課題解決のための全店舗導入。紙でのシフト管理から脱却し効率化&精緻化

日本伝統和菓子「たい焼き」を守りつつ、現代ニーズに応える

「株式会社くりこ」は神奈川県に本社を構え、1都3県にたいやき専門店「くりこ庵」を運営しています。専門店経営のノウハウを活かし、たい焼き屋さんの運営サポート・プロデュース事業を提供。ゲーム会社のコンセプトたい焼きショップの監修も手掛けます。 くりこ庵の昔懐かしいたい焼きは頭からしっぽまであんこがたっぷり。厳選小麦粉と通常より2倍の玉子を使い、冷めてもしっとり美味しくやわらかい触感が特徴です。ほっとするような定番あんこから衝撃の新商品まで常時6〜8種類、飽きない美味しさでお客様の笑顔を引き出す商品群を展開しています。

「らくしふ」の導入で、人件費の着地見込み管理を高速化・精緻化

「らくしふ」の導入背景を教えていただけますか？

播磨谷様「らくしふ」を導入したのは2018年です。私は現在エリアマネージャーですが、当時は店長でした。発注や物流システムなど脱紙化が進むなかで、シフト管理をデジタル化することは、必然の流れだったと思います。この流れは導入以前からありました。「らくしふ」の導入前にもシフト管理領域のサービスを2〜3つ試してはいたと聞いています。

そうだったのですね。初耳でした。

播磨谷様はい。ただ、頓挫というか続かなかった…と聞いています。当時の体制が今とは違っていました。店舗開発兼エリアマネージャー、総務兼エリアマネージャーという感じで、エリアマネージャーの専任担当者がおらず、足並みが揃わなかった、というのもあるかもしれません。今回は、自分を含めたエリア担当3人で「やりましょう」と息を揃えられるよいタイミングでした。

導入当初は展開していた店舗数として20〜25店舗の間くらいだったでしょうか。お陰様でこのコロナ禍においても店舗数は伸びていて、導入の頃と比べると1.5倍くらいの37店舗（インタビューを実施した2021年8月時点）で活用しています。

以前の体制で大変だったところを教えて下さい。

播磨谷様シフトは半月ごとに決定していました。スタッフさんから提出されたメモを元に、店長がA4用紙に下書き。下書きが終わったら同じA4用紙に清書して、本部にFAX。エリアマネージャーは完成したシフトを2部ずつ持っていました。全店舗3ヶ月分くらいは手元にあったので、ものすごい量の紙を荷物として持ち歩いていたんですよね。

荷物が重たいのも大変ですけど、やっぱり人件費の計算が一番大変でした。紙での管理は「そういうもの」と受け入れてしまっていた部分はあったかもしれません。人件費は何回も電卓で計算して、書いては消してを繰り返して。時間がかかるというのが一番負担に感じていました。今思えば、各店のシフトとにらめっこしてチェックする時間が、今よりずっと長かったようにも思います。

金子様「らくしふ」は計算結果として、すぐに人件費が出てくるので助かります。少し人数を減らせばいいかな？って試すと、もう予算内に収まっている。という感じで、計算が即時にできるところがありがたいです。

導入後の変化は？

播磨谷様管理側としては、作成の過程が見えるのも変化でしたね。紙だと清書した完成版を見ていたんですが。以前は新任の店長のシフト作成は状況を伺ったりしていました。今はパソコンで見られるので簡単です。

シフト作成は、まとめての作業ではなく業務の合間に進めます。今は作っている途中なことも察することができるので、全然手を付けられていない人も見えるようになりました。

金子様以前はエリアマネージャーによって「ここ調整したら？」と声を掛ける人、掛けない人がいたようです。私はあまり言わないほうだったんですが、今は確認しやすくなったのでチェックが行き届くようになりました。このままだと人件費オーバーしちゃうよ。みたいな声をかけやすくなりました。

播磨谷様私はもともと伝える方だったんですが、指摘自体が減ったかもしれません。計算結果が表示されることで、店長も人件費への意識が以前以上に高まったのかなと思います。

スタッフさんからの評判はどうでしょうか？

金子様アナログ管理の時は、スタッフが紙にシフトを書いて提出していたので、時折「シフト提出のため休みにもお店に行く」という方がいたんですよね。今はオンラインでできるので楽になったと言ってくれたスタッフがいました。

シフト提出時にコメントも入れられるので、「この日はできれば休みたいです」とか「人がいなければ出ます」みたいな声がよく集まるようになりました。スタッフさんの働きやすさも向上したと思います。

