非効率なアナログシフト管理から脱却!店舗間ヘルプを要請しやすい環境に。担当外からの声がけも

株式会社ハークスレイ
株式会社ハークスレイ

業種:中食 (宅配・テイクアウト)

店舗数 : 904店舗

株式会社ハークスレイ

研修センター 店長様

食を通して豊かな明日へ

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「ほっかほっか亭」は、あたたかいごはんとおかずで「人を元気にすること」を追求する、作りたてのあたたかい弁当を提供するチェーン店です。“常にお客様の立場に立って考動すること(考え、自ら行動すること)” “改革に努め前向きに考動すること” お客様の健康と満足を願い、“より安全な「食」を追求すること” を理念に掲げ、人間生活の根幹となる「食」を提供。飲食店オーナー向けの出店サポートシステムの提供など幅広い事業を展開していらっしゃいます。

「らくしふ」の導入で、非効率なアナログシフト管理を脱却

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「らくしふ」は、どんな店舗でご活用いただいていますか?

店長様現在は研修センターの店長をしていますが、以前は複数の直営店舗の管理をASV(アシスタントスーパーバイザー)として担当していました。「らくしふ」はASVの時に導入しました。異動した後の研修センターでも活用しています。

導入前はどのようにシフト管理をされていたんでしょうか?

店長様アナログを交えた管理をしていました。ASVは3〜4店舗のシフト管理を担当しているのですが、シフト作成のための作業量も多いですし、ヘルプなどの調整など含めかなり時間もかかってしまいます。非効率な状態を改善すべく「らくしふ」を導入しました。

現在月2回のサイクルでシフト回収されていますが、導入前も同様だったんでしょうか?

店長様はい、同じサイクルです。アナログを交えた管理だったため、常に最新の状態で管理することが難しい状況でした。

「らくしふ」導入後、現場からの声に変化はありましたか?

店長様導入前は人数不足に気づけず、人員補填できていないシフトに決定してしまうということもありました。当日スタッフが少ないまま営業をまわそうとして、従業員ひとりひとりの負担が大きいと感じるタイミングはあったのではないかと思います。補いきれない部分は店長が残業するなどして補填していましたね。

誰でもシフトを確認できる状態が効率化を産む

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ASVさんを含む、シフトを作成する側の皆さんにとっての変化はどうでしょうか?

店長様 ボタンを押せば、一括して全員に連絡できるとか、単純に楽になりました。最新の状態を維持して、その情報を共有できるというのも助かりましたね。

人員不足が発生していることも、チームリーダーなど権限を持つ人なら誰でも見られるようになったので、調整の話がしやすくなったと思います。上司であるSVから「ここの調整、私がするよ」といった風に声をかけてもらえたり、要請もしやすくなりました。

スマホに慣れないスタッフもサポートすることで導入成功

導入の際、何か大きなハードルはありましたか?

店長様ご年齢が上の従業員の中には、スマホを持っていない方がいましたので、パソコンで入力してもらうことは大変でした。スマホを持っていても使い慣れていなくて、LINEもインストールされていないとか。苦手意識もあって端から「できない」と決めてしまう方も多いので、そこを丁寧に説明する苦労はあったかもしれません。

これから導入する企業にも同じ課題がありそうです。どのように解決されたんでしょうか?コツなどはありますか?

店長様幸い店長は若い人が多いので、わからないスタッフと一緒にスマートフォンを触って、環境を整えるところからサポートしていきました。難しい言葉を並べるよりも「シフトを登録する時はこのボタンを押します。」など具体的な方法を、丁寧に説明するのが一番効果があったと思います。

レクチャーのコストはかかりますが、覚えていただければシフト管理業務のコストは削減されるので、各店長も丁寧に対応してくれましたね。若い世代の人は、ほぼ説明が必要なかったです。

「らくしふ」で店舗間ヘルプの際の心理障壁を下げたい

今後、らくしふに期待する機能はありますか?

店長様従業員さんの顔写真とか、趣味などの簡単なプロフィールを登録できるといいなと思います。複数店舗を運営していると、別店舗へのヘルプで普段とは別店舗での勤務をお願いすることもあるんですが、難色を示す人もいます。その主な理由が「別店舗で働いしてる人を知らないから」っていう。違うチームに飛び込むことに抵抗を感じてしまうんですよね。

今度勤務する店舗にいる人について事前に知れるだけでも、ハードルを下げられるんじゃないかなと思います。「サッカー好きなんですよね」とか些細な話題のきっかけがあるだけで違いますよね。他店舗にヘルプに行きやすいコミュニケーションツールが、「らくしふ」にまとまっていたらありがたいです。

プロフィール掲載機能や売上実績手入力 以外のご要望はありますか?

店長様FC(フランチャイズ)のオーナーさんにも、シフト管理にかかる時間が少なくなるから良いですよって伝えたことがあるくらい満足しています。

戻る機能があると便利ですね。間違えてシフトを消してしまったりすることもあるので、ひとつ前の作業に戻る機能があると安心できます。PCで管理する店長にとって、より使いやすくなる機能や見た目になるとありがたいです。

あとは、店舗での”タスク”を色分けできるようにならないかな?という声がありました。え!できるんですか?!(「らくしふ」が提供する「タスク機能」についてご説明を差し上げました。)タスクの色分けもそうですが、相談すると「これもできたのか!」と教えていただけて解決することも多いですね。もっと使いこなしたいなと思っています。

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店長様他社さんも同じだとは思いますが、シフト管理というマネジメントの時間を短縮することで、その時間をお客さまや従業員のために使えるのが「らくしふ」の魅力だと思います。

お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました!