シフト作成で「ちょうどいい」人員配置にするには？ー時間別理想人数を知る
こんにちは。らくしふシフト管理ラボ編集部です。
目次
1. 時間別理想人数って？
2.「時間別理想人数」が必要な理由とは？現場が抱える課題を解消
3.「時間別理想人数」の使い方｜飲食・小売など現場での活用例
4. 少人数の店舗にも「時間別理想人数」は必要？｜誤解されがちな理由とメリット
5.「時間別理想人数」の設定方法を徹底解説｜現場に合ったシフト設計の第一歩
6.「時間別理想人数」×「スキル設定」で多様なシフトを自動調整
7. まとめ｜「時間別理想人数」の活用で変わるシフト作成｜今すぐ始められる工夫とは
1.時間別理想人数って？
飲食店や小売店、介護・医療など、時間帯によって忙しさが大きく変わる現場では、「いつ・何人いればいいか？」を把握しておくことが、安定した運営のカギになります。「時間別理想人数」と聞くと、一見すると少し堅く聞こえるかもしれませんが、シフト作成をしたことのある方なら、きっと一度は悩んだことがあるはずです。
たとえば・・・
ランチタイムなのに人が足りなくて現場が回らない
閑散時間にもスタッフが多くて、人件費がもったいない
経験者が偏っていて、新人だけで不安な時間帯がある
こうした問題の多くは、「時間帯ごとに、何人いれば適正なのか？」が明確になっていないことに原因があります。
「時間別理想人数」とは、その名の通り「時間ごとに、何人いれば現場が安定して回るか」をあらかじめ設定しておく考え方です。クラウドシフト管理「らくしふ」では、これを、時間別理想人数と呼んでいます。そしてこの考え方をそのまま機能として実装し、可視化・自動化できるようになっています。
今回は、そんな「時間別理想人数」のお話です。ちょっとニッチなお話ですが、ご興味ある方はぜひおつきあいくださいませ。
2.「時間別理想人数」が必要な理由とは？現場が抱える課題を解消
現場の忙しさは時間帯によって大きく変わります。にもかかわらず、「なんとなく感覚で組んだシフト」や「いつもの固定パターン」では、その変化にうまく対応しきれません。
結果として
・ピーク時間に人が足りずサービス品質が低下したり、
・閑散時間に人が余って人件費がムダになったり、
・スキルのある人が一部の時間に集中してしまったり・・・
そんな「見えづらい非効率」を解消するために、「時間別理想人数」を設定しておくことが重要なのです。
3.「時間別理想人数」の使い方｜飲食・小売など現場での活用例
たとえば、飲食店のシフト作成をイメージしてみてください。
例：飲食店のシフト作成
8時〜9時：開店準備だけだから、キッチンに1人いれば十分
12時〜13時：ランチピークで混雑するから、ホールとキッチンで4人必要
19時以降：客数が落ち着くので、ホール2人＋キッチン1人で回せそう
このように、時間帯ごとに必要な人数をあらかじめ設定しておけば、シフト作成の指針になります。「人手が足りない」「逆に余ってしまった」などの無駄や偏りを防ぎやすくなり、結果的に人手不足の緩和や人件費の最適化にもつながっていきます。
4.少人数の店舗にも「時間別理想人数」は必要？誤解されがちな理由とメリット
少人数の店舗で、スタッフが10人未満のシンプルなシフト体制なら、紙やExcelでもなんとか対応できるかもしれません。でも、これが10人、20人以上のスタッフを抱える店舗となると話は別。希望シフトの集約から調整、役割やスキルの分担まで、シフト管理者の負担は一気に増します。
たとえば・・・こんな調整が必要
・ホールとキッチンでポジションごとに人数を確保したい
・各時間帯にリーダーやレジ締めができるスタッフが必ず必要
・経験者と新人のバランスを見ながら現場を安定させたい
このような複雑な調整を毎週・毎月、シフト管理者がすべて手作業で行うのは至難の業です。「どこかに負担が集中している」「店長が残業してシフトを調整している」…そんな状況を変えるためにも、必要なタイミングに必要な人数を可視化する「時間別理想人数」は大きな助けになります。
5.「時間別理想人数」の設定方法を徹底解説｜現場に合ったシフト設計の第一歩
大体のイメージを持っていただいたところで、実際にクラウドシフト管理「らくしふ」では、どのように設定するかをご紹介します。
「らくしふ」での作成方法は2種類！
どちらの方法でも、1日分のモデルをテンプレートとしていくつでも登録可能です。
- 平日・週末ごと
- 売上見込みごと
テンプレートができれば、カレンダーに当てはめるだけ。曜日やお客さま数・売上の見込みなどによって使用するテンプレートをあらかじめ決めて、未来の日付に自動的に適用することも可能です。
作成方法①：「何時に何人」が明確な方向け
15分・30分・60分刻みで、時間枠ごとに必要人数を入力していくだけ。エクセルに数字を入力するようなイメージを持っていただければと思います。
そんなにはっきり数値化できていないよ！というシフト作成者さまにおすすめなのは、2つめの方法。
作成方法②：モデルシフトから算出する方法
例：1人目は9時～13時、2人目は11時～15時…と入力するだけで、らくしふが「何時に○人必要」と「時間別理想人数」を自動で算出します。
テンプレートをカレンダーに適用すると、
・この時間に何人が必要
・現在何人が入っているか
・どれだけ不足・超過しているか
などが、色と数値で一目瞭然になります。
シフト作成がはかどること間違いなしです。
もしシフト組みを考えるのが大変で、決まった時間のシフトばかりになってしまっているスタッフさんがいたら、これからはよりフレキシブルな働き方ができるようになるかもしれません。
6.「時間別理想人数」×「スキル設定」で多様なシフトを自動調整
さらに「らくしふ」では、「スキル」機能を活用して、特定スキルを持つ人材の配置も可視化可能です。
例えば、冒頭でも少し触れた「リーダーのできるスタッフさんがどの時間帯にもいてほしい」ような場合。
「らくしふ」は、あらかじめ”研修中”や”リーダー”などを「スキル」として登録し、リーダーのできるスタッフさんに付与しておくことが可能です。そして、登録した「スキル」別に「時間別理想人数」を設定することができ、その機能を活用して「”リーダー”のスキルの時間別理想人数」を作成します。
そうすると、さきほどご紹介した「時間別理想人数」の他に、各時間帯に”リーダー”のスキルを持ったスタッフさんが何人いるかも自動カウントできるようになるという仕組みです。
「閉店時間には”レジ締め”のスキルを持ったスタッフさんがいてほしいな」ど、お客さまで色々な使い方が可能です。
💡 スキルには「いつから有効にする」などの開始日も設定可能！
例：2ヶ月経ったら“〇〇”を付与するなど、先のシフトにも対応できます。
7.まとめ｜「時間別理想人数」の活用で変わるシフト作成｜今すぐ始められる工夫とは
「時間別理想人数」、少しでも便利そうだと感じていただけたシフト管理者のみなさま、ぜひ一度お試しください。既に「らくしふ」をご利用中の方も、まだ使ったことのない方もお気軽にどうぞ！
「早番・遅番」などの固定パターン向けには「シフト別理想人数」もありますが、それはまた別の機会に…！
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