日本で最も病床数が多い病院のシフト作成時間を大幅短縮。最大20時間かかっていた作業が5時間に

多数のツールを使用した煩雑なシフト管理が課題に

始めに、『らくしふ』を導入する前に抱えていた課題について教えてください。

佐野様藤田医科大学病院では、看護職員の負担の軽減及び処遇の改善を目的として、夜間急性期看護補助体制をとっています。そのため、藤田医科大学の学生を看護補助者としてアルバイト採用しており、約120名のシフト管理をしています。 これまでは、メールとGoogleフォームを用い、勤務可能日の回収をしていました。回収したデータの確認やシフトの作成はエクセル、共有する際はTeamsを使用していました。そのため、シフトの回収から共有までが非常に煩雑で時間がかかっていました。 また、配置基準や個人の労働時間など考慮すべき項目が多く、それらの確認にかなり手間がかかっており、課題を感じていました。

『らくしふ』を知ったきっかけや決め手を教えてください。

佐野様働く側と管理する側の両方にメリットがあるシフト管理ツールの導入を考えた際に、まずインターネットで検索して2〜3社ほどリストアップし、サービス内容や金額等で比較しました。 実際に話を聞いて検討する中で、『らくしふ』のサポートチームが1対1でフォローしてくれる点や、学生のほとんどが使用しているLINEを使ったサービスであるということが大きな決め手となり、導入にいたりました。

「LINE」を使用したシフト回収でシフト提出の負担も軽減

『『らくしふ』導入前、シフト回収にはどのような課題がありましたか。

佐野様以前は月に1度、100名以上の学生に対し希望シフト調査のQRコードをメールで送付し、学生はそのQRコードから希望シフトを回答していました。この方法だと、作成者は回答がない学生がいた場合、その学生が勤務不可能なのか、入力忘れなのかを把握することができませんでした。そのため、学生側は1ヶ月のシフト全日分の入力をする必要がありました。 また、作成者は100名以上の学生アルバイトが入力した希望シフトをシフト作成用エクセルで確認し、毎日の人員を確保するための調整をしていました。この調整を手作業で行っており、多くの時間と手間がかかっていました。

その課題はどのように解決されましたか。

佐野様『らくしふ』の導入により、学生は30日分ものシフト入力が不要となり、ボタン1つで回答が完了するため、大幅な負担軽減が実現しました。 作成者は、学生がLINEを使って入力したシフト希望日のデータをダウンロードし、シフト作成用エクセルに貼り付けるだけで確認ができます。これまでメールやGoogleフォームなど、様々なツールを通してから確認していた流れが簡略化され、かなりスムーズにシフト作成に取り掛かれるようになりました。 また、確定・変更したシフトがすぐに共有できるようにもなったので、学生たちがいつでも最新のシフトを確認でき、勤務を忘れてしまう学生も少なくなりました。

実際に現場からの反響はありますか？

佐野様学生からは、タイムリーにシフトが確認できるようになったことがわかりやすいという声が上がっています。 今までは、人員が不足した時はメールで追加募集をかけていました。人員が足りていない日付と不足人員数（以下、必要人数）をメールで連絡し、学生から「勤務ができる」という返事をもらうことで必要人数を補います。勤務を依頼することになった学生と、依頼が不要になった学生全員に対して追加勤務の有無を返信する必要があり、人員を補充して終わりではなく、最後の返信をするまでが追加募集時の一連の作業になります。このように、追加募集が発生した際は、募集から最終の連絡まで、かなり手間がかかっていました。『らくしふ』の導入により、シフト上で人員の追加を確定させることができ、学生側も直ちに確認ができるため、メールでのやり取りが不要になりました。

『最大20時間程かかっていたシフト作成が5時間程に短縮

シフト作成にはどのような影響がありましたか。

佐野様シフト作成は基本的には私が担当しており、事務の方にも協力してもらいながら作業を進めています。作業には集中する時間が必要で、以前は午前中を費やしたり、業務外の時間を使うこともありました。 『らくしふ』を導入したことで、LINEで回収したシフトのデータをダウンロードし、エクセルに貼り付けるだけでシフトを確認できるようになりました。これまでは作成に3〜5日、1日あたり3〜4時間程度費やしていましたが、『らくしふ』導入後は、全体で4時間〜5時間あれば完成するようになり、大幅に作業時間が短縮されました。 また、看護部が配置基準を考慮して設定したシフト別の理想人数に対して、学部ごとに学生アルバイトをまとめているアルバイトリーダーが、超過分や不足分を調整するようにしたことも、作成者の作業負担軽減につながっています。

「チャット機能」も活用していただいていますが、使い心地はいかがですか。

佐野様これまでは年に1,2回、30人程度の学生アルバイトを採用した際に、人事が登録作業をし、シフト作成者がエクセルに名前を追加、かつ学部ごとのアルバイトリーダーに共有する必要がありました。 アルバイトリーダーは、自分の学部の学生アルバイトのシフト調整や欠勤、変更の連絡をするため、自分の学部に所属している全学生を把握する必要があります。しかし、学生アルバイトを新規に採用した際に、学部ごとのアルバイト登録者の共有が、看護部とアルバイトリーダー間でタイムリーにできていませんでした。そのため、アルバイトリーダーが新しい学生アルバイトと個人的に連絡先を交換することもありました。 『らくしふ』のチャット機能は、学部ごとのグループチャットを作成でき、シフトの追加募集や休みの連絡など、簡単にコミュニケーションを取り合うことができます。新しい学生アルバイトにLINEを使ってチャット機能を登録してもらうだけで、アルバイトリーダーは学部内の学生アルバイトを把握することができるようになりました。

アラート機能による効率的な労務管理

『らくしふ』の導入前後で、労務管理はどう変化しましたか。

佐野様以前は学生アルバイトや留学生の労働時間をエクセルで管理し、計算するのに手間がかかっていました。学生や留学生の週32時間以下の労働制限や夜勤勤務の制約など、細かいルールを考慮する必要もありました。 『らくしふ』の労務アラート機能では、条件に反するシフトが自動的に検出されるため、手動で確認する手間が省けるようになり、労務管理の負担が軽減され、効率的なシフト作成が可能になりました。

最後に『らくしふ』の導入を検討している企業様に向けてメッセージをお願いします。

佐野様『らくしふ』を導入することで、シフト管理が効率化されました。また、LINEを使ったシフトの回収・共有や、チャット機能でのコミュニケーションによって、多数の学生アルバイトとのコミュニケーションが円滑に行えるようになりました。そのため、多くの煩雑な作業工数の削減につながりました。 また、アラート機能も便利で、指定した労働時間数や夜勤シフトを考慮した勤務条件に反する場合には自動で通知を出してくれます。。確認すべき事項が多いシフトを作成する病院や企業にとって、『らくしふ』はとても便利なサービスだと思います。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。