サービス業における「シフト管理アプリ」と「シフト管理システム」の違いと選び方
こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
目次
- はじめに｜無料のシフト管理アプリ、限界に気づいていますか？
- シフト管理ツールの「3タイプ」を整理しよう
- アナログ型（紙・Excel）
- アプリ型（無料アプリ・LINE）
- システム型（クラウド業務用）
- 「シフト管理アプリ」と「シフト管理システム」の違いとは？比較表でわかる違いと特徴
- 「使いにくいアプリだった…」よくある失敗例
- ケース1：LINE連絡の属人化
- ケース2：無料アプリの機能不足
- ケース3：毎月ゼロからの繰り返し
- 「システムはまだ早い？」いいえ、少人数でも仕組み化は重要です
- 自社に合うのはアプリ？システム？チェックポイント規模・作業時間・属人化リスク・法令対応などで比較
- まとめ｜アプリで回らないと感じたら、システムに切り替える合図
1.はじめに｜なんとなく使っている無料のシフト管理アプリ、限界に気づいていますか？
「無料のシフト管理アプリを試してみたけれど、結局またExcelに戻ってしまった」 「アプリとシステムって、どう違うの？」
このような声をサービス業の皆様からよく耳にします。現場の店長やサービス業でシフト作成やシフト管理を担当している方の中には、“とりあえず便利そう”で無料のシフト管理アプリを導入してみたものの、「情報の共有がしづらい」・「属人化してしまった」・「使い勝手がイマイチだった」などで、結局紙での管理やExcelに戻るといったデジタル化への壁に直面するケースが多く見られます。無料で始められる気軽さや、スタッフ側の操作しやすさを優先した結果、管理者側の負担が減らず「思ったよりシフト作成時間を削減できなかった」「業務効率化が進まなかった」と感じる方も少なくありません。スタッフの希望シフト提出の確認に時間を取られたり、店長個人のスマホに希望が集中してしまったりと、シフト管理ツールの導入が“新たな属人化”を生む事例もあります。
本記事では、よく混同されがちな“アプリ”と“システム”の違いを整理し、サービス業の現場に合ったシフト管理の方法を選ぶためのポイントを解説します。
2.シフト管理ツールの「3タイプ」を整理しよう
サービス業の現場では、急な欠勤や早退が日常的に発生しやすいほか、曜日や季節によって繁閑差が大きいといった特有の課題があります。そのため、どのような方法でシフトを組むかによって、現場の柔軟性や対応力に大きな差が出ます。シフト管理にはさまざまな方法がありますが、大きく分けると以下の3タイプに分類されます。
① アナログ型（紙・Excelでの手作業でシフト作成）
【特徴】シフト表を紙に手書きしたり、Excelファイルでシフト作成する運用。過去のテンプレートをコピーして作成するケースが多い。
【よくある課題】希望シフトの提出漏れの把握が難しい／都度提出を促したり、人手が不足する時間帯の交渉に手間／印刷・貼り出しが必要／希望の集計が手作業のためミスが発生しやすい／修正が手間／人によってシフトの精度に差が出る
「無料でできる」点が魅力だが、属人化・非効率の壁にぶつかりやすい。店長やベテランスタッフの経験に頼った運用になりがちで、シフト管理の引き継ぎやスタッフが休職や退職等で離脱する際に混乱を招くことも
② アプリ型（個人スマホで提出・シフト作成まで）
【特徴】無料。個人向けのシフト提出アプリや、個人LINEなどチャットツールで希望を送るスタイル。
【よくある課題】提出方法がバラバラで管理しづらい／誰が出していないか分からない／店長のスマホに情報が集中／情報が流れて確認できない／管理者に休日でも通知がきて気が休まらない
「無料」でシフト管理アプリを手軽に始められるが、連携機能や全体把握には限界がある。また、アプリを使いこなせず、結局は紙や口頭でのやりとりに戻ってしまうことも。
③ システム型（管理画面・機能連携が充実）
【特徴】クラウド型の業務用システム。スタッフからの提出と管理者側の調整・通知・分析まで一元化。
【よくある効果】提出の自動リマインド／一目で状況把握／時間帯に必要な人員配置の自動補助／勤怠・給与システムとの連携
