35時間かかっていたシフト作成が半日で完了。手厚いサポートで導入・操作も簡単に

35時間かかっていたシフト作成が半日に短縮

「らくしふ」導入前は、どのようにシフトを作成していましたか。

櫻井様手書きとエクセルを併用してシフトを作っていました。まず月半ば頃にスタッフから希望休を集めます。その後、希望休や夜勤、早番シフトのパターンを考えながら、手書きでシフトを作っていました。手書きのシフトが完成したあとはエクセルに清書し、さらに本部向けに別のシステムに打ち込みます。最後に印刷してスタッフにも共有したら完了です。

かなり時間がかかっていたのではないでしょうか。

櫻井様はい。シフト作成が本当に大変でした。シフト作成期間は残業が続いていました。家に帰って寝ていても、パッと目が覚めて「あの人のシフト、2日連続早番になってしまっていたけど、これはまずいから変えないと！」って気づくんです。そして一ヶ所修正すると他もどんどん調整しなければならない。こんなことを10日くらいやっていたので相当大変でした。

「らくしふ」導入後、シフト作成時間はどのくらい削減されましたか。

櫻井様今はもう2時間くらいで出来上がります。修正を入れても半日くらいですね。そしてシフト作成時間が減ったことだけでなく、作成へのストレスもなくなりました。「らくしふ」導入前、シフトはスタッフが交代で作っていたので、作る人によってシフトにムラが出てしまうこともありました。ですが「らくしふ」なら、AIが作っているのでそういった心配がない。こういった部分でもストレスが無くなりました。サービスに出会えてよかったなと本当に思います。

性別の考慮なども、自動作成に任せられるように

現在は自動作成機能を使ってシフトを組まれていますが、便利な点はどんなところにありますか。

櫻井様私たちの施設では、大風呂当番（番台の役割）の方を15時から21時まで必ずシフトに組み込む必要があります。担当できるのは女性のみなので、性別を考慮してシフトを組み立てていく必要がありますが「らくしふ」では「大風呂当番ができる人」を事前にピックアップしたうえで自動作成することができるので、自分で考えなくて良く、とても便利です。

担当営業のサポートの手厚さが、導入の決め手に

「らくしふ」導入の決め手はどこでしたか。

櫻井様担当営業さんのおかげです。私はパソコンが得意ではないのですが、何度も、すごく丁寧に「らくしふ」の使い方を教えてくれたんです。電話でもすごく丁寧に教えてくれて。

鈴木様丁寧に教えてくれるので、わからないことがあっても一つずつクリアしていけました。

ありがとうございます。今後「らくしふ」に求めることはありますか。

櫻井様どんどん機能が改善されているなというのはすごく感じますが、シフト表を印刷すると表示が小さくなってしまうので、もう少し大きい字で出てくるとありがたいかなと思います。あとは出勤と休みが交互に続いてしまうようなシフトは嫌がられることが多いのですが、そういったシフトになってしまうことがたまにあります。手書きで作成していた時も起きていたことではあるので、特にその調整せずこのままにしていますが、今後職員の方からどんな意見が上がってくるかは気になっています。

最後にまだ「らくしふ」を使っていない方へ、メッセージをいただけますか？

櫻井様介護施設においてシフトを作るストレスは相当大きいと思います。作っていると「本当にこれで大丈夫かな」と不安になりますし、実際にシフトが走り出して「ここの作り方は違ったよね...」となってしまうストレスもある。実際、シフトを作るのが苦手な方からは「私には作れません」という相談をもらうこともありました。 なのでこのように自動でパッと作成できるとストレスも減りますし、自分が本当にやるべき業務にもしっかり向き合えるようになる。これはすごく感じています。 やっぱりシフトを作るならできるだけいいものを作りたいと思っています。とはいえ平等なシフトを作ろうとすると、シフト作成者が自分のシフトを犠牲にすることも多くなってしまいます。そういった作成者さんのストレスを減らすためにも、ぜひ試してみてください。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。