現場から「使い続けたい」の声が上がった！工数のかかるヘルプ調整や見込み人件費管理の時短に成功

「脱エクセル」でシフト回収2時間分を削減

『らくしふ』の導入以前に抱えていた課題や悩みはどのようなものがありましたか。

相良様『らくしふ』の導入前は、私が作ったエクセルのシフト表をほとんどの店舗で使用していました。そんななか、人件費をしっかりと把握してシフト管理をしたいという考えから、シフト管理ツールの導入を検討しました。 『らくしふ』導入前は、紙もしくは個別のメッセージで希望シフトを提出してもらっていました。1店舗に20〜30名は在籍しているため、回収したシフトをエクセルに打ち込む作業は、どんなに早くても30分〜60分くらいかかっており、それを月2回行っていたので、全175店舗で考えると転記だけでも200時間近くの時間をシフト作成に要していました。

石井様私は2015年から塚田農場でアルバイト勤務していて、当時（『らくしふ』導入前）は店舗ごとにエクセルのシフト管理シートがありました。複数店舗で働くスタッフがいたり、ヘルプで別店舗に出勤するスタッフがいたりするため、店舗ごとのシフトをメールで送り合いながら、最終的なシフトを決めていかなければならなかったので、かなり非効率な運用でした。 『らくしふ』を導入してからは、複数店舗のシフトを一括で管理できるようになったので、エクセルを使っていた時代と比べると、格段に管理しやすくなり、進化しているなと感じます。

『らくしふ』導入によって、シフト回収・共有の負担は改善されましたか？

相良様各店長の時間が毎月2時間分ほど確保できるようになり、そのメリットは大きいです。回収したシフトをエクセルに打ち込む作業がなくなるだけでも、コストメリットがあると感じています。 また共有について今までのシフト管理では紙のシフトの写真を撮ってメッセージで流したり、PDFにして送ったりして、全員に共有していましたが、『らくしふ』ではそうした面倒な作業から解放されました。お店でパソコンを開かなくても、スマホでシフトの状況を確認できるようになったのはとても便利だと感じています。

ヘルプ調整を一括管理することで、工数大幅削減

ヘルプ勤務の調整に変化はありましたか？

相良様弊社では別店舗へのヘルプ勤務は毎日のように発生している状況です。導入前は、エクセルのシフト表にスタッフの希望時間を埋め込んでいき、それをシフト調整のための「シフト会議」に持ち寄って、ヘルプ要請や人員調整をするためにシフトの擦り合わせを行っていました。 また社内連絡ツールを用いてヘルプ調整用のグループを作ったこともあるのですが、毎回ヘルプを募集している店舗が気まずさを感じるなどうまくいかず、廃れていってしまいました。

田中様『らくしふ』を導入してからは、『らくしふ』上で各店舗のシフトや人員を確認することができ、会議の場でなくてもヘルプ調整ができるようになったため、ヘルプ要請の工数を大幅に減らすことができ、以前と比べて人員調整がだいぶ楽になりましたね。

スタッフへのヘルプ依頼についても、工数削減できたと伺いました。

田中様はい。これまでヘルプ要請をする際は都度スタッフに個別でメッセージをを送る必要がありましたが、グループで一斉に声をかけることができるようになり、シフト変更後はタイムリーにシフト表から確認してもらえるようになったので、一人ひとりに連絡する頻度が少なくなりました。これにより、おおよそ2時間程の工数削減につながっています。 また、キッチンには刺し場や揚げ場、焼き場、といったポジションがあるのですが、それぞれのポジションで必要なスキルは異なっています。店舗によっては兼務するところもあるため、店舗同士でヘルプを送り合う際は、「ヘルプに行く従業員の持つスキル」が「業務で求められるスキル」を満たしている必要があります。 『らくしふ』では、AからDまでのランクで各スタッフのスキルを設定できるので、ヘルプ要請する際に依頼先の店長にスキルを確認する必要がなくなり、スムーズに適切なヘルプ要員を見つけられるようになりました。そのため、かなり効率化につながったと考えています。

シフトが不足している部分への、追加提出率がアップした

シフトの回収に関しては『らくしふ』導入でどのように変わりましたか。

田中様スタッフからもらったシフトを同一の表で管理できるようになったのは、かなり大きい変化でしたね。 今まではグループメッセージでシフト回収をしていましたが、「誰がシフトを提出しているか・していないか」を一発で判断できないのが難点でした。 過去のメッセージを検索したりして、逐一確認する必要がありましたが、『らくしふ』導入後はスタッフが入力した希望シフトがそのままエクセルに反映されるため、一人ひとり確認しなければならないという課題が解決されたので、工数削減へとつながりました。

石井様人が足りない日のシフトを再度募る際に、以前よりも応えてくれる人が増えたなと感じています。

予算に対する「見込み人件費」の計算が楽になった

シフト作成時の人件費管理や人員配置設定は『らくしふ』を導入したことで、どのような点が改善されましたか？

田中様『らくしふ』導入前は、人件費をエクセルにまとめて計算していくのが面倒で、工数も多くかかってしまっていました。 導入後はシフト管理だけでなく、人件費の計算もすごく楽になったと思っています。人件費に加え、交通費も『らくしふ』に入れられるので、「見込み人件費」の概算は以前よりも出しやすくなっていますね。 今だと「人件費は単月予算の⚪︎%以内に収まるように」と目安を設定していて、それを超えないようにシステムを組んでいますが、リアルタイムで現在の見込み人件費が可視化されるので、使い勝手の良さを感じています。 また、日ごと・スタッフごとのメモ欄があるので、新しいスタッフが入った際にあらかじめ教育するポジションを記載しておくことで、スタッフ同士も事前に「この日はこのポジションを教わる、教える」ということがわかり、教える側の事前準備や教育スケジュールの立案がしやすくなりました。

石井様私がシフト作成時に重宝しているのは、時間帯ごとに適切な人員配置を考えられる「時間別理想人数」の機能です。一つひとつ自分で見て確認しなくていいので、とても気に入っています。

現場から「『らくしふ』を使いたい」と声が上がっている

現場の方は『らくしふ』に対してどう感じていますか？

相良様実はつい先日、営業コストの見直しの背景から、一部地域で『らくしふ』の利用を一時停止しよう、という話になったんです。ですが、その後それらの地域の『らくしふ』を開いてみると、変わらずシフトが入っているんですね。どうしたんだろうと思って現場に聞いてみると「便利なので今後も使わせてください！」と（笑）。 利用料を超えるメリットが『らくしふ』にはあり、辞める選択肢は不要なのだと感じた一件でした。

シフト管理ツールの便利な機能を使いこなすことが大切

『らくしふ』に期待していることや、あったらいい機能があれば教えてください。

相良様どんなに良いツールであっても、結局はそれを使いこなせるかに尽きると思います。まだ『らくしふ』を活用しきれていない店舗があれば、しっかりと浸透させていくことが求められるでしょう。 今後、期待することは店舗ごとに時間帯の人員充足度を見える化し、モデルシフトのような形でダッシュボード管理できれば、ヘルプやギグワーカーを割り当てる時間帯も把握しやすくなると思います。

最後にこれから『らくしふ』の導入を検討している方へ、メッセージを一言お願いします。

田中様最初は色々な設定が必要ですが、適切な人件費管理やシフト管理ができるようになれば、業務効率化にもつながります。店舗運営に合わせて必要な機能を使っていただくと良いのではないでしょうか。

石井様今まで頭の中に入っていたものが、『らくしふ』の機能により全部可視化されるので、うまく使いこなせれば、仕事の効率化やプライベートの時間の増加が見込めると思います。

相良様スタッフのシフト提出がすごく楽になり、かつ店長業務の効率化も図れることから、シフト管理ツールを入れない手はないでしょう。 また、自分たちがフィードバックしたことが『らくしふ』のアップデートで実装されて、より便利なものになっていっているので、今後の発展に期待したいですね。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。