専門小売のシフト作成時間が1/3に。より接客に集中できる環境へ

エクセルでのシフト作成に膨大な時間を費やしていた

まずは「らくしふ」導入前のシフト作成の流れを教えてください。

薗田様以前はシフトはExcelで作成していました。まず希望休や希望シフトを集めます。ただ、例えば電話だと言った・言わないが起きるなど危険な部分もあったり、LINEグループだとそもそも嫌がるスタッフもいたので、出勤時に直接聞くことも多かったんです。 ただそうすると、週1回しか出社しないスタッフも弊社にはいるので、かなり前から準備してもシフトを集めるのに何週間もかかってしまうこともありました。その後、Excelに転記するのですが、スタッフの希望シフトなどはどうしても写し間違いは発生していました。 結果として店舗では2〜3日程、シフト作成に時間を要していました。

それは大変ですね。一度作成したシフトを本部で確認されてたりしたんでしょうか。

薗田様そうですね、一番確認すべき点は販促イベントの際にきちんと人が充てられているかというところです。販促イベントは会社全体で実施するので、かなりお金が掛かってるんですね。イベント時はびっくりするくらいお客様が増えますので、そこに人が充てられないとお客様にご迷惑をかけてしまいます。もちろん必要じゃない部分に多く人を充ててしまっていないかなど、教育を踏まえて本部がチェックしていました。この作業にも1日程度、時間を要していましたね。

作業時間が約1/3に削減、人件費管理もスムーズに

それではまず「らくしふ」導入後、作業時間がどう変わったのかを教えてください。

薗田様そうですね。作業負担は本部では1/3に、店舗でも半分以下にはなっていると思います。例えば本部のシフトは私が組んでいるのですが、業務時間が固定なので転記していた作業がそのまま無くなり非常に楽になりました。また写し間違いのミスも無くなりましたね。 また、小売店だったらあると思うんですけど、弊社では東海地区の三重と愛知と静岡に出店しているのですが、そこの店舗ごとの営業時間が全て違うんです。合わせてパートさんの出退勤の形態も異なっており、勤務確定までの調節が非常に時間がかかっていたんです。「らくしふ」導入後はそのやり取りが非常にスムーズになって、非常にありがたいな、便利だなと感じています。

それは有難いです。人件費管理の観点ではいかがでしょうか。

薗田様人件費管理自体が、時間管理だけで出来てなかったんですけど、「らくしふ」は人件費がリアルタイムに画面に表示されますので、その分では店長の指標になりつつあるんです。まだ完璧には出来てないんですけど、そういう感覚が店長に養われてきた点も大きな効果です。 ただ人件費の管理以外でも、弊社ではお店の閉店は2人以上で閉めなさい、という指導を安全性の観点からしているのですが、そういった確認にも利用できています。

弊社のモデルシフト機能を利用すればそこは楽になりますね。それでは労務管理関連ではいかがでしょうか。

薗田様休日の日数や有給の取得管理にも使えています。パッと見れば全体のその日の人数や、それぞれの労働時間は簡単に確認できるようになりました。予定段階で、1日単位の確認はなかなかできていませんでした。 しかも突然の欠勤や早退が発生しても、「らくしふ」で、すぐに実態に合わせることができます。

導入当時、現場からの反発などもあったのでしょうか。

薗田様最初は10%くらいの人がLINEをよく思ってなかったみたいで。何回かやり取りをして作成する間に便利さを感じていったようでした。今は「だめ」とか「いや」という声は無いですね。店長も上手く使えているんじゃないかなと思います。

浸透するまでの困難はあったのでしょうか。

薗田様導入前はそれをすごく心配していたのですが、2回目のシフト作成の時には浸透していたと思います。きちんと浸透するまで、半年くらいのスパンで考えていたんですけど、そこまで心配しなくて良かったんじゃないかなっていうのが実感ですね。

空いた時間でより接客に集中できる環境へ

「らくしふ」でまだ活用しきれてない点などはありますか？

薗田様タスクの機能ですね。弊社はレジ業務、商品の管理業務、あと販売業務の3つがあります。大型店舗は従業員が30名ほど在籍しているのですが、そういうところから業務に沿った割り振りにチャレンジしていこうと思っているんです。「あなたは○時から○時までレジを担当してください。それが終わったら、その次の時間は商品の管理業務をしてください」このような指示出しに活用していきたいです。

「らくしふ」導入後、時間の使い方に変化はありましたか。

薗田様弊社は専門店の形態を取っているので、釣具はお客様が店舗に来て従業員と釣りの会話をされて商品の購入に至ります。少し余裕を持って、その空いた時間をお客様の対応に充てることが以前より出来ている感じがします。

最後に「らくしふ」の導入を検討されている方にメッセージをお願いします。

薗田様ただのシフト作成ツールではないなと感じています。それはクロスビットの担当の方々にも感じますが、私達ユーザー側に寄り添って、私達の立場で考えていただいているなと凄く感じます。機能改善にチャレンジしていただける思想の会社が作った業務改善ツールじゃないかな、というのは非常に感じています。 最初は初めに担当していただいた方だけが非常に良かったのかなと思ったのですが、今やりとりしている別の方も非常に弊社のことを考えていただいています。やっぱり知識も豊富だと思いますし、私達の「こうしたいんだ」ということに対して「わかりました、一度調べてみます」とやっていただいていて、凄く頼りになります。

薗田様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！