ポジションが多く複雑なベーカリー業態でのシフト作成負担が大幅軽減！ シフトの見える化により人件費の課題も明確に

飲食FC店舗とオリジナルブランドのベーカリー店を展開

ささや株式会社様の事業内容をご紹介ください。

新村様長野・石川・富山県にて、「赤から」「リンガーハット」「とり鉄」のFC店舗運営と、オリジナルブランドのベーカリー店「パンビ」の運営を手掛けています。 パンビでは、毎日店舗で小麦粉を捏ね、生地からパンを作っています。使用する小麦粉は、製粉会社に依頼したパンビ専用のオリジナルブレンドです。生地の種類に合わせて小麦粉を使い分け、小麦の香りと風味豊かな、しっとりもっちりの美味しいパンを提供することにこだわっています。おかげさまで、連日多くのお客様にご来店いただいています。

特に複雑なシフト体制のベーカリー店では、シフト作成業務の負担が大きかった

「らくしふ」導入前、シフト作成業務について、どのような課題を抱えていましたか。

新村様最も大きな課題は、各店長のシフト作成業務の負担が大きかったことです。「らくしふ」導入前は、別のシフト自動作成ツールを使用していましたが、当社のシフト体制やポジションの複雑さなどに対応しきれず、ツール内でシフト作成を完結させることができませんでした。そのため、エクセルやスプレッドシートでの再調整や出力が必要となり、二度手間が生じていました。 特にベーカリー店では、仕込み・成型・調理などのポジションごとに複雑なシフトを組む必要があり、加えて、子育て中の従業員も多く、お子さんの休病による休みなども少なくないため1週間単位でのシフト調整が必要でした。このような状況下で、各店長はパソコンの前で長時間シフト表と対峙する状況が発生し、本来注力すべき業務に時間を割くことができず、店舗運営の面でも人手不足が深刻化していました。

シフト作成以外の業務についても課題はありましたか。

新村様シフト作成業務に時間がかかっていたため、シフト確定のタイミングが遅れ、現場の従業員に迷惑をかけてしまうこともありました。また、店長は確定シフトをLINEやメールで従業員に個別連絡していたため、連絡業務の負担も大きかったです。 さらに、シフト自動作成ツールで作成したシフトをエクセルやスプレッドシートに転記する際に入力ミスが発生し、シフト漏れにつながる可能性もありました。

選定ポイントは業務効率化と勤怠管理システムとの連携。サポートも充実し、導入後も特別な研修は不要

数あるシフト管理システムの中から、「らくしふ」を選定したポイントは何でしょうか。

新村様何よりもシフト作成業務の迅速化が見込めたことです。「らくしふ」では、従業員がLINEで希望シフトを送信した時点でシフト表に自動で反映されます。店長はそれを微調整するだけで、簡単にシフトを完成させることができます。店内で動き回っている忙しい店長でも、営業中の手の空いたタイミングでスピーディにシフト作成ができると判断しました。 加えて、当社が導入している勤怠管理システムと連携が可能な点もポイントでした。「らくしふ」で作成・確定したシフトが勤怠管理システムに反映されるため、予実管理において、転記ミスや手間がなくなる点が大きなメリットだと感じました。

「らくしふ」のトライアル導入から本格導入までの流れを教えてください。

新村様まずは私から会社に対して、“シフト作成業務が店長の他業務を圧迫している現状”および“シフト作成業務の時間を削減する必要性”を訴え、1店舗にトライアルで「らくしふ」を導入してみました。最初は設定に少し手間取りましたが、サポートに問い合わせたところ、すぐに解決しました。こうした「らくしふ」のサポート体制にも好感し、2024年9月に本格導入を決定。現在はベーカリー店「パンビ」の2店舗および飲食店4店舗にて「らくしふ」を展開しています。 本格導入においては、新しいITツールへの抵抗感が少ない若年層の従業員が多かったこともあり、現場の混乱もなくスムーズに展開することができました。シニア層の従業員でも、使っているうちに自然と「らくしふ」の操作をマスターしていました。

「らくしふ」の導入・展開にあたって、従業員に向けた研修等を実施しましたか。

新村様特別な研修は実施していません。各店長へは「らくしふ」側からいただいた簡単なマニュアルを活用しつつ、私が店舗へ訪問した際に、10～20分程度口頭で説明しました。10代・20代の若手従業員には研修を行わず、シフト提出・確認用の「らくしふ」のLINE公式アカウントの二次元コードを共有するだけです。あとは実際に操作しながら、使い方を覚えてもらっていました。 非常に簡潔な対応でしたが、問題なく「らくしふ」を使いこなしています。これは「らくしふ」の直感的な操作性と分かりやすい画面のおかげだと思います。

シフトの見える化によって人件費に関する課題が見つかり、対策を検討できるように

「らくしふ」の導入効果を教えてください。

新村様かねてより課題だったシフト作成業務負担は、大きく削減されました。実際、店長がバックヤードでパソコンとにらめっこしてシフトを作成する姿は、ほとんど見かけなくなりました。そのため、店長が店頭に出る時間を確保できるようになり、人手不足が続く当社店舗において、マンパワーの確保という点でも「らくしふ」が貢献しています。加えて、シフト確定のタイミングも早くなったため、従業員へ以前よりも早くシフトを共有できています。 また経営面では、「らくしふ」によってシフトが見える化されたことで、人件費に関する課題解決の糸口が見つかりました。具体的には、“各店舗に配置している従業員数が最適化されていない”という課題です。この課題については「らくしふ」の機能やデータを用いながら、今後対策を検討していきたいと考えています。

店舗で働く現場視点での「らくしふ」導入効果は何でしょうか。

新村様各店長からは、これまで利用していたシフト自動作成ツールと比べて「シフト作成業務が楽になった」という声が多々寄せられています。ドラック&ドロップでシフトを簡単に調整することができたり、「仕込み」「調理」「成形」などのポジションごとに色を分けて表示することができたりするので、シフトが複雑になりがちなベーカリー業態でも、調整と確認が効率化されています。 また、これまでLINEで店舗とやり取りしていた10代・20代の従業員からは「プライベートのLINEで職場の人と繋がるのは抵抗がある」という声が一定数あり、離職のリスクまでありましたが、「らくしふ」ではプライベートのLINEアカウントを共有する必要がありません。「らくしふ」の公式アカウントを介してシフトの提出・共有を行うことができるため「らくしふ」を導入してからは、そのような不満の声は上がらなくなりました。「プライベートのLINE同士でやり取りするなら、お店を辞めたい」とまで言う従業員もいましたが、その従業員も辞めずに仕事を続けてくれています。

『らくしふ』を導入したら...

「らくしふ」の活用で人員配置の最適化と働きやすい環境づくりを目指す

「らくしふ」を今後どのように活用していきたいですか。

新村様ベーカリー店の従業員数の課題については、「らくしふ」の「時間別理想人数」機能を活用し、時間帯ごとに必要な人数とシフトの過不足を把握することで、従業員数と人件費の最適化を目指します。また、急な欠員や人員不足の際に人員を募集できる「追加募集」機能も、積極的に活用していく予定です。この機能は、普段従業員が使用しているLINEに通知が届くため、反応率も高まると期待しています。このように、「らくしふ」をより一層活用して、現場に適切な人員を配置し、働きやすい環境を作っていきたいと考えています。

新村様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！