シフト作成業務を半分以下に。バレンタインに数千人が動くチョコレートブランドが実現した、店舗の可視化と人件費コントロール

日本国内で300店舗を超えて展開するゴディバ ジャパン株式会社。バレンタインやホワイトデーといった繁忙期には多くの短期スタッフが加わり、シフト管理の複雑さは他業種の比ではありません。かつてはExcelと紙による管理が常態化し、店長は月4〜5時間以上をシフト作成に費やし、本社は300店舗を超えるシフトを一元的に把握する術がありませんでした。「らくしふ」を全店一斉導入してから約5年。シフト作成時間の大幅短縮にとどまらず、繁忙期の人件費をプラン内にコントロールする体制の確立、そして店舗間で自発的にヘルプし合う文化の醸成まで、同社の変化についてリテール本部の永田様と、ユニモちはら台店店長の伊藤様にお話を伺いました。

創業100周年を迎えたチョコレートブランドと、その店舗運営の裏側

まずは貴社の事業内容と、お二人のお仕事内容について教えてください。

永田様：ゴディバは1926年にベルギー・ブリュッセルで創業し、今年2026年に100周年を迎えました。1972年に日本へ進出して以来、チョコレートをはじめアイスクリームや焼き菓子、飲料など幅広い商品を展開しており、現在は国内300店舗を超えています。「チョコレートやカカオを通じて幸せを届けたい」という創業以来の想いを大切にしながら、100年の節目を機にあらためて新しい挑戦にも力を入れているところです。従業員数はパート・アルバイトスタッフを含めると2,000名以上になります。

永田様：私はゴディバジャパンのリテール事業部に所属しています。エリアマネージャー、統括マネージャーを経て現在のポジションでは6年ほど、店舗運営やオペレーション戦略を担当しています。お店の業務効率化やシステム導入のプロジェクトを推進する立場で、「らくしふ」の導入は今のポジションに着いて最初の仕事でした。

伊藤様：千葉県市原市にあるユニモちはら台店で店長を務めています。2015年にゴディバに入り、それ以前も売り場での勤務経験があるので、現場歴は10年以上になります。売上管理、シフト作成、労務管理、スタッフの採用・育成から接客まで、店舗運営全般を担っています。

紙に手書き、電卓で計算、最後にExcelへ転記。月4〜5時間を費やしていたシフト作成

「らくしふ」導入前のシフト管理方法を教えてください。

伊藤様：紙に手書きでシフトを書き、電卓で時間数を計算して、出来上がったものを最後にExcelに転記するという流れでした。スタッフの希望休は、プライバシーの観点から手帳に挟んで他の人に見られないよう管理していました。転記ミスがあれば全部やり直し。途中で接客に入ったりもするので、集中して一気に作れるわけでもなく、トータルで月4〜5時間以上はかかっていました。ベテランの私でそのくらいですから、新人やパソコンが苦手な方はもっとかかっていたと思います。

もう一つ大変だったのが、アルバイトスタッフの希望休が揃わないと社員のシフトも決められないことです。希望休の提出が遅い人には出勤日に電話やLINEで個別に催促していましたが、この回収作業自体がかなりの負担になっていました。

本社側から見た課題についても教えてください。

永田様：店舗側の課題もさることながら、本社側にも大きな課題がありました。300店舗を超えるシフトが各エリアマネージャーの手元にだけ存在しており、他の部門や他のエリアからは見えない状態でした。どこかの店舗のシフトを見たくても、そのエリアマネージャーに連絡してファイルを見せてもらうしかなかった。「今日誰が働いているか」すら、自分の担当以外は確認できない状況でした。

一時期はFAXでシフトを回収していました。その後メール添付に切り替えましたが、今度はエリアマネージャーと店長の間で完結してしまい、他の人の目に触れないまま。透明性のなさが根本的な課題でした。

バレンタインなどの繁忙期の状況を教えてください。

伊藤様：ゴディバの繁忙期は、全国で多数の短期アルバイトスタッフが一気に増えます。初めて来る方のスキルもバラバラですし、「やっぱり無理です」と急に来なくなってしまうケースもあります。欠員が出ても当日の補充は難しいので、結局社員が通し勤務で対応せざるを得ない状況でした。短期アルバイトスタッフの希望をまず最優先で入れて、それに合わせて既存スタッフを配置するという順番なので、シフトの組み方自体が通常月とは違う複雑さになっていました。

「誰でも使えるシンプルさ」とLINE連携。店舗に一斉導入した決断

「らくしふ」を選んだ決め手を教えてください。

永田様：当時、いろいろなサービスを検討しながら進めていたのですが、「らくしふ」以外のサービスは高性能だけれども習得が難しいものが多かった。全国の店舗にはパソコンが苦手な方もたくさんいますから、「誰でもできる簡単なシステム」を探していました。「らくしふ」は非常にわかりやすく、これなら誰でも迷わず使えるだろうと感じました。加えて、スタッフがLINEで希望休を提出できるという点が、当社の現場にぴったりマッチしました。

