シフト作成の時間を育成の時間へ！北海道のカラオケ店が実現した業務改善とコミュニケーション活性化

北海道で「歌うこと＋α」の楽しさを提供するカラオケ店を展開

株式会社タカハシ様の事業内容をご紹介ください。

菅原様私たちは北海道を中心に、カラオケ事業とアミューズメント事業を展開しています。主力事業であるカラオケは、「カラオケ歌屋」や「監獄カラオケ」といったユニークなコンセプトの店舗を運営しています。当社のカラオケ店の特徴は、単に歌うだけではなく、お客様に様々な楽しみ方を提案している点です。例えば、人気作品とコラボイベントを開催したり、一発撮りのパフォーマンスを撮影できる「ファーストテイクルーム」や、推し活を楽しむための「推し活ルーム」など、多種多様なコンセプトの部屋をご用意しています。このように、歌うこと以外にも様々なエンターテイメントを提供することで、お客様に「カラオケ＋α」の価値を感じていただけるよう努めています。 質の高いサービスの提供を目指して正社員を積極的に採用しており、2025年1月現在、スタッフ全49名のうち約半数の24名が正社員です。平均年齢は29歳と若い人材が多く、デジタル化による業務効率化とサービス向上への意識が高いことも当社の特色です。

月20時間のエクセルシフト管理、店舗長と本部を苦しめた二重の負担

「らくしふ」導入前、シフト作成業務について、どのような課題を抱えていましたか。

菅原様本部の立場では、シフト確認作業の煩雑さに課題を抱えていました。「らくしふ」導入前は、パートナーさん※が店舗長にLINEや紙、口頭で希望シフトを伝え、それに基づいて店舗長がエクセルに手入力でシフトを作成していました。さらに作成したシフトを本部が確認するため、店舗長は共有フォルダにシフト表をアップロードする必要がありました。 当時の運用では、本部は80店舗以上のシフト表のエクセルファイルを一つ一つ開き、内容を確認していました。ファイルのアップロード漏れや更新漏れがあれば、その都度該当店舗へ連絡する必要がありました。また、「店舗ごとにエクセルの書式が異なり、セルの幅や見た目を変えたりしていたため、CSVで出力する前にレイアウトを調整しなければならない」という声も一部から寄せられていました。 カラオケ店を含む80店舗以上を展開する当社にとって、これらの業務負荷の積み重ねは決して無視できない課題でした。 ※株式会社タカハシ様におけるアルバイト・パートの呼称

大島様シフトを作成する店舗長の立場としては、シフト作成業務に大きな負担を感じていました。シフト作成には主に3つの手順がありました。「① パートナーさんから希望シフトを収集する」「② 収集した希望シフトをエクセルファイルに手入力する」「③ 入力したデータを参照しながら、空白のエクセルフォーマット上にシフトを作成する」という流れです。30人程度のパートナーさんが在籍する店舗も珍しくなく、希望シフトの入力だけでもかなりの手間がかかりました。時間帯別に必要な人数を算出するのも時間がかかりました。これら業務負荷により、希望シフトの収集からシフトの確定までの作業に月20時間程度の時間を費やしていました。

シフト作成以外の業務についても課題はありましたか。

大島様シフトを提出するパートナーさんには、希望シフトの提出期限の関係で、シフト提出のためだけに店舗に来てもらうこともありました。 菅原様 人件費の管理負担も課題でした。本部の人事部は給与計算を行うために、各店舗のシフト表を確認する必要があります。しかし、シフト表と実際の勤怠記録が合致していないことが度々発生し、その度に該当者全員に確認する手間が生じていました。 また、シフト表を作成するエクセルフォーマットには、シフトを入力すれば給与も自動算出されるように数式が組み込まれていました。しかし、何らかの拍子にその数式が消えたり、変わってしまうことが頻繁にありました。そのため、数式が正しく入力されているのかどうかの確認作業や、誤っている場合には数式を入れ直す作業も発生していました。この作業を80店舗以上に対して随時行うとなると、決して無視できない大きな負荷となっていました。

5店舗からのスモールスタートで「らくしふ」を導入

「らくしふ」導入から店舗展開までの経緯を教えてください。

菅原様従業員の満足度向上の取り組みの一環として、本部、店舗長、従業員全体が関わるシフト管理の業務改善に着手したのがきっかけでした。お付き合いのある企業様からの紹介で「らくしふ」を知り、トライアルで「らくしふ」を試用しました。その後、店舗長がシフト作成業務に月20時間もの時間を費やしていたことを鑑み、導入後の費用対効果は十分だと判断し、まずは5店舗からスモールスタートしました。 以前、私はシフトを作成する店舗長の立場でしたが、「らくしふ」を使ってみた第一印象は「自動でシフトを作成してくれるなんて、すごい」ということでした。また、パートナーさんも「もう紙で提出しなくていいんですね！」と好反応だったのが印象的でした。同じように手間に感じた店舗長やパートナーさんが多かったのでしょう。その後、順次導入店舗を増やしていく方針となり、2025年5月時点で導入店舗は57店舗にまで拡大しています。

シフト作成時間の削減だけでなく、人材育成や店舗長のコスト意識醸成、勤怠実績との予実計算を効率化！

「らくしふ」を導入したことによる効果を教えてください。

大島様毎月のシフト作成時間が、従来の半分に短縮されました。時間別理想人数機能により必要な人数を即座に把握できたり、希望シフトが自動で転記されることが大きいと思います。創出できた時間をパートナーさんの人材育成や自身の接客スキルを磨くための時間に充てることができ、顧客および従業員の満足度向上につながっていると感じています。

▲ シフトの人数が足りない時間帯は赤いラインが、人数過多の時間帯は黄色のラインが引かれるため、一目で人数の過不足を把握できる

大島様店舗長としてマネジメントの視点が養われたと思います。「らくしふ」ではパートナーさんの人件費の合計が一目で分かるため、売上計画に対して人件費の割合が適当かどうかをより意識できるようになりました。 また、シフト確定後に発生する変更の反映も楽になりました。シフト表は勤務実態の予実を照合するために使われるため、確定後に変更があれば、それらを反映しなければなりません。以前は、社内ネットワークに接続された店舗内のパソコン経由でしかシフト表の作成や更新ができなかったため、急な欠勤や他店舗へのヘルプ要請などが生じた際、タイムリーにシフト更新ができず、修正漏れが起きやすい環境でした。一方、「らくしふ」であればスマホですぐに更新が可能となりました。

菅原様本部の人事部では、給与計算の負荷が軽減されました。以前は共有フォルダに格納されたシフト表を人事部が確認して給与計算を行っていましたが、どうしてもシフト表の更新が漏れることがあり、人事部は格納されているファイルが最新版なのかどうか、適宜確認する手間が生じていました。一方、「らくしふ」導入後はシフト表の更新がリアルタイムで反映されることに加え、シフト表のレイアウト調整不要で簡単にCSVを取り出せるため、スムーズに給与計算に取りかかれています。

メモ機能でパートナーとコミュニケーション。「嬉しくてメモをスクショした」の声も

「らくしふ」のお気に入りの機能は何でしょうか。

大島様希望シフトで提出した「休み」も、シフトが埋まってお店の都合で「休み」となった場合も、「らくしふ」上では「休み」としか表記されず、「希望休」なのか「入れるのに休み」なのか見分け方がつかなかったことが店舗長として長年の悩みでした。しかし、去年のアップデートで「休みの定義」が設定できるようになり、店都合で休みになった場合を「OFF」と定義付けたことで、シフト確定後に欠員が出た際にスムーズに声をかけやすくなりました。

▲「らくしふ」では確実に出勤できない日と希望すればシフトに入れる日を、「休み」と「OFF」表記で使い分け、急なシフト調整にも即座に対応できるようにしている

大島様また、パートナーさんとのコミュニケーションを図るために、メモ機能を活用しています。例えば、「お誕生日おめでとう」や「部活の大会頑張ってね」など、ちょっとした思いをメモに込めて伝えています。パートナーさんからは「大島さんのメッセージが嬉しくてスクショしちゃいました！」と言われたこともあり、逆に私の方が心が温まったこともあります。メモ機能を通して、パートナーさんとのコミュニケーションが活発になりました。

▲ 忙しくてなかなかパートナーさんとのコミュニケーションが取りづらい日は、メモを用いてコミュニケーションの補完も可能

「らくしふ」の活用を広め、よりお客様と向き合う時間を創出したい

「らくしふ」を今後どのように活用していきたいですか。

菅原様現在、私が在籍する店舗運営サポート課は、店舗の売上向上はもちろんのこと、顧客満足度と従業員満足度の向上を目指し、店舗がお客様第一で動けるよう様々な支援を行っています。その一環として、「らくしふ」のような最新ツールに慣れていない社員やパートナーさんにも積極的に「らくしふ」を活用してもらい、仕事の充実と、店舗がより多くのお客様と向き合える時間を創出したいと考えています。

最後に「らくしふ」の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

大島様人材育成のためにタスク機能を活用したいと思っています。カラオケ店には、会員証の登録手順やカード決済端末の使い方など、習得してもらう様々なタスクが存在します。タスク機能を用いれば、パートナーさんの性格やスキルに応じた習得計画をタスクで立てシフト表に盛り込むことで、効率的な人材育成を進められるのではないかと考えています。

菅原様、大島様、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました！