従業員100名規模のホテルのシフト作成を短縮！ 自動作成で生まれた時間を収益向上やサービス品質向上に活用しDX推進にも寄与

スローガン「心をこめる 中島屋」のもと、静岡県中部でホテル事業や四川料理レストランを展開

中島屋ホテルズ様の事業内容をご紹介ください。

鈴木様中島屋ホテルズは、1916年の創業以来、「心をこめる 中島屋」をスローガンに掲げ、静岡県中部を中心にホテルやレストランを運営しています。ホテル事業では、JR静岡駅から徒歩5分の「中島屋グランドホテル」や「ガーデンホテル静岡」、オールインクルーシブリゾートの「焼津グランドホテル」などを展開中です。また、レストラン事業では中国・四川料理を提供する「焼津四川飯店&ガーデンズ」および「藤枝四川飯店&ガーデンズ」を運営しています。 私は焼津グランドホテルの副総支配人を務めています。焼津グランドホテルは、目の前に富士山が見える駿河湾に面したオールインクルーシブリゾートホテルです。オールインクルーシブのため、宿泊者は追加料金を気にせず、食事、アルコール、プール、ボードゲーム、アウトドアなどのアクティビティを自由に楽しむことができます。

1ヵ月の半分近くをシフト作成に費やし、従業員の不満にもつながっていた

「らくしふ」導入前はどのような課題があったのでしょうか。

鈴木様私は副総支配人として、当ホテルのシフトの管理とワークスケジュールの管理、業務改善等に携わっています。「らくしふ」導入前は、前任者から引き継いだエクセルを使って一人でシフト作成を行っていました。しかし、従業員が100名ほど在籍しているため、業務負担は非常に大きいものでした。関数を使っても、3,000マス（100名×30日）を埋める必要があり、非常に大変な作業でした。さらに、各従業員の休み希望日が書かれた付箋が私の机の上にズラリと貼られており、文字が読みにくい場合は、該当者に直接確認しなければならず、手間がかかっていました。

確定シフトを出した後も、「急用で休みを変更したい」「希望日が休みになっていない」といった変更希望が度々寄せられました。その要望に応えるには、該当者のセクション全体のシフトを調整する必要があり、セクション内の全員にシフト変更が可能かどうかを確認しなければなりません。このような手間のかかるシフト管理業務は続けられないと感じていました。 シフト管理は大切な仕事ですが、作成業務そのものは会社の収益に直接貢献する仕事ではありません。私の体感では、1週間ずっとシフト作成しかしていない週が毎月発生していましたが、もっとホテルの収益に結びつく仕事に多くの時間を使えるようにするべきだと考えていました。

望月様シフト作成業務には過大な工程が発生するため、従業員が翌月の確定シフトを受け取るのは前の月の月末28日や29日でした。「早く来月のシフトを知りたい」「シフトが分からず来月のプライベートの予定が立てられない」という思いを抱えていた従業員も多かったと思いますが、副総支配人の大変そうな姿を見ているため、誰も何も言うことはできませんでした。シフトを作成する側とシフトをもらう側、双方に大きなストレスがかかっていた状況でした。

従業員は新しいアプリのダウンロード不要、手厚いサポート体制で“つまずくリスク”を抑えられる点が導入のポイント

「らくしふ」導入までの流れを教えてください。

鈴木様新型コロナウイルス感染症の流行が落ち着き、旅行需要が回復するにつれて宿泊者の数が大幅に増加したため、当ホテルでは人員を拡充しました。それに伴い、シフト作成業務の負担が大きくなったため、シフト管理サービスの導入を検討し始めました。私は、当ホテルのシフト作成業務の負担の大きさ、そしてそれを改善することで、収益やサービス品質向上のための時間を確保できることを会社に訴え、シフト管理サービス導入の必要性を理解してもらいました。検討開始から約4ヵ月後に「らくしふ」の無料トライアルを開始し、マニュアル作成や操作研修などの丁寧な導入サポートを受け、1ヵ月後には本格導入を決定しました。

数あるシフト管理サービスの中から「らくしふ」を選んだ理由は何ですか。

鈴木様シフト管理サービス導入にあたり、約10社に資料請求を行い、3社から実際にサービスの案内を受けました。「らくしふ」以外のツールは、機能が弊社に合っていなかったことから定着せず、作業分担をして一人あたりの業務時間は減りましたが、総シフト作成時間は余計に増えてしまいました。最終的に「らくしふ」を選んだポイントは、シフトの自動作成機能の有無とサポート体制の充実度です。 前者については、勤務時間や休みが固定している従業員のシフトはツールで自動的に作成し、調整が必要な部分に注力したいと考えたためです。「らくしふ」には、数秒でシフトを自動作成・提案してくれる機能があり、魅力的でした。 また、サポート体制については、こうした新たなITツールを導入すると、たとえ数人でも使い方が分からずにツールを使わなくなれば「以前のやり方が良かった」という空気がホテル全体に広がる可能性があり、その結果、誰も使わなくなるのではないかと懸念しました。そのため、ツールが全員に定着するまで、しっかりとサポートしてくれる体制があるかどうかを重視しました。