トライアルでは拒絶反応・先入観の解消が鍵に

トライアルのときに試したことや、出てきた課題があれば教えてもらえますか？

播磨谷様素直に感想を言ってくれるメンバーがいる店舗。機械やITに弱い人と強い人がいる店舗。幅広い世代が働いている店舗。といった視点で3店舗選びました。せっかく導入しても、スタッフさんによっては使えない…では意味がないので、意見をまんべんなく集められるよう偏らないよう選びました。

金子様接客の合間に「いらっしゃいませ、いかがでしょうか」とお客様に声がけをしながら、手元では紙にシフト作成していることもありました。「らくしふ」になるとパソコンで作業する時間を確保する必要がある。トライアル当初は作業時間を確保できず、仕事のペースが狂うこともありました。紙の管理で成立してしまっていただけに、慣れるまでは不安もありましたね。

どのくらいで慣れましたか？

金子様4回分。2ヶ月くらいで慣れたと思います。不安の大きさの割にはすぐでした。

播磨谷様PCが苦手という人もいます。二次元コードというだけで拒絶反応を起こしてしまうとか。私自身も金子のいう通り「慣れるまで大変だな」という感覚はありましたし、店長はじめスタッフさんたちも「わからないんじゃないか…？」と不安を抱える方がほとんどの中でのスタートでした。拒絶反応を乗り越えるのはハードルだったと思います。

でもそれも先入観。やってみてしまえば簡単で、2ヶ月もすれば当たり前にできるようになりました。導入から3年たった今、「紙じゃないとシフト確認できません」「画像を送信してシフトを伝えています」みたいな店舗がないことは、すごいことだよね。って話していました。

金子様新任の店長さんには「どうやって登録するんですか？」って聞かれることはありますね。そういう方も、登録して少しでも操作してしまえば慣れてしまいますね。研修中に「らくしふ」を触る機会はありますが、機能について詳しいレクチャーとかはしていない。それでも大丈夫です。

播磨谷様LINEを活用したシステムだと説明すると「会社とはLINEで繋がりたくない。プライベートと分けたい」と拒否感を示すスタッフさんもいました。システムのアカウントと友だちになるだけで、同僚や店長からプライベートが見えるわけじゃないよ。というのを説明すれば納得してもらえました。

店舗によってグループLINEで業務連絡をすることもありましたが、つながること自体を嫌がる方もいるし、スタッフ同士のトラブルもありえます。「らくしふ」のメッセージ機能は、直接つながらなくても送れるので本当に便利で、私はめちゃくちゃ活用しています。

店長会議で説明会を実施。触り始めた段階で、疑問質問を解消

導入決定後も、部門によって足並みが揃わないケースもあります。
くりこさんは、全店導入と決めてオペレーション統一されるまでが非常に早かったんですが、何か秘訣はありますか？

播磨谷様たしかにうちも導入から半年くらいは、紙も併用したいという店舗もありましたけど。

金子様切り替えは早かったですね。やっぱり長い目でみた時に便利だからじゃないでしょうか。根回しじゃないですけど、使い始める前に「すごく便利だよ」という話もよく耳にしていて。だからポジティブなところから入れましたね。

店長会議で、店長全員に「らくしふ」っていうシフト管理のサービスがあります。こういう機能があります。という説明会を実施したりもしていました。

播磨谷様クロスビットの方にもお越しいただきましたね。みんなが「らくしふ」を触り始めた段階というタイミングも良かったです。具体的な質問をしたりしながら、ツールへの不安を解消して、安心してもらえたかなと。切り替わりやすかった要因のひとつかなと思います。

今後【らくしふ】に期待する機能はありますか？

播磨谷様”店長”以上”マネージャー”未満位のスキル感のかたに、まずは2〜3店舗任せてみようかな。と考えた時に、今より細かい権限設定があるとさらに助かるなと思います。マネージャーに変更してしまうと、すべての見えるようになってしまうので。中間の細かい権限設定をつくるとか、柔軟にできると嬉しいです。

金子様スタッフさんの年間労働時間が、一覧で見られると嬉しいですね。扶養枠内に収める必要のある方とか、あと何時間残っているのか、個別ページでは確認できるんですが。シフト表にても表示がされているとさらに調整がしやすくなるなと思います。

播磨谷様アップデートマークがあると管理画面にお知らせが出ますよね。頻繁に進化しているなと思っているんですが、日々の業務に追われて詳細を確認できていないのが現状です。マネージャーの立場になってみると、新しい知識はどんどん知りたいなと思うので、定期開催されている説明会にも行ってみたいなと思っています。

お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！