シフトづくりは「人材づくり」。若手責任者、女性スタッフなど、多様な人材が育ちやすい環境を実現

日本全国、海外まで広がるバリエーション豊かなホテルチェーン

今回、お話を伺ったルートインジャパン株式会社様は、日本全国および海外においてリゾートホテル、シティホテル、観光ホテルなど多様なホテル事業を展開しています。同社で働く従業員数はパート、アルバイトを含め、合計で19,000名以上にのぼります。

紙とエクセルで管理。若手責任者を圧迫していたシフト作成

これまでのシフト作成は、どのような手順で行っていましたか？

近野様毎月20日、パート・アルバイトさんに翌月の予定を聞くため、紙をお配りし、25日までに提出してもらっていました。締め切りを迎えると紙からエクセルにスケジュールを入力し、シフト表を作成していました。 中には提出が締め切りギリギリになったり、期限内に提出してもらえないスタッフもいました。結局、電話で問い合わせることも多かったです。 また、スタッフの出社曜日はある程度固定になっているものの、予定通り出社できない日も多々あります。人数が足りなければ、シフト表を手直しする必要もありました。 こうして完成した後、上長に確認してもらって承認が下りたら、印刷して配るまでが一連の流れです。 これらの作業はホテルの仕事が一段落した夜間に行っていました。結局、完成するのは毎月27日、28日頃までかかることもよくありました。

大変な作業なんですね。「らくしふ」を導入した決め手を教えてください。

川古谷様ホテルルートインの各店舗で働いている平均的な従業員数は、だいたい50〜60名くらいです。このうち2割が正社員、8割がパート・アルバイトの方です。それぞれ勤務形態がバラバラなので、とくに新任責任者にとってシフト作成は時間がかかる作業です。ベテランの責任者ばかりだったら「らくしふ」を導入する必要もなかったでしょう。エクセル表で管理しなくても、長年の経験と勘で管理できるからです。 しかし、いまや管理職になりたいと手を挙げる人は貴重な時代です。弊社はそれほどでもありませんが、厚労省の調べによると宿泊業・飲食サービス業の離職率は3割に近く、慢性的な人手不足が続いています。 そのなかでも全国で新規展開を続けていくためには、新任責任者を育てていかなければなりません。新任責任者に負担がかかる仕事は、なるべく効率化したい。責任者の負担を減らすとともに、若手が働きやすい環境を作ることは、ホテルにとって必要不可欠です。 そこで、「らくしふ」を紹介してもらい、導入することに決めました。

シフト表の自動作成機能と、直感的に分かるデザインが魅力

「らくしふ」導入後、どのように変わりましたか。まずはシフト表の面について教えてください。

近野様すごく楽になりました。いままで紙で行っていた予定表の回答・回収がLINEで完結できますし、シフト表まで自動作成してくれます。 私は自動作成されたシフト表を確認し、スタッフが不足しているところを調整していくだけです。もちろん手直しは必要ですが、大した作業ではありません。 とくに便利だと思うのは、「時間帯別」にスタッフが足りないところをハイライト（赤色）で示してくれる機能です。以前は、時間帯別スタッフの計算に「エクセル関数の数式」を使っていましたが、全員がエクセルに詳しいわけではないので、活用できない責任者もいました。

スタッフとのコミュニケーションが楽になった

他に感じているメリットはありますか？

近野様スタッフが足りなければ「らくしふ」の一斉配信を使って補充要請の連絡をするのにも役立てています。「誰かシフトに入れる人はいませんか？」と声をかけると、思っていた以上に反応が来るので助かります。 ほかにも、「ミーティングの予定」とか「グループ毎の確認事項」など、スタッフとの連絡用としても活用しています。いまは一人ひとりに電話をかける回数もだいぶ減りました。

川古谷様新任の責任者がホテルに着任すると、引き継ぎのために覚えることが膨大にあります。着任早々、スタッフ全員の名前や情報を覚えるのはなかなか大変ですが「らくしふ」を見ればスタッフの勤務形態や属性情報が登録してあるので、引き継ぎの負担が軽減できるようになりました。

ジョブローテーションや若手育成にも活用できる

冒頭で、「若手が働きやすい環境を作ることが課題」と仰っていました。課題を解決するために、今後「らくしふ」はどのように貢献できると思いますか？

川古谷様ホテル業界は一般的に女性スタッフが多くを占めています。しかし、中には、結婚、出産などライフイベントをきっかけにキャリアを中断する方もいます。せっかく積み上げたキャリアを途中で諦めるのはもったいない。 でも「らくしふ」なら、スタッフの充足状況をホテル同士で共有できます。今後は人手が足りているホテルから、足りないホテルへ応援に行ってもらうことも考えやすくなるでしょう。スタッフの配置を最適化できれば、子育て中や介護中のスタッフでも働き続けられる可能性は高まります。 仕事に余裕が出てくれば、次は計画的なジョブローテーションも可能になるかもしれません。ゆくゆくは若手責任者の育成にもつなげていけるのではと期待しています。

スタッフのため、お客様のため、働きやすい環境づくりが優先

これから導入を考えている方へ、最後にメッセージを一言お願いします。

近野様「らくしふ」を導入した当初、SNSやITに不慣れな従業員からは、導入を心配する声もありました。 でも、やってみたら意外と問題なかったという声が圧倒的に多かったです。結局、今ではほぼ全てのスタッフが「らくしふ」を上手く活用しています。 操作で分からない時や、困った時は「らくしふ」のチャット相談が夜10時まで年中無休で対応してくれるのもありがたいです。 最初はトラブルや不満の声もあるかもしれませんが、「まずはやってみる」精神が大切。トライしてみて、問題があれば修正していけばいいでしょう。 「今までのやり方を変えたくない」という意見が出てくるのは当たり前です。しかし課題解決に取り組むなら、早く飛び込んでみて調整していくほうが合理的ではないでしょうか。やってみたらきっと「便利なツールだ」と実感できるはずですよ。

川古谷様私たちのスタッフは人と接するのが大好きな者ばかり。ホテルの最大のやりがいや喜びは、お客様とのコミュニケーションです。お客様により良いサービスを提供するため、スタッフはかけがえのない財産ですから、できるだけ彼らが接客に専念できるよう、時間を捻出してあげたいですね。 初めてチャレンジすることに抵抗感やトラブルはつきものですが、スタッフのため、お客様のため、より働きやすい環境を整えていきたいです。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。