300名以上が在籍する、複合温浴施設のシフト作成時間が半分に！ヘルプ募集機能の活用で、シフトの穴も埋まりやすく

「接客・清掃レベルを一定の品質に保つ」ことが顧客満足度につながる

まずは小野田さんの店長業務の内容やミッションについて教えてください。

小野田様主な業務は、施設の不備・不具合を確認する店舗巡回や売上の予実管理などです。 また、店長のミッションである売上管理の一環として、イベントを実施して施設を盛り上げることもあります。特に意識しているのは「いつ来ても同じように満足できるサービスレベルを維持する」ことです。 お客様がいつ来ても喜んでいただけるサービスを提供し続けるため、接客や清掃レベルを一定の品質に保つことが、なによりも重要だと考えています。 サービスレベルを維持するために、弊社ではリーダー制を導入しています。時間帯ごとにリーダーがスタッフ教育に専念できるよう、人員配置を工夫しています。

『らくしふ』を導入した背景を教えてください。

小野田様『らくしふ』導入前は、スタッフは店舗に設置された紙に記入して希望シフトを提出しており、そのためだけに店舗に足を運ぶこともありました。また、提出されたシフトをエクセルに手入力する作業が非常に手間でした。 これらの課題を解決するため、3種類のシフト作成システムを試しました。そのなかで、『らくしふ』は費用感も適切で投資対効果が高かったため、導入を決定しました。

従業員数が多いからこそシフト回収や共有の負荷が大きかった

数百名を超える従業員が働く職場と伺っていますが、アナログでのシフト回収にはどのような課題がありましたか。

小野田様シフト提出は月に2回、紙で回収していました。数百名のシフト希望を全て確認し、作成するのに相当の時間がかかっていました。これだけの人数がいると、規定の日数内でシフトを作成するのが非常に厳しい状態でした。 また、シフト完成後は紙のシフト表を職場に掲示し、スタッフそれぞれに確認してもらう形式だったため、確認漏れによる遅刻・欠勤が発生することも度々ありました。

『らくしふ』の導⼊後、どんな変化がありましたか？

小野田様ツールに慣れるまでには時間がかかりましたが、慣れてしまえば継続作業になり、シフト作成にかかる工数が大幅に減少しました。 また、以前はシフト開示日になると、スタッフが自分のシフトを写真に収めるために集まり事務所が混雑していましたが、『らくしふ』導入後はスタッフのスマホでシフトを見ることができるようになったので、非常に便利です。 さらに、最近の若い世代は「電話に出たくない」という傾向があるため、シフト提出の呼びかけやリマインドは『らくしふ』のメッセージで送るようにしています。連絡する側もされる側も負担なくコミュニケーションを取れるようになりました。

『らくしふ』導入で、シフト作成時間の半減に成功

エクセルと『らくしふ』ではシフト作成のコストがどのくらい削減されましたか？

小野田様私は『らくしふ』を導入している店舗とそうでない店舗の両方で働いた経験があります。エクセルでシフトを管理していたときは、1日分のシフト入力に15分〜20分程かかり、月のシフト作成に8〜10時間はかかっていました。 シフト作成のための時間を確保しようと思っても、現場に呼ばれることが多く、まとまった時間を取るのが難しかったです。これが残業の原因にもなっていました。 『らくしふ』を導入してからは、まずシフトの回収が格段に容易になりました。回収したシフトが自動でデータとして反映されていることが非常に助かっています。シフト作成時間が約5時間削減され、勤務時間内にシフト作成を終わらせることができるようになりました。 また、手書きでシフトを提出していたために発生していた文字の読み間違いや書き間違いも解消され、ストレスが軽減されました。 さらに、店長が作成したシフトをチェックする際に、以前は修正が必要な場合はシフト作成者に伝え、データを直して再アップし、再度確認するという手間がかかっていました。『らくしふ』導入後はリアルタイムで確認と修正が可能になり、大変便利になりました。 シフト管理にかかる工数が削減されたことで、店長はお客様の満足度に関わる業務など、本来の業務に集中できるようになりました。

『らくしふ』のどんな機能を活用していますか？

小野田様時間帯別の必要人数はエクセルでも明記していましたが、曜日別まではしっかりと管理できていませんでした。 しかし『らくしふ』導入後は、「時間別理想人数機能」を使って平日と休日で細かく時間帯ごとの必要人数を設定できるようになりました。 また、お風呂のセクションでは、業務の分担時に「男湯には男性を」「女湯には女性を」と性別を考慮した配置をする必要があるため、その抜け漏れが出ないように『らくしふ』の色分け機能を活用しています。 これにより、視覚的に一目で状況を把握できるようになり、配置の重複や漏れを防げるようになりました。

追加募集機能を活用することでシフトが埋まりやすくなった

異なるセクション同士でヘルプ勤務はどのように出しあっていますか？

小野田様温浴施設内では見回りや洗濯物を畳むリネン、ホール、キッチン、フロントなど、業務内容が多岐にわたるため、それぞれのセクションごとに人を充足させる必要があります。 業務をきちんと回すために、セクションによっては兼任で入ってもらったり、「このセクションなら空いてますよ、入れますよ」という募集をかけ、多く働きたいスタッフがシフトに入れるように調整するなど、工夫しています。 これまでは、セクションごとにエクセルを作ってシフトを入力していたため、兼任で入ってもらう場合などは、複数のセクションのエクセルを同時に開いて確認しながらヘルプ調整をする必要があり、手間がかかっていました。 その点、『らくしふ』は一画面で全部のセクションが確認できるので、とても見やすくなりました。

『らくしふ』導入前後で、シフトの埋まりやすさは変わりましたか？

小野田様『らくしふ』のヘルプ募集機能(※)を活用することで、人が足りない部分に対しての人員が以前よりも埋まりやすくなりました。 エクセルでシフト管理していた頃は、スタッフへ直接声をかけなければ追加のシフト交渉ができず、シフト作成担当者とスタッフの人間関係や交渉スキルが大きく影響していました。担当者の交渉がうまいとシフトが埋まっていくし、交渉があまり得意でない場合はシフトがなかなか埋まらない、という状態になりやすかったです。 『らくしふ』では、スタッフの出勤時間を確認しながらチャット機能でシフトの交渉ができるため、コミュニケーションがだいぶ楽になったなと感じています。 ※ヘルプ募集機能: 不足シフトを公開して条件を満たす人で不足を埋められる機能

シフト作成の工数削減にはツール導入の「投資」が不可欠

最後に、シフト管理に困っている⽅々に向けてメッセージをお願いします！

小野田様『らくしふ』は、社員やシフト作成者、現場で働くスタッフなどのシフト管理に関わる部分の工数削減にかなり有用だと感じており、この部分への投資は大いに価値があると実感しています。まだ導入していない方は、ぜひ検討してみてください。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。