「シフト管理システム」として設計されているため、現場の業務設計そのものを効率化できる。データが蓄積されることで、毎月の傾向や配置ミスの改善、シフト作成にかかる時間の削減にも寄与。システムで管理することで属人化を防ぐ。
導入のしやすさだけで選ぶとアプリ型を選びがちですが、現場の運用と合っていないと結局アナログに戻るリスクもあります。
3.「シフト管理アプリ」と「シフト管理システム」の違いとは？
「アプリ」は、手軽に“シフトを組む・希望を集める”ことを目的としたツールで、導入も操作もシンプル。一方で「システム」は、“適正配置”や“業務効率化”“法令対応”“人件費の最適化”といった一段上の運用を可能にする仕組みです。
つまり、アプリ＝便利に始めるためのツール、システム＝現場課題を根本から解決するための仕組みとして活用のスコープが異なります。
| 比較項目 | シフト管理アプリ | シフト管理システム |
|---|---|---|
| 導入のしやすさ | ◎（すぐダウンロード可能） | ○（初期設定・管理画面の準備あり） |
| 管理者の操作性 | △（提出状況が見えにくい） | ◎（提出状況・調整状況が一目でわかる） |
| スタッフの利便性 | ◎（スマホで普段から慣れている） | ◎（LINE等との連携で自然な導線） |
| 通知・共有機能 | △（手動連絡、見逃しやすい） | ◎（LINE等との連携で自然な導線） |
| 勤怠・給与連携 | ×（なし） | ◎（APIやCSV連携で対応可能） |
| 属人化リスク | ×（個人に依存） | ◎（仕組みで分担・可視化） |
| 費用感（目安） | ◎ 無料～月数千円（機能制限あり | △ 月数千円〜（店舗数・機能によって変動） |
| 代表的な具体例 | CAST（キャスト） ペタットシフト assift Googleフォームや個人LINEなど | らくしふ アールシフト ジョブカンシフト管理 Airシフトなど |
4.「使いにくいアプリだった…」よくある失敗例
ケース1：LINEで希望提出 → 店長の個人スマホに連絡集中
スタッフごとに違う形式で希望が届き、誰がいつどの媒体で出したのか分からない。結局Excelに転記して、提出の催促も個別に行う羽目になってしまったケース。休日や業務時間外にもシフト管理者にメッセージが届くと、精神的な負担にもつながります。特にサービス業の店長は、営業中は接客・レジ対応・スタッフ指導などで手が離せず、事務作業は営業後に回すしかないということも少なくありません。そうした中で、私用スマホでの希望提出対応まで求められると、業務とプライベートの線引きが難しくなり、結果としてシフト管理そのものがストレスの原因になってしまいます。
ケース2：無料アプリを使ってみたが機能不足
一部のスタッフがアプリに対応しておらず、通知が届かず未提出が続出。さらにシフト作成時には役割別の人員配置や締切設定ができず、結果として効率的にシフトを組めなかったといったように機能不足により失敗してしまった例もあります。サービス業では、ランチやディナーなどのピーク時間に合わせた的確な人員配置が求められるほか、ポジション別（例：レジ、ホール、厨房など）でのシフト設計が重要です。無料アプリではこうした細かな設定が難しく、結果として「人がいるのに回らない」事態に繋がるケースもあります。
ケース3：集計・分析ができず、毎月ゼロからの繰り返しに
無料アプリやExcelで作成したシフトでは、誰がどれくらい出勤しているか、残業が発生しているか、どの時間帯に人手が足りないかといった情報を蓄積・分析できません。そのため、毎月のシフト作成が“経験と勘”に頼る繰り返しになり、改善が進まず非効率な運用から抜け出せない状態に陥ります。また、労働時間の上限や休憩付与、年少者・留学生の勤務制限など、労働基準法に関わる要件を自動的に確認・反映することが難しく、法令違反リスクが高まるおそれもあります。
このような“アプリの限界”に直面し、結局アナログ管理に戻ってしまう現場は決して少なくありません。
5.「システムはまだ早い？」いいえ、少人数でも仕組み化は重要です
