"脱エクセル"に成功！シフトの見える化により、
月約200万円の人件費削減に成功

業種: 外食

店舗数: 284店舗

株式会社ダイヤモンドダイニング

第四事業部長大平真史様（右）
第四事業部マネジャー田中潤様（左）

創業期から徹底されている"現場主義"

株式会社ダイヤモンドダイニング様は"私たちは圧倒的な「カッコよさ」という価値観ですべてのステークホルダーに対して「熱狂的な歓喜」を呼び起こし「お客様歓喜」を追求します"という企業理念の元、「多ブランド」×「現場主義」=「喜ばせ⽅∞」をコンセプトに2024年5月末日現在、全国主要都市を中心に284店舗を運営。

徹底した現場主義で「お客様と喜ばせること」、「コンセプトを外さないこと」、「適正な利益を上げること」の 3つのルールがあり、創業時からこのルールを⼤切にされています。

エクセルと紙でのシフトの回収→転記作業に限界を感じていた

左：田中潤様右：大平真史様

まずは現場で「らくしふ」をご活⽤いただいているマネージャーの⽥中様にお伺いします。導⼊される前はどのようにシフト管理をされていましたか？

田中様店舗のパソコンのエクセルに⼿打ちをして作成していました。作成後は印刷、もしくは写真を撮ったものをスタッフに共有していました。

シフト回収は当時どのように⾏っていましたか？

田中様店舗に来た時に⼝頭でシフトを伝えてもらうか、グループLINEで回収を⾏っていました。どちらの⽅法にせよ、提出期限を定めても期限後に提出をするスタッフが後を絶たなくて、シフトを確定して印刷する、または写真に撮ってグループLINEに流すまで、かなりの時間がかかっていました。

なぜ「らくしふ」を選んでいただけたのでしょうか？

田中様当時スタッフから回収した希望シフトをエクセルに転記するのにかなりの時間を費やしていました。さらに完成したシフトを印刷したり、⾒やすいように写真に撮るのも⼿間だったので、当初は回収と共有が⾏えるサービスを探していて「らくしふ」を⾒つけました。導⼊前は希望シフトを回収したのは良いものの、確定シフトを共有するのに各店舗のシフト責任者が、かなり時間がかかり困っていました。勤務時間のほとんどをシフト作成の時間に費やした⽇もありました...。

完全な"脱エクセル化"に成功

導⼊前はシフト作成のどのような作業に時間がかかっていましたでしょうか？

田中様店⼝頭やLINEでもらった希望シフトを⼿⼊⼒でエクセルに打ち込む作業が特に時間がかかっていました。店舗スタッフの⼈数が15名とかになるとエクセルに転記するだけでかなりの時間が取られちゃうんですよね。また、⼿打ちのため転記ミスも発⽣していました。そして、スタッフの希望シフトの転記が終わったら時間の調整を⾏ったり、社員の休みを作成したりして、ここまでで⼤体3時間はかかっていたと思います。(半⽉分の作成で) エクセルでの作成の特有の悩みとしては「最新版の情報がどれかわからなくなる」ことがよくありました。印刷したものが正しいのか、⼿で持っているものが正しいのか、⼝頭で伝えられたものが正しいのかといった具合に。なので、確認の意味も込めて出勤の前⽇に各スタッフに随時正しいシフトを共有していました。この作業もかなり負担になっていましたね。

導⼊後もエクセルを使っていますでしょうか？

田中様いや、使っていないですね。印刷もしないですし、⼈件費も労働時間も「らくしふ」で全部⾒ています。完全に脱エクセルですね（笑）

導⼊後にシフト管理⼯数削減と⼈件費削減が実現

導入前

紙とエクセルを用いたシフト管理方法だった
シフトの最新情報の管理が繁雑化していた
無駄な人件費の削減に注力できていなかった

導入後

"脱エクセル化"でのシフト管理を実現
シフト関連情報の見える化を実現
1事業部で月約200万円の人件費削減に成功

導⼊して変わったことはございますか？

田中様先ほどあげた「回収→作成→共有」のフローが⼤幅に短縮できるようになった点と「ヘルプ管理」ですね。

現在はどのようにヘルプ管理を⾏っていますでしょうか？

田中様「らくしふ」では各店舗の過不⾜状況を把握できるページがあるので、⼈が⾜りない時はそのページから他店舗の過不⾜状況を⾒てヘルプ管理を⾏なっています。⼀覧で⾒られるので情報がすぐ把握できて、とても使いやすいです！

