月のシフト作成時間を80時間削減！アナログで調整していたヘルプの効率化にも成功

“夢・感動・安心”をお客様と共に創造するプロフェッショナル宣言!

東急レクリエーション様は、「“夢・感動・安心”をお客様と共に創造するプロフェッショナル宣言!」をスローガンに掲げ、「109シネマズ」で知られる映像事業をはじめ、「エニタイム フィットネス」を展開しているライフ・デザイン事業や不動産事業など幅広い事業を展開していらっしゃいます。

エクセルでのシフト作成に膨大な時間を費やしていた

藤井 亮祐様(左)
近藤 健太様(右)

本部の立場で「らくしふ」をご利用いただいている藤井様と、「109シネマズ湘南」にて支配人を務める近藤様にお伺いします。今回は「109シネマズチェーン」にて導入いただきましたが、1つのシネマにはどのくらいのスタッフがいらっしゃるのでしょうか。

藤井様我々の業態は映画館なので「チケットを売るスタッフ」「ポップコーンを売るスタッフ」「掃除をするスタッフ」などのといったセクションに分かれて勤務スタッフが配置されています。それぞれのセクションには多い所だと50人程のスタッフが在籍しており、多い店舗だと全セクション合わせて200名程が在籍しています。

導入前はどのようにシフトを作成されていましたか？

藤井様セクションごとに担当者がシフトを作成しており、まずスタッフから紙で回収したシフトをエクセルに打ち込んで、そこから曜日や時間に合わせてシフトを調整し、組んでいく...という方法でした。スタッフの多いセクションでは、社員は1日がかりで対応するような状況でした。

近藤様転記だけで2時間以上かかっていたのではないでしょうか。そこからさらにシフトを調整をしていくと、まさに1日がかりでしたね。完成したと思っても転記の際にミスがあったりして、修正にもさらに時間がかかっていました。

「らくしふ」導入後、月80時間以上のリソース創出を実現

「らくしふ」導入後、シフト作成の工数はどのくらい減りましたか？

藤井様セクションごとに週で3-4時間くらい削減できていますね。 スタッフにシフトを共有する際、今までは完成したシフトを店舗に貼ったりメールで一人一人送ったりしていました。ですが「らくしふ」では、スタッフにLINEで簡単にシフトを共有できる。スタッフが「シフトを見るために店舗に来る」というような手間がなくなったので、週単位など、より柔軟にシフトを調整できるようになりました。

「らくしふ」導入後、時間の使い方に変化はありましたか？

近藤様他にもやらなきゃいけないことがたくさんあった中で、シフト管理に割く時間を軽減できたので、社員の残業も少なくなりました。あとはお客様に接する時間も増やせているのかなと思います。「もっとお客様に対してできることがあるのでは？」というようなことを考えたり、それを実行する時間を確保できるようになったのかなと思います。

リマインド機能で、スタッフの提出忘れも減少

現場で働くスタッフの方へのメリットのようなものはありましたか？

藤井様アルバイトスタッフにとっても、「らくしふ」導入によってLINEでやりとりできる事でシフト提出・確認が楽になったと確信しています。

近藤様そうですね。以前は人数が足りない時やシフトの未提出があった際に、電話やメールでやりとりしていましたから。 シフトの提出忘れも極端に減りました。「らくしふ」はスタッフにLINEで「間も無く締切だよ」アラームも出してくれるんですよね。それがリマインダーになって、皆さんしっかり出してくれるようになりました。

本部における人件費・労働時間管理が簡単に

経営的な観点での導入メリットはいかがでしょうか？

藤井様これまでは劇場にあるパソコンでしかシフト表が見られなかったので、本社側で人件費・労働時間を確認したい場合にもすぐには見られませんでした。確認したい場合にはまず劇場の支配人に頼んで、支配人はそこからセクションごとの人件費を計算して共有する...という感じでしたので。「らくしふ」を導入することで、全店舗分を簡単に出力出来るので、これらのストレスも軽減されました。 109シネマズでは、同規模の売上の店舗が複数あるのですが、売上に対する人件費や労働時間も店舗によってバラつきがありました。例えばとある店舗の労働時間が適正値を超えてしまっている場合に、他のコントロール出来ている店舗のシフトを見てもらって、「これを参考にすると同じようにオペレーションできるんじゃない？」というようなコミュニケーションを取ることもできるようになりました。

確かに実際にシフトを組む側としても、うまく行っている店舗のシフトが見られると参考になりますね。

藤井様そうですね。今までは人件費や労働時間の管理について、店舗に対して抽象的な指示しかできていなかったのですが、他店舗のうまくコントロール出来ているシフトを見せながらだと、「この店舗では、この時間は何人配置しているんだ」というようなこともわかるので、すごく参考になっていると思います。

部門をまたいだヘルプ調整も容易に

在籍人数が多いことが特徴ですが、そこから派生していた業務課題などはありましたか？

近藤様セクションごとに作成されたシフトを、劇場単位でうまく統合できていませんでした。

「劇場単位での統合」ということは、セクション間でのヘルプも多かったのでしょうか。

近藤様そうですね。例えば特定のセクションで人が足りていない時には「チケット部門の◯日◯時のシフトが足りないので、誰か出せますか？」というような内容のメールを各社員に送って、そこからシフトをやりくりをするっていう。 あとは張り紙をして、店舗で直接交渉していましたね。スタッフが足りないところを張り紙に書いて貼っておいて、そこを通ったスタッフに直接声をかけて調整していました。労力は本当にかかっていましたね。

藤井様社員もシフトで勤務しているので、タイミングが合わずその日を迎えてしまい、実は別のセクションでスタッフが余っていた...というようなこともありました。

近藤様そうですね。このチャンスを逃すと、もう当日まで調整できない、というような状況でした。いろんな交渉の手段を使って、当日までもう気が気じゃない、みたいな感じでした。 「らくしふ」導入後はセクションをまたいで全てのシフトを見ることができるので、「今日はチケットでお願いね」といったようにセクションをまたいでヘルプしてもらう、ということがすごくやり易くなりました。

逆に「らくしふ」に改善して欲しいところや、期待しているところはありますか？

近藤様システムがたまに重く、開くのに若干時間が掛かるなと思うときがあります。在籍人数が少ない店舗のシフトはすぐ開くのですが、在籍人数が100名を超える店舗のシフトとなると、時間が掛かる感じがします。

「らくしふ」はシフトに関わる全ての人をハッピーにする

では最後に、シフト管理に困っている⽅々に向けて⼀⾔お願いします！

近藤様絶対に時間と労力の削減につながります。飲食店だったり、テナントさんだったり様々な所で活用できるツールだと思います。

藤井様実際に働くアルバイトさん、シフトを運用する店舗の社員、本部で管理する社員とみんながハッピーになると思います。

藤井様、近藤様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！