LINE連携と自動作成で調布市「みまモーニング」のシフト管理を効率化。導入1.5ヶ月で18歳から82歳まで幅広く定着！

パソコンのない教室でのシフト作成は難しい

「らくしふ」を導入した背景を聞かせてください。

鎌田様当公社が管理する駐輪場や体育施設といった公共施設では、これまで管理員が現場の事務室でシフトの作成や調整を行っており、アプリなどのシステムは特に使用していませんでした。しかし、早朝見守り事業「みまモーニング」の現場は小学校の教室や体育館です。パソコンは置けず、事務用品も最小限しかありません。加えて、他の施設は通常3〜5人程度の人員で担当しているのですが、本事業においては1拠点あたりの人員が10人〜15人と多いため、現場でシフトを調整する負荷が非常に高いと判断しました。

これらの要因から、事務局側でシフト管理が必要となり、場所を問わずスムーズにシフト作成ができる「らくしふ」の導入を決定しました。当初の課題は、希望シフトの集約、学校間のヘルプ対応、欠勤連絡のやり取りの手間でした。

導入の決め手は、早朝シフト管理に心強い「レスポンスの早さ」

「らくしふ」を選定した理由を教えてください。

小野様「らくしふ」を選定した最大の理由は、充実したサポート体制とレスポンスの早さです。「みまモーニング」は早朝の業務であるため、前日の夕方など、ときに急な欠勤連絡が入ることがあり、その際は迅速なヘルプ手配が求められます。操作に慣れないなか、このような瞬発力が不可欠なシフト管理において、「らくしふ」のサポートの迅速な返答は、事業の安定運営に大きく貢献すると判断しました。

▲「らくしふ」のサポート体制は365日対応で相談できるので初めての導入でも安心。（「らくしふ」サービスサイトより）

見守り員は18歳から上は82歳までという幅広い年齢層で構成されているため、ツール導入の必須要件として、年齢を問わず誰でも簡単に使える必要がありました。その点、「らくしふ」は多くの人が日常的に利用しているLINEを通じて、シフト希望の提出や確定シフトの確認ができるため、導入ハードルが低いと判断しました。他社のツールも検討しましたが、使い勝手に納得がいかず、サポート体制とLINE連携の手軽さが決め手となりました。

82歳の見守り員もシフト提出に「らくしふ」を利用中

「らくしふ」の導入はスムーズでしたか。

小野様はい、非常にスムーズでした。「見守り員は、シフト提出・確認用の「らくしふ」のLINE公式アカウントのQRコード*を読み取って、友だち追加するだけ」という導入ハードルの低さと、LINEで簡単に希望シフトを提出できる運用の手軽さが大きな要因です。

80代の方を含む一部の見守り員の方には、導入当初に初期設定と使い方について個別にサポートを行いましたが、導入から1ヶ月半後には、操作方法に関する質問がほぼなくなり、見守り員全員が「らくしふ」を使いこなせています。

4校分のシフトが1週間程度で完成。ヘルプや事務連絡にチャット機能も積極的に活用

「らくしふ」をどのように活用されていますか。

鎌田様「らくしふ」は4つの小学校に配置されている全45名の見守り員のシフト作成・管理に活用しています。シフト作成は、数秒でシフト候補を生成する「自動作成機能」で全体のバランスを見て、希望を出している人から優先的にシフトに入れるように微調整を行いつつ、最適なシフトを組むことを目指しています。現在、事務局の担当者が1名でシフト作成を行っておりますが、他の業務と兼務しながらでも、おおよそ1週間程度で4校1ヶ月分のシフトが完成します。

▲多様な背景を持つ多数の見守り員の複雑なシフト管理を、使いやすさと迅速なサポート体制によって効率化

また、見守り員と　の個別や一斉連絡ができる「チャット機能」といったオプション機能も積極的に活用しています。チャット機能は、急な欠勤時のヘルプ募集や、「みまモーニング」を実施しない休業日の全体のお知らせなどに利用しており、事業開始前から積極的に活用していました。

200名超規模のシフト管理にも「らくしふ」を活用する想定

今後の「らくしふ」活用の展望を聞かせてください。

鎌田様現在、学生の見守り員の参加が人集めの大きな助けとなっており、朝1時間程度の業務で小遣いを稼ぎ、そのまま通学できるというメリットが学生にとっても魅力的であると認識されています。「みまモーニング」の実施校数は、現状の4校から2025年度内には10校を目標としており、最終的には市内の全小学校20校での実施の可能性も踏まえると、見守り員の数は現在の45名から200名超に拡大することも想定されます。今後ますますシフト作成・管理の業務量が増加する見通しの中、「らくしふ」は不可欠なツールとして、その活用をさらに推進していきたいです。特に、自治体における「朝の小1の壁」という社会課題への取り組みとして、「らくしふ」の活用事例を広く発信していきたいと考えております。

鎌田様、小野様、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました！

• * 調布市立小学校児童への早朝見守り事業「みまモーニング」の詳細はこちら。
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