千疋屋総本店のデジタル化を推進。LINEで簡単にシフト回収が可能に

LINEベースで簡単にシフトを集計・作成できることが導入の決め手に

初めに、『らくしふ』を知ったきっかけを教えてください。

吉田様会社全体でアナログからデジタル化へシフトしていこうという取り組みがあり、最初は費用が安くて使い勝手が良さそうな別のシフト管理ツールを導入していました。 使用する中で、より効率よく使える管理ツールがあるのではないかと思うようになり、ネットで「シフト管理アプリ」や「シフト管理ツール」といったキーワードで探していたところ、『らくしふ』にたどり着きました。 導入の決め手は、『らくしふ』がLINEをベースにしたサービスだったことです。 アプリベースのサービスだと、従業員によっては、スマートフォンにアプリを入れることができない人や、ダウンロードが面倒に感じる人がいるなどのハードルがありました。 その点『らくしふ』は、ほとんどの従業員がすでに使用しているLINEで、友達追加をすればすぐに導入することができます。 そのため、導入後もスムーズにデジタル化を進めていけると思ったのが、『らくしふ』を選んだ理由です。

LINE経由のシフト提出で「利便性の向上」と「効率的なシフト共有」につながった

『らくしふ』導入前に抱えていた課題は何ですか。

吉田様これまでは希望休を従業員から個別のLINEかメモ紙で回収し、それをシフト作成者が紙にまとめて書き写していたんです。それだと、どうしても回収に時間がかかったり書き間違いが発生したりして、シフト表を完成させるまでに3〜4時間程かかってしまうことに課題感を持っていました。

導入後、それらの課題はどのように解決されましたか。

吉田様『らくしふ』を導入したことで、従業員はLINEで簡単にシフトを提出できるようになりました。回収したシフトは『らくしふ』に自動で転記されるので、シフト作成者は情報を紙にまとめる作業がなくなり、シフト作成にかける業務工数の削減につながりました。 さらに、翌月のシフト希望は20日締めで回収しているのですが、期日までに提出していない従業員に対し、「いつまでに提出してください」というアラートが『らくしふ』から自動で届きます。未提出者へリマインドの声かけをする手間がなくなったのは、大きな成果だと感じています。

現場からの反響があれば教えてください。

吉田様一番は「シフトの共有しやすさ」だと思います。 千疋屋では社員やパート・アルバイトを含め、人数が少ない店舗でも10名くらい、本店に関してはさらに多い40名ほどが働いています。 今までは完成したシフト表を写真に撮って、全体のLINEグループに発信していましたが、その後に変更があった際には、その変更に関わる従業員にしか連絡を取っていなかったんです。 つまり、店舗のバックヤードに掲示しているシフト表を見ないと、最新の情報がわからない状況でした。 『らくしふ』を導入してからは、常に最新のシフトを手元で確認できるようになり、それに一番利便性を感じてくれていると思います。 他にも「LINEでシフト提出が楽になった」、「シフト表が見やすく、分かりやすくなった」という声が上がっています。 また、私自身も紙で運用していた頃は、シフト変更があった場合にそれを紙に反映する作業が煩雑に感じていましたが、現在はボタンひとつでスムーズに対応できるようになったので、だいぶ気持ちが楽になりましたね。

従業員の業務内容もボタン一つで簡単に変更が可能

『らくしふ』を導入する際に、ハードルはありましたか。

吉田様アナログからデジタルへと移行していく上で、ペーパーレス化などを含めて各店舗でできる様々な施策を検討していましたが、「シフト管理をデジタル化する」というのは全然頭にありませんでした。 「手書きで作成していたシフトをデジタル化してみたらどうか」という話が出た当初は、どのくらい楽になるかがわからず、「手書きの方が早いのでは」という気持ちもあって。自分自身で成果をイメージしきれなかったことがハードルだったと思います。そこから、「一度試してみて、成果を感じられたら継続すれば良い」という上司の後押しもあり、導入に進みました。

『らくしふ』のタスク機能を活用して人員配置も管理されているかと思いますが、使い心地はいかがですか。

吉田様開店前と開店後の業務分担を事前に決めているのですが、以前はシフト表の隅に手書きでメモをしていました。担当によっては開店前に複数の業務を行うこともあるので、紙に全て書き切ろうとするのは一苦労。 それが『らくしふ』のタスク機能を使えば、ボタンひとつで入力可能で、複数の業務を登録することができます。管理コストが大幅に削減されました。 従業員もシフト表を受け取ったときに出勤時の業務内容を把握できるため、「今日は何から始めるの？」といった確認作業がなくなり、スムーズに業務に取り掛かれるようになりました。 加えて、業務内容に変更が発生した場合でも、管理画面上のボタン操作で変更を行えば従業員に通知を飛ばせるので、「レジ締めから店内の片付けに変わりました」といった個別アナウンスも不要になりました。

本店から運用し始めた『らくしふ』を各支店に展開

ヘルプ要請に関して、『らくしふ』の導入で変わった点はありますか

吉田様今までは主に電話でヘルプ調整をしていましたが、今はLINE WORKSで店舗同士が繋がっているため、「らくしふにヘルプ出勤する人を登録したので確認してください」とチャットで伝えるだけで済んでいます。

労務管理に関してはいかがでしょうか。

吉田様シフトを作っていると、気がつかない間に連勤になっていることがありますが、『らくしふ』は「6日間勤務になっています」というアラートが表示されるので、従業員に無理をさせないシフト作りができるようになったと感じています。 あとは従業員ごとに勤務時間の合計が可視化されるので、それを見ながらシフトインする時間の調整ができるようになったのも助かっています。

『らくしふ』を活用して、今後取り組んでいきたいことはありますか。

吉田様まずは本店から先に導入しましたが、現在は全店舗で導入しています。導入によって手軽さ、見やすさだけでなく効率化に繋げられるよう、機能を上手く使いこなしていきたいです。

最後に『らくしふ』の導入を検討している企業様に向けてメッセージをお願いします。

吉田様手書きのアナログ管理だと、どうしても書き写しの間違いが発生してしまい、その修正に時間がかかってしまいます。 業務効率化や人的ミスをなくすためにも、『らくしふ』を導入した方がスムーズなシフト管理が実現できるので、社員はもとよりパート・アルバイトの人数が多い企業様は、ぜひ検討してみて欲しいです。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。