グループホームのシフト管理が20時間から8時間に。シフトの不足が一目でわかるようになり、職員の配置漏れを防げるように

どうぶつと暮らすことができる障がい者グループホーム

お話を伺ったわおんグループホーム守谷様は、 保護犬や保護猫を預かり、ふれあい一緒に暮らすことができる障がい者グループホームです。茨城県守谷市地区に、合計7棟を運営しています。

複数施設の管理ができるツールを探し、「らくしふ」を採用

「らくしふ」導入前のシフト管理方法を教えてください。

飯塚様当社ではLINE WORKSを使っているので、「らくしふ」導入前はLINE WORKSのアンケート機能を使ってシフトを回収し、シフト作成はスプレッドシートで行っていました。

わおん守谷で働く職員の皆様は、どんなシフトで勤務されているのでしょうか。

飯塚様現在弊社には7つの拠点があり、棟数としては全部で11棟あります。2棟を1拠点として見ているケースもあるため、シフトは拠点ごとに作成しています。 複数の棟を車で巡回しながら見て回ることもあるので「今日は誰がどの棟を担当しているか」といったことがシフト上で見やすくなっている必要があります。

そのなかでシフト管理ツールを導入しようと思った背景をお伺いできますか。

飯塚様施設の拠点数が増えるにつれて、シフトの回収・作成工数が重くなってきたためシフト管理ツールの導入を検討しました。LINE WORKSと連携できること、複数の施設を管理できることを条件に探して調べていたところ、「らくしふ」に出会いました。

「らくしふ」導入により、シフトの作成時間は半分に

当時はシフト作成にどのくらい時間がかかっていましたか。

飯塚様希望休の集計から確認まで全て含めると、15〜20時間はかかっていたと思います。また作成後も2人体制でのダブルチェック業務も発生していたので大変でした。

「らくしふ」を導入後、シフト作成時間はどのくらい削減できましたか。

樋口様集中して作ると、1日8時間勤務の中で出来上がります。調整が必要な場合には、別途スタッフに投げかけて調整をするような感じです。

従来の半分ほどの時間で作成できるようになったのですね。どんな機能が時間削減に繋がっていますか。

飯塚様LINE WORKSのアンケート機能では、回収した希望休を一覧で見ることができませんでしたので、回答を一つ一つ開きながら確認する手間がありました。シフトを調整する際にも、回答の見直しが都度発生するなど時間がかかっていました。「らくしふ」では、回収した希望シフトが一覧で見られるので時間短縮につながっています。

ありがとうございます。シフトを組む中で便利な機能はございますか。

樋口様まず私たちは障がい者グループホームを運営しているため人員配置の最低基準があり、そこを遵守する必要があります。他にも入居者さんへの調理提供などの業務がシフト上で漏れてしまうと入居者さんにご飯が提供できなくなってしまうので、そういったところに気をつける必要があります。 このような条件の中で便利なのが、「シフトの不足のわかりやすさ」です。スプレットシートで作成していた頃は、ダブルチェックをしていても漏れてしまい、シフトが走り出して当日に不足に気づく、ということもありました。「らくしふ」導入後は漏れに簡単に気づけるようになりましたのでよかったです。 また弊社では変形労働制をとっているので、月や週の労働時間を確認する必要があります。スプレッドシートで作っていた際は総労働時間を出せていなかったので、それが「らくしふ」上で見えるのはすごく便利だなと思っています。

スタッフさんへのシフト共有について、改善された点はございますか。

樋口様今までは完成したシフトをPDFに変換してからLINE WORKSで共有していたので、修正が発生するたびにPDFを作り直す、という手間が発生していました。また職員の中にはダブルワークの方も多く、他の働き先のシフトが出た後にうちのシフトとの被りの調整をしなければならないこともあります。修正がとても多いので、最新版がわからなくならないように古いスプレットシートを都度削除していたりと、共有に関しては手間が多い部分でした。 「らくしふ」ではシフトを確定した後も、職員に自動で通知がいくので、自分たちがシフトを連絡する手間がなくなりました。

飯塚様今までは修正したら連絡して、また修正したら連絡して...を繰り返していたのですが、今だと変更があった人にだけ自動で通知がいくので楽だなと思っています。

シフトを早く共有できるようになり、職員の満足度向上

「らくしふ」を導入していてよかったと思う点はありますか。

樋口様他の作業に集中できるようになったことですね。あとはシフトを早く出せるようになったというところがあります。15日から作成を始めて20日までにスタッフにお知らせする、というのができるようになりました。以前だと25日になってしまい、職員の確認時間が少なくなり、ギリギリのなかで修正作業を行ったりしていたので、だいぶ楽になりました。

職員の方からはどういった反響がありましたか？

樋口様以前はシフトが見にくいという声が上がっていました。シフトが2枚に分かれてしまっていたので、誰と働くのかがわかりにくかったり、自分のシフトを見るために、PDFの下の方まで降りていく手間があったり、日にちとの対応が見えにくかったりと不便なところがありました。今は棟ごとにシフトを確認することができるので、必要なところだけがシンプルに見やすくなったようです。

最後に、まだ「らくしふ」を使っていない方へメッセージをお願いします！

樋口様シフトの回収にも作成にも、時間をかけず作れるというのがおすすめする点です。紙でシフトを集めていると、回収や集計に時間がかかってなかなか作成に取りかかれない、というのがあると思うのですが、「らくしふ」を使っているとすぐ作成に入れます。

飯塚様複数店舗・拠点の管理で悩んでいらっしゃる方にも、管理工数が下がるのでおすすめです。またLINEと連携しているため、作成者が駆け回らなくともシフトの回収・共有ができるのも良いポイントだと思います。ぜひご利用してみてください。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。