クリニックのシフト管理を効率化！作成の時間短縮と、患者数に合わせたスタッフ配置の最適化を実現

導入の決め手は「シフト管理の効率化」と「LINE WORKSとの連携」

はじめに、クリニックを開業するにあたってシフト管理ツールを検討された背景について教えてください。

竹内様開業医をしている同期から「シフト作成には時間がかかる」と聞いていたため、自分が開業する際にはシフト管理を効率化したいと考えていました。 開業にあたってシフト管理ツールを決める前に、電子カルテや予約システムなど他の医療DXツールも選定していましたが、製品が多すぎて選定に2〜3ヶ月かかりました。その経験から、シフト管理ツールは、良さそうなツールがあれば選定に時間をかけすぎず、そのシステムでできることを軸に業務を行う方が効率的だと考えるようになりました。 そんな中で『らくしふ』をYouTubeの動画で知り、ツールの性能や使い勝手などを調べる中で、LINE WORKSと連携できることを知りました。スタッフ間の連絡や情報共有はLINE WORKSを使用する予定だったため、スムーズに活用できると感じ、迷わずに『らくしふ』の導入を決めました。

クリニックでは診療以外の業務にも多くの時間を費やすと伺います。シフト管理以外に、どのような業務があるのでしょうか。

竹内様地域の広報誌や学会論文の執筆、SNSによる情報発信に加えて、シフト作成や勤務時間の管理などの業務も行っています。「医者としてのアウトプット」と「経営者としての労務管理」の両方に時間を割いています。 現在、当院では6名の正社員と4名のパートが在籍しており、シフト作成や労働時間に基づく給与振込などの労務管理も私が担当しています。

シフト管理などのバックオフィス業務をできるだけ減らし、取り組むべき業務にフォーカスしたいですよね。

竹内様そうですね。シフト作成や労務管理にかかる時間を短縮することで、患者さんや医療に向き合う時間をもっと増やしていきたいです。医療を通じて貢献するのはもちろんですが、中長期的には子育て世代のために事業の幅を広げていきたいと考えています。 具体的には、通常の外来診療に加えて、子ども向けの在宅医療にも時間を割いたり、病児保育施設の運営を進めたりしていく予定です。また、育児支援活動も診療の合間に行っており、これらの取り組みをさらに充実させていきたいと思います。

患者数の増減やスタッフの特性に合わせた人員配置が可能に

たけうちファミリークリニック様における、シフト管理のポイントはなんですか？

竹内様休日明けの月曜日や、近隣の医院が休みの曜日には来院する患者さんが増える一方、午前診のみの曜日には患者さんが少なくなります。こうした「曜日による患者数の増減」に合わせてシフトの割り振りをする必要があります。 また看護師さんの得意領域も異なるため、クリニックの総合力を高めるために、特性ごとにバランスよく配置するようにしています。 「内科医の診療がある曜日は年齢層が高い慢性期の患者さんが増えるため、そのような経験が豊富な看護師さんを入れる」など、来院する患者さんの状況を踏まえた配置も行っています。

『らくしふ』を使ってみての感想はいかがですか？

竹内様現在、スタッフ10名分のシフト作成は月に1時間で済んでいます。知り合いの『らくしふ』を使っていない開業医の話では、シフト作成に月10時間かかっていたそうですが、当院では開業時から『らくしふ』を導入したおかげで、無駄な時間をかけずにシフト作成ができています。この効率化には非常に満足しています。 数年前に他の病院で働いていた頃、シフト作成業務を担当して苦労した経験があります。例えば、シフト希望がメールや手書きなどさまざま形で提出されるため、それをExcelに集約し、カレンダーに当てはめる作業に非常に時間がかかっていました。 その点、当院では『らくしふ』を導入しているので、LINE WORKSを通じてスタッフからシフト希望を簡単に回収し、自動的に『らくしふ』のシフト管理画面に反映させることができます。そのため、手動での集約や転記の手間が発生しません。これにより、シフト希望の回収から作成までのプロセスが効率化されました。また、完成したシフトは各スタッフがスマホで確認できるため、迅速な共有が可能です。 直前で欠員が出てオペレーションを回すのが厳しくなりそうな場合には、『らくしふ』上で他のスタッフが勤務可能な状況か確認し、LINE WORKSで連絡するようにしています。また、掲示板とチャットはLINE WORKS、カレンダーは『らくしふ』のシフト表と、それぞれのツールを用途に合わせて便利に使い分けています。

シフト管理ツールで時間を節約すれば、新しいチャレンジができる

『らくしふ』で特に気に入っている機能はありますか？

竹内様スタッフが自身のスマホから最新のシフトを確認できる点です。院内にシフト表を確認するためのデスクトップPCも置いていますが、やはりスマホでいつでもどこでも確認できるのは利便性が高いと感じています。

最後に、シフト管理に困っているクリニックに向けて⼀⾔お願いします！

竹内様病院やクリニックも医療のDX化が進んでいますが、診療業務以外の労務管理やシフト管理に時間が取られているようであれば、『らくしふ』の導入をおすすめします。シフト管理ツールを有効活用することで時間の節約につながり、新しいチャレンジができるようになるでしょう。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。