もしかすると店長や管理者の方が、「うちの店舗にはシステムは大げさすぎるのでは？」と感じるかもしれません。しかし実際には、少人数で現場を回しているサービス業だからこそ、日々の業務負荷を軽減し、属人化を防ぐ“仕組み”が必要とされています。シフト作成の効率化はもちろんのこと、提出漏れの防止、法令違反リスクの軽減、スタッフとのコミュニケーション負荷の削減に加え、店舗間の人員調整や本部主導での一元管理といった全体最適の実現にもつながります。また、年少者や外国人スタッフの就労制限に対応したチェック機能を備えることで、法令順守とリスクマネジメントの観点からも有効です。現場にフィットしたシステムの導入によって得られる効果は少なくありません。
たとえば、クラウドシフト管理「らくしふ」では、
・スタッフは「らくしふ」のLINE上で希望シフトを出せて、確定シフトもそのまま確認可能（専用アプリのダウンロードは不要）
・個人LINEではないため、店長や管理者は休日や労働時間外に希望シフトの連絡を受け取る必要がない
・提出状況を管理画面で一括把握・調整でき、手作業による確認・転記の負担を軽減
・希望の自動リマインド機能や、人員過不足チェック、勤怠データとの連携にも対応
といったように、“アプリの使いやすさ”と“システムの管理機能”を両立した仕組みになっています。
「現場のスタッフにとっては使いやすく、店長にとってはラクになる」そんな仕組みが自然と現場に定着しやすいため継続率は99％以上を誇ります。シフト作成の効率化だけでなく、情報共有・管理業務・人件費のコントロールまで含めて改善できるのが「シフト管理システム」の強みです。
6.自社に合うのはアプリ？システム？チェックポイント
シフト管理アプリとシステム、どちらが自社に合うか迷ったら、以下のガイドを参考にしてみてください。
導入比較ガイド
| 観点 | アプリ型が向いているケース | システム型が向いているケース |
|---|---|---|
| 店舗規模・人数 | スタッフ数が少なく、比較的固定されたメンバーで運営している | スタッフが10名以上おり、入れ替わりや調整が頻繁に発生する |
| シフト作成にかかる時間 | 月1〜2時間程度で収まっている | 月5時間以上かかっており、作業負荷が高い |
| 管理の負担 | 店長がすべて把握できる範囲／LINEなどで十分回っている | 店長1人では限界を感じており、他メンバーや本部でも対応できる体制を構築したい |
| 属人化の懸念 | 今のところ問題ない／管理者の変更は当面ない | 管理者交代や休職時に混乱が起きた／属人化を脱したい |
| 法令・労務対応 | 労働時間や年齢制限などのチェックは手動で対応している | 年少者・外国人の労務制限や残業上限などの自動チェックが必要 |
| 店舗数・拠点数 | 1店舗で完結しており、外部との連携は特にない | 複数店舗での人員調整やシフト共有が求められる／勤怠や給与との連携も検討している |
| 多店舗展開 | 想定していない／店長ごとに個別対応で十分対応できる | 複数店舗を一元管理したい／本部主導で運用ルールを統一したい |
| サポート体制 | 基本的に自己解決／問い合わせ対応なし | 導入サポート・設定代行・運用サポートなどの支援体制あり |
| 目的 | 希望提出の効率化が中心 | 管理者の負担軽減／業務効率化／コンプライアンス強化／データ活用 |
7.まとめ｜アプリで回らないと感じたら、システムに切り替える合図
アプリは気軽に始められますが、「管理がラクになる」ことを本気で目指すなら、システムという選択肢を検討するべきです。特に飲食店・小売・介護・医療など、少人数で現場を回すサービス業こそ、業務の属人化を防ぎ、スタッフとの信頼関係を築く“仕組み”が必要です。
さらに、法令対応や労働時間の適正管理といったコンプライアンス面の強化にもつながり、経営リスクの軽減にも寄与します。業務負荷の軽減だけでなく、人件費の最適化や、従業員定着率の向上、教育コストの削減といった面でもプラス効果が期待できるのが、シフト管理システムの本質的な価値です。そして何より、安定したシフト体制は接客やサービスの質に直結し、結果として“お客様の満足度”にもつながります。
「そろそろアプリじゃ限界かも…」そう感じたときが、見直しのタイミングかもしれません。
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