘルプに行っても厭わないような環境づくりが必要になります。

ヘルプを上手に行う方法!


デメリットを解消できればヘルプはとても魅力的な策だとここまでの内容で感じてもらえたと思います。

そこでデメリットを解消して、ヘルプを有効に活用する方法をズバリ紹介します!手間がかかる理由は人力で全てこなそうとしているからでしょう。

シフト管理ツールを活用すればその工数を圧倒的に削減することができます。

特におすすめなのが【らくしふ】というシフト管理ツールです!!

多くの勤怠、シフト管理ツールが世に出回っていますが【らくしふ】は独自のアピールポイントがいくつかあります。

まず、シフト管理に特化していて、利用者さんが使いやすい、痒いところに手が届くような設計になっています!

特にシフト作成時のヘルプ機能はどのサービスより使いやすいと評判です!

先述したようなめんどくさい、手間がかかる店舗間でのやりとり、責任者と従業員間のやりとりを大幅に削減できます。

また、従業員さんはLINEでシフト提出、確定したシフト確認ができる点も他サービスにはない特徴になっています!今まで他サービスを使ってみたがイマイチだった方や、興味はあるけどサービス自体使用経験がない方におすすめのサービスです!

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従業員がヘルプに行くのを嫌がる点もちょっとした工夫があれば軽減しそうです。

例えば、交通費はもちろん支給する、ヘルプの場合は賃金を上げるなどお金の面や、円滑にコミュニケーションを行えるような潤滑油を用意してあげることです。

少しヘルプに来てくれる従業員の時給を上げても、シフトが埋まらないことで発生する機会損失やサービスの低下による潜在的なリスクに比べたら安いものではありませんか?わざわざ手間がかかることを強いるわけですから賃金の面で感謝の意を表しましょう。

また、何度もヘルプに行っているなら話は別ですが、初めてヘルプに行く店舗の場合、想像以上に緊張、ストレスがかかるものです。ヘルプを受け入れる店舗はオープン前であれば時間を設けて自己紹介やコミュニケーションを交わす機会を作ってあげましょう。

営業中であればバックヤードなどお客さんに見えないところで1人1人呼び出して業務に支障が出ないぐらいの自己紹介をし合う時間を設けましょう。ヘルプを出す店舗、受け入れる側は労いの言葉を忘れず、ヘルプで出てもらうことが当たり前と思わないでください!

インターネットでヘルプのことについて調べると、受け入れの体制、態度が鼻につくような発言がいくつかみられました。不快な思いをさせず、気持ちよく働いてもらう考慮をして車内全体がヘルプをしやすい環境を作りましょう!!

今の時代ヘルプは必要不可欠!


今回はヘルプに関して紹介させていただきましたがいかがでしたか?

人材不足を補うのに有効な手段として今の時代ヘルプは有効な手段です。ヘルプを上手に使えるか、マイナスに作用するかはお店次第です。

ツールを使う、従業員に配慮するなどそこまでハードルが高いわけではないので積極的にヘルプを活用し、より良いお店をつくってください!

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