望月様その点、「らくしふ」のサポート体制は当ホテルの期待値以上でした。例えば自動作成機能の活用方法やスタッフ情報の細かな設定など、不明点があれば、どんな質問にも快く対応してくれるため、こちらもためらわずに問い合わせすることができ、安心感もありましたね。

そのほか、「らくしふ」を選んだ理由があれば教えてください。

鈴木様“ツールが全員に定着する”という観点では、「らくしふ」はアプリのダウンロードが不要であることもポイントでした。新たなシフト管理ツールを利用するためにアプリのダウンロードが従業員側に必要となると、場合によってはアプリのダウンロード方法から教える必要があります。そうすると、人によっては「難しそうだから私は以前のやり方でいいよ」と言われてしまうかもしれません。また、アプリダウンロード後も「パスワードが分からない」という人が続出し、結局使わない人が出てきてしまう可能性もありました。 その点、「らくしふ」はアプリのダウンロードが不要で、すでに誰もが使っているLINEを利用するので、新しいITツールを導入する際にありがちな、“つまずくリスク”を抑えられると考えました。

1.5人月分かかっていたシフト作成業務の属人化が解消！シフト確定が2週間も早まる

「らくしふ」を導入して、シフト作成の体制に変化があったそうですね。

鈴木様そうですね。「らくしふ」導入後は、各セクションの管理者が各々のセクション内の全シフトを作成し、私が最終確定する体制に移行できました。さらに、セクションによっては管理職の部下にシフト作成をしてもらい、部下に自ら体制を考える習慣を身につけてもらっているところもありますね。私を含め、管理者は本来注力すべき収益やサービス品質向上のための業務に、より多くの時間を充てられるようになりました。

「らくしふ」導入後、どのような効果がありましたか。

望月様鈴木が「体感的には月の半分程度をシフト作成業務に費やしていた」と言っていましたが、「らくしふ」を用いつつ私含め各セクション長がシフト作成を行う体制に切り替えたことで、2～3日でシフト作成業務を終えられるようになりました。シフトの7〜8割程度は自動作成機能で埋めてもらえるため、私たちセクション長がやるのは宿泊者の人数に応じたちょっとした調整のみです。シフト作成業務の迅速化に伴い、シフト確定のタイミングも副総支配人が1人で作業していた頃より、2週間も早くなりました。

鈴木様当然、月の半分程度（2週間）を費やすシフト作成業務は、当ホテルだけでなく当社の別ホテルにも発生しています。つまり、3つのホテルを運営している当社は「2週間のシフト作成業務×3ホテル」で、1.5人月分の人件費がシフト作成に費やされていることになりますね。もちろん「らくしふ」にも導入・運用コストは発生するものの、毎月1.5人分の人件費と比べるとそのコストは微々たるものと言えるでしょう。経営コストの観点からも「らくしふ」導入は有益でした。

DX推進の土台作りに貢献！従業員のITツールへの抵抗感を軽減

「らくしふ」導入により、従業員にはどのような効果がありましたか。

望月様LINEで気軽にシフト希望を出せるため、付箋を用いて直接申請していた頃よりも「休み希望や有給休暇の申請がしやすい」と感じる人が増えています。また、シフト確定のタイミングが2週間も早くなったため、プライベートの予定が立てやすくなったほか、来月の仕事に対する心構えが早めにできるようになりました。

鈴木様「らくしふ」は当ホテルにとって新たなツールでありながらも、従業員全員がすぐに扱えるようになりました。この成功体験から、当ホテル全体でIT導入に対する抵抗感が軽減されたと感じています。実際、「らくしふ」の後に導入したホテル客室清掃管理システムについても、想定よりもずっとスムーズに展開することができました。当ホテルではさまざまDXを推進しているところですが、その土台作りに「らくしふ」が貢献してくれたと感じています。

「らくしふ」を導入したら...

「らくしふ」導入によって生まれた時間を収益向上や顧客サービス向上に活用

今後の「らくしふ」の活用ビジョンについて教えてください。

鈴木様当時はまだ導入していなかった当社の他事業部へ、「らくしふ」を展開し始めています。当社グループに広く展開されれば、全社的にシフト作成業務の効率化や従業員満足度の向上が見込まれるでしょう。

最後に「らくしふ」導入を検討されている方へ、メッセージをお願いします。

鈴木様以前の私は「本来もっと注力すべき業務があるのに、シフト作成に追われて手が回らない」というジレンマを抱えていました。現実として、シフト作成業務が他の業務を圧迫していたことが原因です。同じような気持ちを抱えている管理職や責任者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、上の立場の人間がこのような状況で働くのは、組織にとって決して良い影響を与えないと感じています。 もちろん、シフト作成は重要な業務です。しかし、管理職や責任者として、収益やサービス品質を直接向上させるために、より多くの時間を割くことが理想的だと考えます。その点、「らくしふ」は、その理想的な状態に近づくために非常に役立っています。 「らくしふ」は、その名の通り、本当に”らく”にシフトを作成できるサービスです。これまでシフト作成に費やしていた時間を、収益向上やお客様サービスの向上のための時間に変えたい方は、ぜひ一度ご検討されることをおすすめします。

鈴木様、望月様、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました！