リマインド機能でもれなくシフト収集！福祉・介護施設のシフト管理をラクに、離職を防ぎ、ケアも充実

20年の実績で培った知見とノウハウを活かし、重度障がい者を支援

株式会社イノベーション様の事業内容をご紹介ください。

内山様当社は2005年2月の設立以来、20年にわたり培ってきた知見やノウハウを活かし、大阪府寝屋川市にて重度の知的障がいおよび身体障がいを持つ方々への支援に注力してきました。現在では、訪問介護サービス「INOVE（いのべ）」、放課後等デイサービス「RIPPLE（りぷる）」、生活介護「TOIRO（といろ）」の3つの事業を運営しています。 質の高いサービスの提供を目指して正社員を積極的に採用しており、2025年1月現在、スタッフ全49名のうち約半数の24名が正社員です。平均年齢は29歳と若い人材が多く、デジタル化による業務効率化とサービス向上への意識が高いことも当社の特色です。

転記ミスや確認漏れが発生。シフト収集がストレスだった

シフト管理業務について、どのような課題を抱えていましたか。

奴久妻（ぬくずま）様特に負担が大きかったのは、希望シフトの収集です。従来はLINEグループや紙で希望シフトを提出してもらっていたため、管理が煩雑でした。また、期日になってもなかなかシフトが集まらず、都度リマインドしたり、他部署のシフト管理者とシフトの回収状況をその都度共有したりと、細かい対応に追われていました。このような状況下では、「希望シフト提出の締め切りをリマインドしなければ」「この仕事が終わったらシフトが提出されているか確認しよう」などと、常にシフト収集のことが頭から離れず、ストレスを感じていました。

内山様特にタイパ（時間対効果）を重視する若者世代にとって、希望シフトの提出やシフト確定を待つという負担は大きかったでしょう。また、シフトを管理するエクセルへの転記ミスによって、希望する日数や時間帯のシフトに入れない事態が続けば、スタッフの会社への不信感を招き、シフト提出の負担と相まって離職につながる可能性もありました。人材不足が深刻な福祉・介護業界において、離職防止は重大な経営課題です。経営リスクの観点からも、従来のシフト管理は早急な改善が必要だと考えていました。

奴久妻様シフト作成業務も大きな負担でした。アルバイトによって勤務形態が異なるため、細かな対応が必要でした。例えば、主婦（夫）は曜日や時間が固定されていることを希望する一方、学生は不規則な希望が多く、シフト調整に手間が掛かっていました。 さらに、エクセルへの希望シフト転記ミスも発生していました。このようなヒューマンエラーによる修正作業も発生し、シフト作成にはおおよそ月2時間を費やしていました。利用者様との時間をより大切にするためにも、この時間や精神的ストレスをどうにかしたいと考えていました。

スタッフに負担をかけないことが導入の決め手

「らくしふ」を選定したポイントは何ですか。

内山様シフト管理ツール選定にあたり、最も重視したのは、新しいツールの導入がスタッフに負担をかけないことでした。その点、「らくしふ」は、新たにアプリをダウンロードする必要がなく、普段から使い慣れているLINEで希望シフトの提出とシフト確認ができます。そのため、スタッフへの負担は最小限に抑えられると判断しました。私が調べた限り、LINEを用いてシフト提出や確認ができるツールは「らくしふ」以外には見当たりませんでした。 コストを抑えられるツールはいくつかありましたが、LINE連携や操作性の良さ、費用対効果を総合的に考慮した結果、「らくしふ」が我が社にとって最適解だと考えました。

スタッフからの問い合わせゼロ。兼務しているスタッフのシフト調整も簡便になった

「らくしふ」の導入はスムーズでしたか。

奴久妻様導入サポートもあり、全体ミーティングで一度「らくしふ」の使い方を説明いただいただけで、とてもスムーズに導入できました。やはり、普段使い慣れているLINEで希望シフトが出せる点が良かったのでしょう。導入後もスタッフから「らくしふ」の使い勝手についてまったく問い合わせがなく、自然と「らくしふ」が浸透した証だと思います。若い世代だけでなく、中高年層のスタッフも問題なく使いこなせています。

事業所を掛け持ちしているアルバイトのシフト管理はどのようにしていますか。

奴久妻様当社では、「らくしふ」を放課後等デイサービスと生活介護で働くアルバイトのシフト管理に利用しており、各事業所の管理者がそれぞれシフトを管理しています。 これまで、両方を掛け持ちしているアルバイトのシフト管理は、一方の管理者が先にシフトを埋めてから、もう一方の管理者が勤務が重複しないようにシフトを作成していたため、確定までに時間がかかっていました。 そこで、「らくしふ」のポジション機能を活用し、「といろ」や「りぷる」といった事業所名をポジションとして作成し、各スタッフを登録しました。兼務しているスタッフは「といろ・りぷる」というポジションで登録しています。

奴久妻様ポジション別にスタッフを並べてシフト調整ができ、既にシフトが入っている時間帯もわかるだけでなく、誰がどの事業所に所属しているかも一覧でわかるので、いちいち管理者同士で確認を取り合う必要もなくなり、とても便利に活用しています。

▲ 紙出力したシフト表。画面表示とほぼ同様の見やすいレイアウトを管理画面から出力できる

自動リマインド機能の活用で業務負担が軽減。スタッフとの信頼関係も強化できた

シフト管理業務はどのように改善されましたか。

奴久妻様まず、希望シフト提出日の締め切りを通知してくれる自動リマインド機能により、催促する手間がなくなり、シフト収集の負担が軽減されました。希望シフトの提出忘れも減り、締め切り日には希望シフトがほぼ出そろうため、スムーズにシフト作成に取り掛かれるようになりました。 その結果、従来月2時間程度を費やしていたシフト作成業務時間が、「らくしふ」導入後は約1/6にあたる20分程度にまで大幅に短縮されました。また、シフト確定のタイミングも早くなりました。以前は勤務開始日の前日にシフトが確定することもありましたが、現在はおおよそ勤務開始5日前までにはスタッフに共有できています。確定シフトを早く知ることができるようになったことで、スタッフは個人の予定を立てやすくなったと思います。 このようにシフト収集や作成にかかっていた多くの手間が減ったことで、私自身の時間に追われるストレスから軽減され、本来注力すべき利用者様へのケアに、より多くの時間を割くことができています。

内山様「らくしふ」によってシフト提出、確認、変更などがLINEで完結できるようになったことで、スタッフの満足度も向上していると思います。 また、「らくしふ」導入によりエクセルへの手入力がなくなり、転記ミスがなくなりました。間違いの少ないシフトを作成できるため、スタッフとの信頼関係の構築とともに離職率の低下にもつながるでしょう。

人手不足・離職を防ぐ！さらなるシフト管理効率化で利用者様の満足度向上に貢献

今後「らくしふ」をどのように活用していきたいですか。

内山様複数の事業所を展開する際には、人員補填が容易になるヘルプ機能を活用したいと考えています。その他にも、役割ごとに色分けができるタスク機能や、「らくしふ」で作成したシフトデータを当社で利用している勤怠システムと連携させ予実管理をシステム化することで、さらなる業務効率化を図りたいと考えています。 他のシステムと連携して事務作業の負担を減らすことができれば、スタッフはより多くの時間を現場の業務に費やすことができます。このように、DXを推進した結果として、利用者様の満足度向上にも貢献できるのではないでしょうか。

最後に「らくしふ」の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

内山様慢性的な人手不足が懸念されている福祉・介護業界では、シフトに起因する離職を防ぐことは重要です。LINEで簡単に希望シフトを提出したり確認できる利便性は、IT化が遅れている福祉・介護業界において非常に魅力的に映るはずです。したがって、人材採用や定着率の向上にも貢献できるでしょう。実際に当社の規模でも人材の定着率は向上しました。 一方で「新しいツールを導入しても、スタッフが使いこなせるだろうか」と不安に感じる福祉・介護事業者の方もいるかもしれません。実は、当社もそうでした。その点、「らくしふ」は年齢に関わらず誰でも簡単に使いこなせるツールです。そのことは導入した当社自身が強く実感しています。また、「らくしふ」は導入前の相談から専任者がしっかりと対応してくれます。現場への普及まで導入サポートも充実していますので、興味がある方は一度、「らくしふ」の運営元へ問い合わせしてみることをおすすめします。

内山様、奴久妻様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！