失敗しない！シフト管理システムの選び方／業種別選定ポイント
こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
目次
- シフト管理システムって、どうやって選べばいい？
- シフト管理システム
を選ぶ際の5つのチェックポイント - 業界別｜シフト管理システムの選び方と導入成功事例
- 飲食業における選び方と事例
- 小売業における選び方と事例
- 医療・介護・福祉業界における選び方と事例
- サービス業における選び方と事例
- 離職率データから見るシフト管理の重要性
- まとめ｜業界別に最適なシフト管理システムを選ぼう！
- 「らくしふ」を導入いただいた各業界の成功事例
1.シフト管理システムって、どうやって選べばいい？
早速ですが、「シフト管理システムを導入したいけれど、どれを選べばいいかわからない…」そんなお悩みを抱えていませんか？業界によって、シフト管理に求められる機能は大きく異なります。例えば、飲食業では急な欠勤に対応できるヘルプ機能が重要ですが、医療・介護業界では夜勤や資格管理が必須です。
本記事では、業界別に最適なシステムの選び方を解説し、実際にらくしふを導入いただいた企業様の成功事例もご紹介します！
2.シフト管理システムを選ぶ際の5つのチェックポイント
まず、シフト管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえることが重要です。
業種・業態に適した機能があるか
たとえば、飲食・小売・医療・介護など、業界ごとに必要な機能は異なります。自社の業務フローに合ったシステムを選びましょう。
シフト作成の自動化や最適化機能があるか
希望シフトの自動回収や、売上・人員数に応じたシフト作成機能があると、作業負担を大幅に軽減できます。
従業員との連携がスムーズか
LINEやアプリで簡単にシフト共有ができると、スタッフの負担も減り、管理者の業務も効率化されます。
リアルタイム対応が可能か
急な体調不良などの欠勤時にヘルプを手配できる機能や、即時でシフト変更を通知できる機能があるかを確認しましょう。
コストパフォーマンス
使い勝手だけでなく、導入コストと運用コストを比較し、必要な機能を備えた上で費用対効果が高いツールを選ぶことが重要です。
3.業界別｜シフト管理システムの選び方と導入成功事例
続いて、「自社の業界ではどんな機能が必要なの？」そんな疑問にお答えするため、業界ごとの必須機能と実際の導入成功事例を紹介します。
飲食業
選定ポイント
パート、アルバイトの希望シフトの回収〜転記の工数を削減できるか、提出漏れを防止できる
飲食業は特にパート・アルバイトを中心とした店舗運営が多いかと思います。したがって働く方々の人数も多く「シフト希望の回収〜転記」自体にも手間がかかりやすく、この工数を削減できるかは大きなポイントになるかと思います。
売上予測と連動した適正配置が可能か
繁忙期や時間帯別の売上予測と連携し、適切なスタッフ配置を自動算出できる機能があれば、無駄な人件費を削減し、売上の最大化を図ることができます。
急な欠勤に対応するヘルプ機能があるか
シフトに空きが出た際に、迅速にヘルプ要請ができる機能があると、急な欠勤や不足人員の補充がスムーズになります。
シフト確定後の共有がスムーズにできるか
スタッフに対して確定シフトを簡単に通知できる機能があると、店舗運営の効率化につながります。
アルバイトスタッフの定着率向上につながるか
柔軟なシフト調整や、希望シフトの提出のしやすさなど、パート・アルバイトのスタッフにとっても使いやすいシステムであることも重要なポイントです。
小売業
選定ポイント
複数店舗を一元管理し、全店舗のシフトをスムーズに調整できるか
小売業では複数の店舗を運営しているケースが多いため、店舗ごとのシフトを一元管理し、横断的に調整できる機能が求められます。
売上データと連携し、適正な人員配置を自動算出できるか
店舗の売上状況に応じて、適正な人数を自動で割り当てられる機能があれば、人件費の最適化が可能になります。
リアルタイムでシフト変更を通知できるか
急なシフト変更が発生した際に、即座にスタッフへ通知し、迅速な対応ができる機能があるかどうかもチェックしましょう。
短時間勤務・シフトパターンの多様化に対応できるか
小売業では、短時間勤務や変則的なシフトパターンが多いため、柔軟なシフト作成が可能かどうかも重要です。
ー補足ー「シフトの提出期限が明確でないと、売上にも影響が出る？」
- アルバイトスタッフが多い業界（飲食業界や食品関連の小売業界など）では、各々が働きたい時間のシフト希望を出すことが多く、管理者が最適なシフトを組むのが難しくなります。結果的に、シフトの確定が遅れたり、人員配置のミスが生じることも…。
実は、シフト提出のルールを明確にし、適切なツールを使って回収すると、人件費の適正化だけでなく、売上の最大化 にもつながります。
介護・福祉・医療業界
選定ポイント
夜勤や資格管理がスムーズにできるか
介護業界では、夜勤シフトの管理や、資格の有無に応じた業務割り当てが求められるため、これらを一元管理できる機能が必要です。
多職種のシフト調整がスムーズに行えるか、配置基準に準じたシフトを簡単に作れるか
医療業界では、医師・看護師・技師・事務スタッフなど、多職種のスケジュールを一元管理できるシステムが望ましいです。
突発的な欠勤時に代替要員を即手配できる仕組みがあるか
急な欠勤やシフト変更が多い業界だからこそ、欠員補充を迅速に行える機能が求められます。
労務コンプライアンスチェック機能が搭載されているか
労働時間の上限管理や、法令違反を防ぐためのアラート機能が備わっているかどうかを確認しましょう。長時間勤務が発生しやすい業界のため、適切な労働時間の管理が可能かどうかもポイントです。
公平なシフト調整が可能か
職員間の負担が偏らないよう、公平なシフト割り当てができる機能が備わっているかも重要です。
サービス業
選定ポイント
多拠点・多業態のスタッフ管理ができるか
サービス業では、多拠点・多業態での運営が一般的なため、異なる店舗間でスタッフのシフト調整がスムーズに行える機能が求められます。
シフト変更時にリアルタイムで通知が可能か
予約変更や客足が思ったより鈍った等、都度の調整が必要になるケースが起きやすいサービス業。シフト変更が発生した際、すぐにスタッフへ通知し、円滑に調整できる機能があるかを確認しましょう。
シフト希望の提出が簡単で、スタッフの負担を軽減できるか
スタッフが希望シフトをスムーズに提出できるシステムであれば、管理者・スタッフ双方にとって使いやすいツールになります。
ー補足ー 離職率データから見るシフト管理の重要性
厚生労働省の「令和5年雇用動向調査結果の概況」によると、全産業の離職率は15.4% であり、特に以下の業種で離職率が高いことがわかっています。
離職率が高い業種
- 生活関連サービス業，娯楽業：20.8%
- サービス業（他に分類されないもの）：19.3%
- 宿泊業，飲食サービス業：18.2%
特に、サービス業や飲食業では、労働時間の不規則さや過重労働が離職の一因となるケースも多く、適切なシフト管理は必要不可欠です。
まとめ：業界別に最適なシフト管理システムを選ぼう！
シフト管理ツールを選ぶ際には、業界ごとの特性に合わせた機能が搭載されているか？をチェックすることが重要です。そして、業界特性を理解し、自社に最適なシフト管理システムを導入しましょう！
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