全店舗への一斉導入についてお聞かせください。

永田様：操作が簡単だという確信がありましたし、繁忙期の前だったので、ぜひこのタイミングで使い始めてほしいという思いがあって一気に全店舗に導入しました。

ただ、現場からの抵抗もありました。シフトは月に1回しか作らないため、触れる回数が少なく習熟に時間がかかります。実際に最初の1年間は数多くの質問が寄せられましたし、何回もクロスビットさんに説明会を開いていただきました。担当の方と密にご相談できる体制を作ってもらい、二人三脚で1年間取り組みました。

伊藤様：当初は、正直「また仕事が増えた」「できるだろうか」というプレッシャーはありました。しかし、本社が店舗の事を考え、業務改革を進めてくれていることはみんなわかっていたので、「きっと私たちのためにやってくれている」と信じて取り組みました。サポートの方にいつでも質問できる体制も心強かったです。使ってみると意外と簡単で、次第に確信に変わっていきました。

シフト作成が月1〜2時間へ。繁忙期の人件費をプラン内に収めた「可視化」の力

導入後、シフト作成がどのように変わったか教えてください。

伊藤様：希望休が管理者画面に自動で反映されるため、転記作業がまるごとなくなりました。時間数も自動で計算されるので、あとは当てはめていくだけです。集中すれば1〜2時間で1ヶ月分のシフトが完成します。以前は4〜5時間かかっていたことを思うと、まったくの別世界です。シフト作成に関するプレッシャーとストレスがなくなりました。

また、ありがたいのが自動リマインド機能です。締切の4日前、3日前、当日と通知が届くので、店長に代わってスタッフへ提出を促してくれます。スタッフが「期限内に出さなければ自分の希望が通らなくなる」と意識するようになり、以前は電話やLINEで個別に催促していた業務がほぼなくなりました。

本社の管理体制にどのような変化があったか教えてください。

永田様：一番大きいのは、全店舗のシフトが本社から一覧で見えるようになったことです。本社のスタッフも画面から各店舗の状況を確認できます。本社スタッフ複数の目から店舗のシフトを客観的に検証する事も可能となり「この店舗のこの日にこれだけの人員が配置されているのはなぜか」と、気づきが増え店舗とのコミュニケーションも増えました。

特に効果が大きかったのが繁忙期の人件費コントロールです。データダウンロード機能を使い、全店舗のプランと実績を集計し、人件費がプラン内に収まっているかモニタリングする体制を確立する事ができました。これは我々にとってとても大きな収穫です。

他店舗のシフトが「見える」ことで生まれた、自発的な助け合いの文化

店舗間の連携における変化を教えてください。

伊藤様：他の店舗のシフトが見られるようになったことが非常に大きいです。以前はヘルプ（他店舗応援）を募集されても、その店がどのくらい大変なのかわかりませんでした。しかし今はシフトを見れば一目で状況が把握できます。それにより、店舗間でヘルプの依頼ができ、コミュニケーションが効率的になりました。

当店はスタッフが定着しているため比較的余裕がある方で、他の店舗が困っていれば、当店から送り出す側になることが多いです。いつか自分の店にも助けが必要なときが来るかもしれないから、今のうちに協力しておこう、という気持ちもあります。

永田様：本社側でも、同規模店舗の店舗同士のシフトを比較して、「この店舗を参考にしてみて」と具体的に指導に活用できるようになりました。紙の時代にはまったくできなかったことです。複数の目を通すことで気づきが生まれ、それが人件費のコントロールにもつながっています。「らくしふ」がなければ、この管理体制は実現できていなかったと思います。

スタッフの定着にも効果を感じているか教えてください。

伊藤様：シフト作成の際に、特定の人に偏らないよう公平に組むことを強く意識していますし、希望休のプライバシーも守っています。「らくしふ」では作成中にスタッフ全員の勤務時間がリアルタイムで見えるため、均等に配分しやすくなりました。こうした小さな配慮の積み重ねが、チームの居心地の良さ、スタッフの定着に繋がっていると感じています。

最後に、今後の展望や、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

伊藤様：4〜5時間かかっていたシフト作成が1〜2時間で終わるようになって、生まれた時間を人材育成や接客に使えるようになったのが一番大きいです。最初は少し不安もありましたが、使ってみれば間違いなく時短になります。

永田様：最初の1年はやっぱり慣れるまで大変です。でも、わからなかったらすぐ聞けるサポート体制が非常に整っていますので、まずは12ヶ月ちゃんと使ってみれば、あとは難しいことはありません。今、もしらくしふの導入を迷っている企業様がいらしたら、導入後は、多くの店舗で効果を実感していただけると思います。

※内容は取材当時（2026年4月）のものです。現在の情報とは異なる場合があります。

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