社員・スタッフ双方のシフト関連業務の負荷を軽減。お客さま満足度向上、キャリアアップに取り組む時間の捻出が可能に

常にお客さまに驚きと感動をお届けする劇場であり続けるために

株式会社ティ・ジョイ様は「すべてのお客さまへ驚きと感動を」お届けすることをミッションに、国内映画館22劇場218スクリーン（共同経営・共同運営を含む）を運営しています。 また劇場の可能性の幅を無限に広げていくことを使命として、多くのお客様に求められる高品質のコンテンツを積極的に発信するエンタテインメント・コンプレックスを目指しています。

使い勝手とコストメリットが導入の決め手

「らくしふ」を知った経緯を教えてください

田中様以前からいくつかの劇場で別のシフト管理ツールを導入していたのですが、利便性が悪いと声があがっていました。改善に取り組もうとしたところ、同業他社さんが「らくしふ」を導入したと知ったんです。 その後、すでに当社のT・ジョイ博多で「らくしふ」を導入していることがわかりました。当社ではこういったツール導入の裁量が現場にあり、T・ジョイ博多ではExcelや紙で行っていたシフト作成から「らくしふ」に移行して一年ほど経過していたタイミングでした。それから問い合わせをさせていただいたという経緯です。

導入の決め手を教えてください

田中様T・ジョイ博多で使い勝手がいいと評判だったのは大きいですね。もちろん、比較検討もしました。各社サービスでは管理側とスタッフ側で使える機能や使い勝手に差があり、現場の声も聞きながら判断しました。 また、全従業員に導入しようとするとかなりのアカウント数になるので、費用対効果も決め手になりました。

紙×エクセルから「らくしふ」に移行し、コミュニケーションが円滑に

導入後の変化について具体的にお伺いします。まずはシフトの回収について、どのような変化がありましたか？

田中様これまではスタッフの出勤希望日を紙に書いてもらい、それを社員がエクセルに打ち込んでシフトを調整するのが一般的な流れでした。 紙の提出の場合、出勤日が少ないスタッフはわざわざシフト提出のために劇場に足を運ぶ必要がありました。「らくしふ」の場合はLINEを使うので、その必要がなくなりました。LINEは多くの人が使い慣れていることから操作性もよいです。 シフトが提出されていないスタッフへのリマインドは主に電話をしていたのですが、これも双方にとってかなり負担で、シフト回収遅延の要因になります。リマインドをする社員が遅番勤務の時は、夜遅くに電話ができないので翌営業日の対応になってしまったり、スタッフ側も学生や主婦の方、兼業の方など生活スタイルが様々なので電話に出れなかったりすることも多々あります。 「らくしふ」導入後はLINEで締切のリマインド通知を送ることができ、誰が未提出なのかもパッと確認することができるようになったおかげで、シフト提出を自動で促すことができるようになりました。劇場の規模にもよりますが、一人の社員がシフト調整を担当するのは最大50名分にも及びますから、回収にかかる手間、回収したシフトを紙からエクセルに転記する手間が劇的に削減されたことで、かなり楽になりましたね。

扶養範囲を考慮したシフト作成も、アラート機能で簡単に

シフト作成の業務についてはいかがでしょうか。

田中様当社では一週間ごとにシフトを組んでいるので、シフト作成業務は毎週発生します。その中でも、雇用保険や社会保険、扶養範囲の管理はかなり煩雑でした。一週間・一ヶ月に勤務できる時間数を管理する必要があり、それぞれの時給によっても時間数が変わってくるため、かなり気を使う作業です。

田中様また、例年10月頃になると「扶養範囲を超えてしまうので年末までシフトに入れない」というスタッフが出てきてしまうことも多々ありました。当社の業態は12月が繁忙期のため、人手不足になってしまいます。 労働時間の管理が自動化されることに加えて、アラート機能もあるため、人員の均一化もできますし、労務違反防止に対する精神的な負担が減りました。

田畑様そういった各スタッフの都合だけではなく、上映スケジュールや動員予測も加味してシフトを作成する必要があるので、人員状況が一覧化された状態でシフト調整に着手できるようになり、かなり効率が上がっています。結果的に、スタッフへ確定シフトを速やかに渡せるようになりました。 「らくしふ」の導入で、シフトに関する社員とスタッフのコミュニケーションが円滑になったのは本当によいことだと感じています。 「○日のシフトが足りない」「今日急に欠勤が出てしまった」といった不測の事態が起きた時、電話やメールで個別に連絡をするのではなく、LINEで一斉に募集をかけられるようになりました。出勤可能で提出されていたけれど人数の関係でシフトを入れていなかった方を検索して連絡することもできるので、スタッフにとってもメリットがあるポイントだと感じます。

社員のステップアップとお客さま満足度の向上へ

シフト作成業務の効率化を通じて、今後どのような効果を期待されていますか

田畑様おおよその計算で、これまでのシフト管理にかかっていた作業が週35分程度削減され、一ヶ月に換算すると2.5〜3時間の余剰時間を作ることができます。社員が日々シフト作成作業に追われたり、欠員の際は現場に入って穴埋めしなければならない場面が多々あったと思います。これからは本来やるべき業務に時間を使えるようになると期待しています。 例えば、予実管理はこれまで以上にしやすくなると思います。これまではとにかくシフトを完成させることが最優先にならざるを得ない状況でしたので、管理が上手くできている劇場とできていない劇場に差がありました。 これからは、スタッフの時給もシフトと一緒に一覧化して管理できるので、動員の見込める作品の上映の際は人を多めに配置したり、逆に無駄になってしまっている部分は削減したり、適正化を進めることができるのではないかと考えています。

田中様ルーティン業務が圧縮されていくことで、新しいフード商品の開発をするなど、お客様満足度の向上に時間を割くこともできるようになります。 育成の観点でも、「まだこのスタッフさんはこの業務が苦手だから、忙しくなる前の時間帯から入って備えられるようにしよう」など、ただ人員のパズルを埋める以上のマネジメントに取り組めるのではないでしょうか。 そうすることで、いろいろな仕事を覚え、挑戦することもでき社員自身のステップアップも早期に実現され、離職率の低下も期待できるのではないかと考えています。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。