他のお客様からもヘルプの⼿間が減ったという声をいただいております。「らくしふ」に関してスタッフ様の反応はいかがでしょうか？

田中様導⼊当初は紙で慣れているっていうのがあったので「らくしふ」を⾒ていないっていうのはやっぱりありましたね。だから最初は「らくしふ」と紙を並⾏していました。紙でやって「らくしふ」でやってみたいなことをやっていたのですけど、LINEっていうのが良かったのですかね。みんなLINEを使うのでやっぱり⼊りやすいですね。すぐに慣れました。あと、回収の期限があるから回収が早くなりましたね。最近はよほどのことがない限り未提出者はいないですね。また、出してもらったものに対して間違えて転記するっていうことがなくなったので「これで出したよね？」っていう話もできるようになったし、スタッフもエビデンス(希望シフト提出履歴)が残ってくれるので、「これで出したんですけど」っていう話もできるようになり、僕らもスタッフもシフトに対する信⽤度が上がりましたね。

「らくしふ」でリアルタイムのシフト状況把握が可能になり、計画性の向上！

経営的な視点から「らくしふ」の使⽤感はいかがでしょうか？

⼤平様複数店舗を管理している管理者⽬線でいうと、⼀覧で全店舗のシフトが⾒られるというところが⼀番良いですよね。ボタン1つで全部の店舗のシフトをどこにいても⾒ることができる。さらに、管理者であれば全店舗のシフトを編集できて、どこが不⾜しているかも⼀⽬瞭然といったところも魅⼒的です。あと、提出されたシフトや編集中のシフトがリアルタイムで「らくしふ」上で反映されますので、こちらから進⾏状況を確認できます。⾔うなれば、欲しい情報を欲しい時に、⾃分から取りに⾏けるのが良い点だと思います。以前は、各店舗のシフトが完成してからやっとわかる感じでしたが、途中経過の状況で⾒られるようになったため、⾒通しが⽴てられるようになりました。⾃分の中で「今⽉は⼈がいないな」とか「今⽉は売れるな」とか、⾒通しが⽴てられることは管理者からしたら⾮常にありがたいです。情報を取りに⾏けるっていうのは、今⾵ですよね。

⽉次、約 200 万円の⼈件費削減に成功する事業部も誕⽣

シフト作成にかかる時間はどれくらい変わりましたか？

⼤平様回収作業がないので以前と⽐べて 1/3 ぐらいにはなっていますね。

シフト作成の時間削減の他に「らくしふ」を使うことで⽣まれたメリットはございますか？

⼤平様無駄な経費削減ですね。モデルシフト（曜⽇や設定した時間帯ごとに必要な⼈数を設定できる機能）によって無駄なところを省いた結果、「⽉に約200万円の経費削減」に成功している事業部もありました。なぜそのようになったかというと、（必要な情報を）取りに⾏けるようになったから。今までは「部⻑、後半シフトです」って送られてきたものを精査していたので、時間がかかって間に合わなかったけれど、「らくしふ」を使うことによってシフト作成の途中段階でも各店舗のシフトを確認できるようになったのは⼤きな違いですね。

シフト関連情報の⾒える化を⾏うことが改善に繋がったということでしょうか？

⼤平様そうです。進捗状況がずっと⾒えるので、間違った組み⽅をしている時に「（店舗の）オープン直後に5⼈もいらないでしょ？」とかすぐ⾔えるので、適切な⼈員配置をすることができ、⼤幅な⼈件費削減が⾏えています。15⽇からのシフトを公表したい時に、14⽇の夜とか下⼿したら15⽇の朝に出している会社さんもあると思うんですよ。リアルタイムで各店舗がどういう状況かが確認できれば、そういうことにならないと思うんですよね。