シフトの作成時間が15時間から3時間に。店長間での自発的なヘルプ調整が可能な体制へ

大型店舗ではシフトの回収係を用意するほど、業務負担が大きくなっていた

それではまず初めに「らくしふ」導入以前、どのようにシフト管理をされていたのか、当時の課題を教えてください。

小山様「らくしふ」導入前、シフトはエクセルで作成していました。他の企業様も同様かもしれませんが、弊社の場合はスタッフ90名規模の大型店舗があり、その人数になると誰が希望シフトを提出した・していないのを確認するだけでも大変で、もちろんシフト作成にも物凄く時間が掛かっておりました。 これくらいの規模になると確定したシフトを周知するのも手間になります。店に来ないと確認できないとか、エクセルを印刷しても4枚になってしまうとか…。 もちろん大型店舗だけではなく、数名の小規模店舗もあるのですが、結局お店ごとのヘルプ勤務が発生するので、そのやり取りにはやはり時間が掛かっていました。

希望シフトの回収は当時、どのようにされていたのでしょうか？

小山様回収係のスタッフがいて、各自が紙に書いて、その回収係に提出していました。

90名の店舗だと毎月どのくらいの業務負担がありましたか？

小山様3日とか4日とかのレベルでした。もちろん営業時間の合間にシフトは作っていましたが、作成だけで15時間くらいかかっていましたね。

そこまで負担が大きいと大変ですね。予算管理などはいかがでしたでしょうか。

小山様店舗ごとの人件費などは、シフトの段階で確認するようなことはほとんどできていなかったですね。コロナ禍以前は売上も良く、毎日が忙しかったので、普通に営業していれば人件費が予算を超えることはなかったというのもありますが。

ありがとうございます。労務管理などはいかがでしょうか。

山口様外国籍のアルバイトに関しては目視で1週間28時間を超えないようにチェックするような、アナログなやり方で確認していましたね。

より普段の営業に力を入れることができるようになった

それでは「らくしふ」導入後の変化について、お伺いいたします。

小山様まず確定シフトを共有する際の紙での印刷が無くなりました。現在はわざわざ印刷して告知している店舗はございません。さらに各店舗のシフトがリアルタイムで共有できるので、店長同士が勝手にヘルプのやり取りをするようになりました。本部側が特に気にしなくても皆で上手くやってくれているようになりました。シフトの作成時間も3時間くらいになったはずですね。店長の負担も減り、労務的にも助かっています。 店長の負担が減ったことにより、これまで以上に営業に力を入れることができるようになりました。本来やるべきであるお店の管理だとか、営業を見るとか、お客様へのサービスだとか、そういったことに、より時間を使えるようになったことが大きいです。

それは素晴らしいですね。それ以外にもありますか？

小山様弊社の場合、繁忙期になると本社勤務している内勤が現場に手伝いに行くのですが、その社員のシフトも店舗別で管理できている点は助かっていますね。ここ何年間で様々なシステムを導入しましたが、「らくしふ」が一番効果を発揮していると思います。

「らくしふ」でやりきれていないことがありましたら、教えてください。

小山様予実管理をさらに強化していきたいなと思っております。勤怠管理は「らくしふ」ではできないですよね？

勤怠管理も一部ご用意しておりますし、他社の勤怠実績データを「らくしふ」に取り込み、予実管理まで実現することが可能です。追ってフォローさせてください。

複数店舗を経営されている会社は是非導入を

それでは最後に「らくしふ」未導入の方に向けたメッセージをお願いします。

小山様間違いなくシフト作成時間は短縮できます。シフト管理業務がストレスとなっている企業も多いと思います。シフトの希望を回収するにも膨大な時間が掛かりますし、月に数回しか出社しないスタッフへ確定シフトを共有するのも大きな手間でした。さまざまな負担が軽減されますので、複数店舗を経営されている企業様でしたら、多店舗の状況が簡単に把握でき、店舗間のヘルプのやり取りもスムーズに行えます。ぜひ導入すべき便利なツールだ思います。

小山様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！