エクセルでは難しかった「人件費の可視化」を実現。新任のシフト担当者でも、人件費が適正化されたシフト作成が可能に。

店長の負担を軽減するべく「らくしふ」の導入を決意

まずは、お二人が普段されている業務内容やミッションについて教えてください。

松本様私は経営計画に基づいて会社を運営しています。普段は現場に出ることは少ないですが、環境整備や店舗の仕組み作りのために全店舗を定期的に回ったり、お客様の視点でサービスを体感するために店舗を巡回したりしています。

畠山様私は統括店長として、店舗に立ち現場の管理や数字管理を主に行っています。現在、新宿エリアの3店舗を担当し、そのうち2店舗のシフト作成も行っています。

「らくしふ」を導入した背景を教えてください。

松本様以前は他のシステムを使用していたこともありましたが、私たちの求めるシフト作成が実現できませんでした。その後、できるだけシフト作成者である店長の負担を削減できるような、最新のテクノロジーを活用した新たなシステムを模索し、「らくしふ」の導入を決めました。

エクセルでのシフト管理やヘルプ調整に、多くの手間と工数がかかっていた

「らくしふ」導入前はどのような課題がありましたか？

畠山様導入前はエクセルを使ってシフト管理を行っており、アルバイト全員からLINEで希望シフトを回収し、それを手入力していました。特に複数店舗を担当していると、希望シフトの回収だけでも多大な工数がかかり、月2回のシフト作成は非常に負担でした。 また、現在私が担当している新宿エリアでは、日々の人員バランスに応じてスタッフをヘルプとして各店舗に行き来させることが頻繁にあります。特に、夏休みや繁忙期など、通常より多くのスタッフが必要な時期には調整が増えるので負担が大きくなっていました。

シフト作成時間が約2時間から30分に短縮し、店舗業務に時間を割けるように

「らくしふ」の導⼊後、どのような変化がありましたか？

松本様「らくしふ」を導入してから、店長たちの業務が非常に楽になったようです。店長会議で利用を継続するかどうかを決める際にも、ほとんどの店長が賛成しました。ある店舗では、約2時間かかっていたシフト作成が、30分に短縮したと聞いています。シフトを作成している間も人件費は発生しますから、それであれば「らくしふ」の利用にコストがかかったとしても、店長の時間は店舗やお客様と向き合うことに使えた方が有意義だと考えています。

畠山様「らくしふ」を導入したことで、シフト回収から作成までの流れが効率化されました。LINEで回収した希望シフトが自動的に「らくしふ」に反映されるため、作業の手間が大幅に削減されました。 また、営業時間外に清掃や環境改善なども行っているのですが、エクセルでシフトを作成していた時は、営業時間外の多くの時間をシフト作成に割いていました。しかし「らくしふ」導入後はその時間が大幅に減少し、店舗業務により多くの時間を割けるようになりました。

人員調整の際に特に気をつけていることや、そこに対しての効果についても教えてください。

畠山様ホール、キッチン、ドリンク担当など、様々なポジションがあるため、誰がどの業務を担当できるのかを正確に把握することが必要です。シフトを組む際には、各スタッフの特性を理解して配置しないと、営業がうまく回らないことがあります。人員配置によって売上は大きく変わるため、この点には特に注意しています。 エクセルで管理していた時はこれらの調整に時間がかかっていました。「らくしふ」では事前に各スタッフの対応可能な業務を設定することで、適切なポジションに自動で配置できるようになり、人員配置にかける時間が大幅に削減できました。

人件費を確認しながらのシフト作成が可能となり、作成者のコスト意識も向上

その他に導入してよかったと感じる点はありますか？

畠山様1日あたりの人件費が可視化できるようになったことが大きなメリットだと感じています。エクセルでシフトを作成していた際には、シフト作成時点で人件費を確認することができず、後から計算していました。しかし、「らくしふ」では、一人当たりの時給を入力するだけで、1日あたりの人件費が自動で算出されるため、作成時点で売上予想と比較しながら人員配置を調整し、人件費の適正化が図れるようになりました。 例えば、土曜日の売上予想が20万円で、シフト作成時点の人件費が13万円と算出された場合、「人件費がやや高いので調整しよう」という判断がエクセルでは難しかったのですが、「らくしふ」では容易に行うことができ、経費の削減にも繋がります。

シフト作成者のコスト意識も上がりましたか？

畠山様以前より、人件費に対する意識が大きく向上しました。シフト作成に慣れている担当者は、人件費を考慮してシフトを組めていましたが、新任の担当者には難しい面がありました。しかし、「らくしふ」を使えば、シフトを組むだけで人件費が把握できるため、新任の担当者でも自然と意識できます。月の予算に対して適切な人件費がかかっているかを一目で確認できることは、導入して非常に良かった点です。

店舗間でのヘルプ調整がスムーズになり、調整時間の削減に

導入前の課題としてヘルプ調整についてもお話がありましたが、その点にも効果を感じていますか？

畠山様はい、エクセル管理と比べて格段にやりやすくなりました。以前は店舗間でのシフト、ヘルプ調整が難しく、それぞれの担当者に電話で依頼する必要がありました。 「らくしふ」を導入してからは、異なる店舗のシフトも簡単に確認でき、自店舗からヘルプに出せるスタッフがいる場合は、数クリックの操作で他店舗にヘルプを出すことができるため、調整時間が大幅に短縮されました。

労務管理機能については、どのように活用されていますか？

畠山様アルバイトは、日によって勤務時間が数時間だったり、長時間だったりします。そのため、月間労働時間が超過しないよう、アラート機能を活用しています。勤務時間が同じくらいのスタッフを比較し、どちらをシフトに入れるか調整できるので、非常に便利です。

現場の方々からはどのような反応がありますか？

畠山様多くのスタッフが普段から利用しているLINEでシフトを提出できることが非常に好評です。また、以前は確定したシフトをPDFで共有していましたが、全体のスケジュールしか確認できず、特に人数が多い店舗では見間違いが発生しやすいという問題がありました。今では、全体のシフトに加え自分のシフトだけを確認することもできるため、見間違いがなくなり、とても助かっています。

人にしかできない仕事に注力することで、生産性を向上させる

最後に、「らくしふ」を検討する企業の⽅々に向けてメッセージをお願いします！

松本様各企業の考え方はそれぞれですが、日本では人件費が上がり、労働力が減少しているなかで、人件費の削減が求められています。どこに人的リソースを投下するかが重要な時代です。 私は、人間は飲食店の営業に集中し、シフト作成のようなバックヤード業務はできる限り属人化しないようにしたいと考えています。人が行うべき業務に集中し、生産性を向上させることが重要です。

畠山様今は人手不足や人件費の高騰などが、飲食店経営において共通の課題となっています。私たちも同様の課題を抱えていましたが、「らくしふ」を導入することで、シフト作成の工数削減や人件費の可視化など、多くのメリットを実感しています。シフト作成の工数が減ることで、現場により注力でき、お客様への対応時間も増やすことができました。 現場が楽になり、より効率的に回るため、まだ導入されていない飲食店も導入する価値のあるツールだと感じています。

松本様、畠山様、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました！