地方拠点での深刻な人材不足を克服！シフト・労務管理の一元化により、業務負担を軽減

LINEをベースにしたシンプルなシフト管理

初めに『らくしふ』を知ったきっかけについてお伺いできればと思います。

山本様最初は上司（専務）から、別のシフト管理サービスを紹介され見積もりを出してもらったのですが、費用面や機能面など含めて、当社とは合わないなと感じたんです。 そんななかで、いろいろとシフト管理サービスを調べていくうちに、LINEを活用したシフト管理ができる『らくしふ』を知りました。

『らくしふ』と他社サービスは、どういった観点で比較されましたか？

山本様当社が求めていたのは、使いやすくシンプルなものでした。いくつかシフト管理サービスを比較しましたが、いくら便利な機能であっても使わなければ意味がありません。使わない機能の分の費用がかかってしまうのももったいないですよね。 『らくしふ』は、現場で働くほとんどの従業員が使っているLINEをベースにしたサービスで、シフト提出の仕方も簡単でした。『らくしふ』を知れば知るほど、当社にぴったりだと思うようになったのが、導入の決め手です。

現場へ足を運ばないと各店舗の状況が把握できなかった

『らくしふ』導入前には、どのような課題感をお持ちでしたか？

山本様管理ツールの導入を考えていたタイミングは、全社的にも残業時間の削減や労働時間の改善など、働き方改革を進めようとしている時でした。 最初に現状を把握することが必要でしたが、当時はマネージャーがそれぞれの現場に行かないと、店舗ごとの状況が全く掴めない管理状況で、これが一番の課題でした。マネジメントの視点では、各店舗の数値をしっかりと管理し、社員とアルバイトスタッフの活用を考えた上で、営業目標を組み立てていく必要があります。 しかし、それぞれの店舗はどのように営業しているのか、何人でホールやキッチンを回しているのか、新人が入ったのか入っていないのかなど、本当に全く見えない状態だったのです。 さらに、ある事業部ではスケジュールのフォームをエクセルで使って管理していたり、あるところでは紙でアナログ管理していたり・・・。 店舗によってスケジュールの提出方法も管理方法もバラバラで、「なぜ同じ会社なのに、スケジュールを一店舗ずつ確認しなくてはならないのか」と思うほど、大きな課題だと認識していました。

今まではシフト作成にどのくらいの時間がかかっていましたか？

山本様シフトの回収から転記まで含めると、かなりの時間がかかっていました。A4の用紙に従業員の名前とシフトインする日付を月に2回書いていくのですが、半月分だけで20〜30分くらいかかり、そのあと店舗のシフト作成に入ると、もっと時間がかかってしまいます。 やはり従業員の人数が多いので、毎月一人ひとりのスケジュールを確認してからシフト作成するのはかなり手間だと感じていましたし、時間がある時に少しずつ作っていく必要がありました。期限内に提出しないスタッフのシフト回収コストも負担になっていました。

『らくしふ』の導入で、労務管理の一元化を実現

『らくしふ』導入後、どのような効果を感じていますか？

山本様マネージャーが管轄する店舗を一括してシフト管理できるようになったのは、かなり業務効率化につながりました。 今までは電話やLINEで個別に連絡したり、店舗へ直接行って管理したりと、シフト作成をするにもひと苦労でした。 あとは人員状況が分かるため、遠隔で管理するなかで、どのお店がピーク時間帯に人員が足りていないのか、あるいは余剰人員が出ているのかなど、シフトを見た段階でわかるようになりました。 そうした就労管理も『らくしふ』で一括で可能なのは、非常にメリットだと思います。

スタッフから何か反響はありましたか？

山本様今まではシフト作成後、紙に印刷して更衣室に掲示していて、そのシフト表を写真で撮っているスタッフが多くいました。 それが『らくしふ』導入後は、LINEでシフトを確認できるようになり便利になったという声が上がっています。

マネージャーの業務である数値管理について、何か変わったことはありますか？

山本様基本的には店舗で売り上げ予測を立て、その中で売り上げや人件費などを含めた人時管理をしています。目標とすべき人時売上高に対して、スタッフが足りていないのか、あるいは多く入りすぎていないのかも『らくしふ』なら一元管理できます。また、朝や夜といった時間帯別や、ホールとキッチンで分けて管理する機能もあり、店舗全体の数値を可視化してくれます。 現場のスタッフの出勤状況も、「何時から何時まで出られる」というのを事前に把握できているため、イレギュラーの予約が入ったりした場合でも、スムーズに出勤時間を調節し、シフトの調整ができるのもすごく便利です。

「数値管理」と「労務管理」を両立できるツールの有用性

『らくしふ』を活用することで、今後解決していきたい課題はありますか？

山本様店舗を拡大し利益を上げていく際に、社員をどのように活用し、アルバイトスタッフにいかに活躍してもらうかを考えるのが肝になってきます。 その際に『らくしふ』が提供する機能を現場と本部でしっかりと理解し、正しく労務管理していけるかを考えていくのが不可欠だと感じています。 店舗が広がれば、本部側の人間が管轄するエリアも増えるわけで、今と同程度の水準で管理することが難しくなります。また、社員の動き方も変わってくるため、『らくしふ』を用いた労務管理がより一層大切になります。 そのため、適材適所に人的リソースを配分した計画を立てられる状態を実現できるように、これからも尽力していきたいです。 さらに、もっと高いサービスレベルを目指し、事業を成長させていくためには、人材の育成が必要だと考えています。 店舗運営においては「人を育てること」が重要であり、単にシフト管理が楽になっただけでは意味がありません。 店舗責任者がしっかりと数値管理ができるようになり、人が育つ教育プログラムを考える時間に充てていくことも大事だと思っています。

最後に『らくしふ』の導入を検討する方に向けてメッセージをお願いします。

山本様日本全国を見渡すと、人口減少の進む地域も増えています。そのような状況下で効率よく仕事を回そうと考えた場合、『らくしふ』はビジネスとして人材をいかに活用するのかという「数値管理」と、いかに働いてもらうのかという「労務管理」を両立できるツールだと思います。 だからこそ、人口減少エリアで飲食店を営む企業や、採用難に悩む企業は導入する価値があると感じています。 社員やパート・アルバイトを含めて、本当に少ない人数であっても働く機会を提供していくのが企業の大きな責任であり、『らくしふ』はその一助を担うツールなのではないでしょうか。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。