全店舗のシフト状況の可視化によって、店舗間でのヘルプ活⽤が効率化

株式会社アヤカンパニー
株式会社アヤカンパニー

業種:外⾷(カフェ)

店舗数:21店舗

株式会社アヤカンパニー

「茶鍋カフェ 渋谷マークシティ店」及び「saryo 丸井 吉祥寺店」統括店長 塩川久美子様

「⼀⼈ひとりの個性を尊重する」経営⽅針

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株式会社アヤカンパニー様は東京都、神楽坂を中⼼に和⾷、フレンチ、イタリアン、和カフェと4つの業態を21店舗(FC含む)展開してらっしゃいます。

「⼀⼈ひとりの個性を尊重する」という考え⽅の元、個々のやり⽅を尊重し会社として最⼤限のパフォーマンスが発揮できることを⽬指している会社です。

シフトが各管理者間で共有されていないことへの危機感

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「らくしふ」を導⼊したきっかけを教えていただいてもよろしいでしょうか?

塩川様各店の店⻑がそれぞれの⽅法でシフトを作って管理している状況だったため、本部の⽅でまとめて確認することが難しい状態でした。

ヘルプのやりとりを店⻑間でLINEを⽤いて⾏なっており、店⻑同⼠のやりとりで終わってしまっていました。他の店⻑がヘルプのやりとりを知らないということが⾮常に多かったので「これはちょっとまずいのではないか」という危機感があり、全員でシフトが⾒える状態のシステムが欲しいという話をしていた時に、ちょうどお話をいただいたのがきっかけです。

「らくしふ」導⼊前のシフト管理はどのように⾏っていましたか?

塩川様紙ベースだったものを、店⻑がエクセルに打ち込んでパソコンで共有するという作業で⾏なっていました。しかし、どうしてもパソコンが苦⼿な店⻑も中にはいるので、⼈によってはアップされないというのが続いていて、紙で最後までやってしまう店⻑も中にはいたので、紙かエクセルのどちらかでしたね。

希望のシフト回収はどのように⾏なっておりましたか?

塩川様基本的にはLINEで送ってもらっていましたが、⾃分のLINEを教えたくなかったり、LINEを使っていない⼈に関しては、紙でもらったものを店⻑が⼿⼊⼒で打ち込むという地道な作業を⾏なっていました。

確定したシフトはどのように共有しておりましたか?

塩川様写真で撮って、LINEで流すというのがずっと続いていましたね。

シフトの作成や転記作業が⼤幅削減

導入前

  • 月末ぎりぎりのシフト作成になっていた
  • 店舗間でのシフト状況把握ができず困っていた
  • 社員しかヘルプへ行けなかった

導入後

  • 1ヶ月のシフトは数時間で完成可能に
  • 店舗間のシフト情報の可視化に成功
  • アルバイトスタッフのヘルプも可能に

「らくしふ」を導⼊したことで改善されましたか?

塩川様シフト作成におけるアナログな作業がなくなりました。特に本店や当店舗(渋⾕店)だとスタッフが約20⼈いるのですけど、全員が提出してきたシフトを転記するだけでも、かなり時間を費やしていました。

「らくしふ」はスタッフがLINEでシフトを送ると⾃動で管理画⾯にリアルタイムで反映されるので、とてもありがたいです。

当時はシフト作成にどれくらい時間がかかっていましたか?

塩川様1ヶ⽉の単位でシフト作成を⾏なっています。シフト回収の締め切りが前⽉の20⽇になっていますが、全員のシフトが出揃うのが25⽇か26⽇になります。そこから転記を始めるという形だったので、⼈によりますが、⽉末の期間は毎⽇⼤体2時間ぐらいはパソコンの前にいたのかなとは思いますね(笑)。シフト作成の時期は各店のシフト作成者はみんな疲れていました(笑)。

実際に導⼊して、シフト管理の時間はどれくらい変わりましたか?

塩川様「らくしふ」導⼊後、シフトの回収は⾃動で⾏なってくれるので、作成者は余計なシフトを削るだけの作業です。シフトが出揃ってしまえば、午後の数時間をその作業に使えればシフトが完成する状況です。

業態の違う店舗でも⼈員のヘルプを活⽤

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導⼊後のスタッフ様側の反応はいかがでしょうか?

塩川様「提出を忘れなくなった」という声は多くもらっていて、ペンギン(らくしふのキャラクター)が期限前になると⾃動で未提出者に対してリマインドを送ってくれるので、忘れなくなったと聞いています。

あと以前は、LINEで〇〇⽇の〇〇時〜〇〇時と⾃分で1ヶ⽉分の希望シフトを打ってもらっていましたが「らくしふ」は簡単に時間⼊⼒ができるのでスタッフも楽になったと⾔ってますね。⾃分で出したシフトもスマホで確認できる機能も助かっているみたいです。

他に「らくしふ」を導⼊して良かったことはございますか?

塩川様他店舗へのヘルプ機能です。社員だけでなく、アルバイトスタッフも気軽にヘルプに出せる機能が良いですね。以前、ヘルプは社員メインでした。私が担当しているのはカフェ業態なのですが、「らくしふ」を導⼊してからは、今⽉は和⾷の業態でアルバイトスタッフをヘルプに出したり、カフェ業態の違う店舗へ簡単にヘルプを出せるのでとても助かっています。

⾃店舗以外の他店舗のシフト状況を把握できる点も、とても魅⼒的だと思います。「この店舗のこの時間帯の⼈数は多すぎるんじゃないか」とか「ここ1⼈しかいないけど⼤丈夫?」など、ヘルプ管理を⾏う際のコミュニケーションを円滑に進めることができるようになりました。

あと良い点としては、サポート体制が充実している点です。私はサポートを頻繁に利⽤させていただいておりますが、レスポンスがとても早いので助かっています。結構遅い時間でも対応してくださっているのでありがたいです。これは「らくしふ」だからできるサービスなのかなと思っています。他の店舗でもとても助かっていると聞いています。

「らくしふ」のサポートを活⽤して、さらに効率化

シフト作成業務工数の大幅削減

シフト作成業務工数の大幅削減

シフト管理で困っている⽅に向けて⼀⾔いただいてもよろしいでしょうか?

塩川様「らくしふ」が単純作業を⾃動的にやってくれるので、圧倒的に他のことに使える時間が増えました。シフト管理に時間を費やして、本来やらなければいけないことが後回しになっているようであれば、早めに「らくしふ」を導⼊して損はないのかなと思います。あと、サポート⾯がとても充実しているので、そちらも上⼿に活⽤できれば、仕事が効率的に進むのではないかと思います。

塩川様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました!