シフト管理とは？ー意味・方法・ツール・シフト作成の基本〜成功事例まで完全ガイドー

こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。

目次

1. はじめに｜なぜ今「シフト管理」が注目されているのか
2. シフト管理の基本｜シフト表作成との違いやDX的視点まで解説
   • シフト管理の基本とは？押さえておくべき4つのポイント
   • シフト管理の役割と意味
   • シフト管理がもたらすDX的価値
3. 「シフト作成」と「シフト管理」、その違いは？
4. シフト管理を行うのは誰？主な担当者とその役割
5. 適切なシフト管理を怠ることで起きる、顧客・従業員・経営への影響
6. シフト管理の主な手法とそれぞれの特徴
   • 紙・ホワイトボード方式
   • Excel・スプレッドシート方式
   • シフト管理アプリ方式
   • クラウド型システム方式
7. これからのシフト管理｜AI時代のスタンダードとは
8. シフト管理が上手な企業の共通点
   • 成功事例：らくしふを導入いただいている実際の企業での取り組み
9. まとめ｜シフト管理は現場と経営をつなぐ「戦略的インフラ」

1. はじめに｜なぜ今「シフト管理」が注目されているのか

飲食店、小売店、介護施設、医療機関など、多くのサービス業において、現場運営の要となるのが「シフト管理」です。働き方改革の推進や人手不足の深刻化に加え、スポットワーカー、副業・兼業人材、短時間勤務など、働き方の多様化が急速に進んでいます。こうした背景のもと、従来の「勤務シフト表を作るだけ」の運用では、すでに限界を迎えている現場も少なくありません。
特に、「どの時間に・誰が・どの業務を担当するか」を的確に設計する力は、現場の安定運営と企業の競争力に直結する重要なマネジメントスキルです。加えて、労働基準法の改正による「36協定」や「労働時間の上限規制」、パートタイム労働者の「103万円の壁」見直しといった制度面の変化も、スケジューリングの難易度を大きく引き上げています。
こうした複雑化する労務環境に対応する手段として、人事・労務分野におけるデジタルトランスフォーメーション（HRDX）が注目されています。中でも、シフト管理は「重要性の高い一方で、後回しにされがちだった領域」として、いま見直しの動きが広がり始めています。

HRDXとは？

HRDXとは、Human Resources Digital Transformation（人事・労務のデジタルトランスフォーメーション）の略で、人材管理業務をIT・クラウド・AIなどで効率化・高度化する取り組みを指します。シフト管理はその中でも現場と人をつなぐ重要な領域とされ、属人化の解消、法令対応、働き方の多様化への対応など、多くのメリットが期待されています。

従来の属人的な管理手法では、法令違反のリスクや従業員満足度の低下、さらには離職率の上昇といった深刻な問題を引き起こしかねません。だからこそ今、「シフト管理」は単なる現場作業ではなく、HRDX推進の一歩としても、経営戦略の視点から再設計が求められる領域となっているのです。

2. シフト管理の基本｜シフト表作成との違いやDX的視点まで解説

「シフト管理」とは、従業員の勤務予定を体系的に管理し、必要な人員を適切な時間・場所・業務に配置する業務全般を指します。しかし、「勤務シフト表を作ること」＝「シフト管理」と考えるのは、すでに過去の話です。

シフト管理の基本とは？押さえておくべき4つのポイント

では、シフト管理の基本を押さえるには、どのような視点が必要なのでしょうか？以下の4つが、実践の場で欠かせない基本要素です。

こうした視点を押さえることで、シフト管理は単なる作業から「現場と経営をつなぐマネジメント」へと進化します。現場の納得感と経営効率を両立させるために、基本に立ち返った運用が求められています。

シフト管理の役割と意味

現代のシフト管理は、現場の運営を支えるだけでなく、従業員の満足度を高め、サービスの質を保ち、経営効率を最適化する。そんな三方向の価値を生み出す「戦略的業務」として位置づけられています。

・業務の安定運営

適切な人員配置により、欠員や人手不足を防ぎ、サービスの質を一定に保ちます。特に、繁忙時間帯の人員確保や、スキルのある従業員の適切な配置は、顧客満足度に直結する重要な要素です。

・労働時間の適正管理

労働基準法の遵守、36協定の上限時間管理、有給休暇の計画的取得などを通じて、法令遵守と従業員の健康管理を両立。企業のリスク回避と職場環境の整備に貢献します。

・従業員満足の向上

個人の希望と現場の都合をバランスよく調整し、公平性を保ちながらモチベーションを維持。ワークライフバランスの実現は、離職率の低下と職場の安定性向上につながります。

・人件費の最適化

売上や来客数データに基づいて人員配置を調整することで、過剰配置や人手不足を回避し、無駄のない人件費運用を実現。これは企業の収益性向上に直結します。

シフト管理がもたらすDX的価値

近年では、クラウド型のシフト管理ツールを導入することで、業務効率だけでなく経営判断の高度化にもつながっています。シフト管理がデジタル化されると、勤怠実績・人件費・労働時間・希望提出率などがデータとして蓄積され、以下のような活用が可能になります。

活用可能な事例

勤務予実のギャップを可視化し、改善サイクルを構築
ピーク時間帯に対する人員最適化でサービス品質を維持
稼働率・人件費率の見える化により、収益改善に寄与
希望調整・公平性の可視化により、従業員満足度を向上

つまり、シフト管理をデジタルで「見える化」し、データを活用して現場と経営をつなぐ仕組みこそが、DXの一環としてのシフト管理です。いまやシフト管理は、エクセルで属人的にこなす作業から、クラウドとデータで動かす戦略業務へと進化しています。これこそが、HRDX（人事・労務のDX）の重要な一歩なのです。

3.「シフト作成」と「シフト管理」、その違いは？

一言で表すなら、「作ること」と「運用すること」の違いです。ただし、より正確に言えば、「シフト作成」は「シフト管理」に含まれる要素の一つです。
「シフト作成」は、スタッフの希望や業務ニーズ、法令などを踏まえて、誰を・いつ・どこに配置するかを計画するプロセスを指します。一方、「シフト管理」はこの作成プロセスに加えて、欠勤や遅刻への対応、スタッフとの連絡、労働時間の管理、人件費の把握や調整など、日々の運用全体を含む広範な業務を意味します。つまり、シフト作成は「設計図を描く」作業、シフト管理は「設計図通りに現場を動かす」業務全体だと捉えるとわかりやすいでしょう。
どちらか一方だけを整えても、現場はうまく回りません。両者を連携させることが、現場の安定運営やスタッフ満足、さらにはサービス品質の向上につながります。

シフト管理「アプリ」とシフト管理「システム」の違い

4. シフト管理を行うのは誰？主な担当者とその役割

シフト管理の担当者は、企業の業種・規模・組織構造によって大きく異なります。効果的なシフト管理を実現するためには、それぞれの組織形態に応じた最適な担当者の選定と役割分担が不可欠です。

店舗・現場主導型

担当者： 店長、現場マネージャー、チームリーダー
特徴： 現場の状況を最も詳しく把握している管理者が直接シフトを作成・調整する形態です。従業員の個人的な事情や能力、現場の細かなニーズを反映しやすいという利点があります。
メリット： 柔軟な対応が可能で、スタッフとのコミュニケーションが密接
課題： 担当者の経験や能力に依存しやすく、店舗間での管理品質にばらつきが生じやすい

本部・管理部門主導型

担当者： 人事部門、業務推進部門、労務管理部門
特徴： 複数の拠点を統一的に管理し、全社的な視点からシフト管理を行う形態です。労務管理の専門知識を活用し、法令遵守を徹底できます。
メリット： 一貫した管理基準、法令遵守の徹底、データの集約・分析が可能
課題： 現場の実情を把握しづらく、リアルタイムな調整が困難

協働型

担当者： 現場管理者＋エリアマネージャー／人事部門の連携
特徴： 現場の実情と全体最適の視点を両立させる形態です。現場の声を活かしながら、組織全体の効率性も追求できます。
メリット： 現場視点と経営視点のバランス、専門性の活用
課題： 連携の仕組み作りと継続的なコミュニケーションが必要
現場の規模が大きくなるほど、個人の能力や経験に依存する管理方式では限界があり、「システム化」と「標準化」の重要性が高まります。

初めてでも安心！業種別シフト管理マニュアル

5.適切なシフト管理を怠ることで起きる、顧客・従業員・経営への影響

シフト管理が属人的で非効率なままだと、企業はさまざまな深刻な問題に直面します。これらは単なる「現場の課題」ではなく、顧客満足の低下、従業員の疲弊、経営リスクの増大といったかたちで、長期的な競争力や信頼性にも大きな打撃を与えます。

勤務の偏り・不公平感による組織の不安定化

公平なシフト作成のポイントは？

欠員や人手不足に追いつかない現場の危機

勤務シフトが早く決まる店は人手不足に勝てる！LINEを活用したシフト管理術

労働法令違反と社会的信用の失墜

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人件費コントロールの失敗による経営への悪影響

見直すだけで売上げUP？シフト管理の最適化がもたらす経営メリット

従業員のワークライフバランス悪化

適切なシフト管理は、単に「人を揃える」だけではありません。従業員の満足度、顧客体験、経営の健全性…そのすべてを支える「見えないインフラ」です。だからこそ属人的な方法から脱却し、データとツールを活用した「見える化」「最適化」への転換が急務なのです。

6.シフト管理の主な手法とそれぞれの特徴

シフト管理の方法は、技術の進化とともに多様化してきました。それぞれの手法には特有のメリットと課題があり、業種・組織規模・運用目的に応じた選択が求められます。

■ 紙・ホワイトボード方式

特徴： 紙や口頭で希望シフトを聞き、店舗内の掲示板やホワイトボードでシフト表の管理をする、もっとも基本的なアナログ管理手法。
メリット：導入コストがかからず、すぐに使い始められる・視覚的で直感的な操作が可能・特別な設定や研修が不要
デメリット：希望の回収がアナログなので転記ミスが起きやすい・修正や変更に手間がかかり、最新情報の共有が困難・拠点間での情報共有やデータ活用ができない・労働時間の上限管理や法令チェックができず、コンプライアンス面で不安が残る

■ Excel・スプレッドシート方式

特徴： 紙や口頭で希望シフトを聞き、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートを活用する、表計算ベースの管理。
メリット：基本的な機能は無料で利用可能・高いカスタマイズ性があり、多くの人にとって操作がなじみやすい・条件付き書式や関数を使えば、一定の自動化や集計も可能
デメリット：希望の回収がアナログなので転記ミスが起きやすい・複雑な設定が属人化しやすく、担当者依存の運用になりがち・同時編集やバージョン管理に課題があり、エラーが発生しやすい・法令チェック機能がなく、勤務時間の適正管理が難しい・拠点数が多い・運用規模が大きい現場には不向き・予実管理が難しい

■ シフト管理アプリ方式

特徴： スマートフォンアプリをベースにした、小規模事業者向けのシフト管理ツール。
メリット：LINE連携など、若年層アルバイトにも使いやすいインターフェース・外出先からでもシフト確認・操作が可能・通知機能により、提出忘れや連絡漏れを防止・比較的安価で導入でき、現場単位で手軽に始められる
デメリット：多拠点の一括管理や本部連携には非対応な場合が多い・詳細な分析や人件費管理には不向き・労働時間の制限や有給取得など、法令対応機能は限定的・データ化できず予実管理ができない

■ クラウド型システム方式

特徴： インターネット上で稼働する本格的なシフト管理システムで、複数拠点や大規模組織にも対応可能。
メリット：拠点間の一元管理やデータ連携に対応・自動集計、勤務時間・労務リスクのアラート、法令チェックなど機能が充実・売上や来客予測との連動で、人件費最適化が可能・セキュリティ対策やバックアップも完備され、継続的な機能アップデートあり・勤怠システムと連携した予実管理が可能
デメリット：導入時に初期設定や操作習得の手間がかかる・月額料金などランニングコストが発生・安定したインターネット接続環境が必須

現在では、LINEなどのコミュニケーションツールと連携し、希望シフトの回収から自動作成・法令チェックまで一括管理できるクラウド型システムが、多くの現場で支持を集めています。特に「属人化からの脱却」「法令対応」「人件費の可視化」を求める企業にとって、有力な選択肢となっています。

シフト管理はExcelで十分？クラウドを導入すべき理由と3つのメリット

7. これからのシフト管理｜AI時代のスタンダードとは

デジタル技術の飛躍的な進歩により、シフト管理の分野でもAI・機械学習・ビッグデータ解析を活用した「戦略的シフト管理」が現実のものとなっています。これらの技術により、従来の人手による調整では不可能だった高度な最適化と自動化が実現されています。

データを用いた自動シフト案作成

過去の勤務データ、従業員の希望、来店予測、売上データ、天候情報などの多元的なデータを機械学習で分析し、最適なシフト案を自動生成します。この技術により、管理者の経験や勘に頼らない、データドリブンなシフト作成が可能になります。

予測分析による需要予測の活用

過去の売上データ、季節変動、天候、イベント情報などを総合的に分析し、必要人員数を高精度で予測します。これにより、過剰人員による人件費の無駄や、人手不足による売上機会の損失を最小限に抑えることができます。

自動希望回収とリアルタイム通知

LINE、Slack、メールなどの各種コミュニケーションツールと連携し、従業員からの希望を自動的に収集・集計します。また、シフト確定や変更の際には、関係者全員にリアルタイムで通知が送信され、情報の行き違いや確認漏れを防止します。

人件費・売上データ連動による収益最適化

POSシステムや人事システムなどと連携し、売上予測に基づいた人員配置により、人件費率の最適化を図ります。時間帯別の売上効率を分析し、収益性を最大化するシフト編成を提案します。

法令遵守の自動アラート

36協定の上限時間、有給休暇の取得状況、連続勤務日数などを常時監視し、法令違反のリスクがある場合には事前にアラートを発信します。これにより、労働基準法違反のリスクを大幅に軽減できます。

複数店舗の統合管理とヘルプ調整

複数の店舗や拠点を持つ企業では、店舗間の人員調整やヘルプ派遣を自動化し、全社的な人材活用の最適化を図ります。特定店舗の急な欠員に対して、他店舗からの応援を効率的に調整できます。

働き方改革への対応

テレワーク、時短勤務、フレックスタイム制など、多様な働き方に対応したシフト管理が可能になります。従業員の個別の事情や希望を考慮しながら、業務効率を最大化する勤務形態を提案します。
これらの技術により、管理者の負担を大幅に軽減しながら、現場の効率性と従業員満足度を両立させるシフト運用が実現されています。

8. シフト管理が上手な企業の共通点

優れたシフト管理を実現している企業を調査すると、いくつかの共通した特徴と成功要因が見えてきます。これらの企業は、単なるツールの導入だけでなく、組織全体でシフト管理を戦略的に捉え、継続的な改善を行っています。

透明性と操作性の確保
シフト情報が常に見える化されており、管理者だけでなく一般従業員も自分の勤務状況や希望の反映状況を簡単に確認できます。また、シフト変更や希望提出の操作が直感的で、年齢や経験に関係なく誰でも利用できるシステムを構築しています。
希望と現実のバランス調整
従業員の個人的な希望を最大限尊重しながら、店舗の運営要件も満たすバランスの取れた調整を行っています。単純に「希望通り」や「会社都合優先」ではなく、双方の妥協点を見つける仕組みを持っています。
属人化の排除と継承可能性
特定の個人の経験や勘に依存しない、標準化されたプロセスを構築しています。管理者が変わっても同じ品質のシフト管理が継続でき、新任者への引き継ぎもスムーズに行えます。
リアルタイム対応力
急な欠勤や業務変更に対して、迅速に調整・共有できる体制を整えています。緊急時の連絡網や代替要員の確保システムが機能しています。
データ駆動型の改善活動
シフト管理に関する各種データを収集・分析し、PDCAサイクルを回して継続的に改善を行っています。離職率、残業時間、人件費率、従業員満足度などの指標を定期的にモニタリングしています。
 

成功事例：らくしふを導入いただいている実際の企業での取り組み

大型温浴施設を展開する「極楽湯」様のケース

「らくしふ」のヘルプ調整機能やチャット機能を活用することで、シフトの交渉・調整がスムーズになり、スタッフの配置もより安定するようになりました。月ごとのシフト作成にはこれまで8〜10時間かかっていましたが、導入後はその作業時間が約半分に短縮。調整の手間が軽減されたことで、現場スタッフとのコミュニケーションも改善され、マネジメント負荷の軽減と人員確保のしやすさを両立しています。

極楽湯さまの詳細はこちら

介護施設を運営する「ケアスマイル青森」様のケース

早番・遅番・送迎のみなど全7パターンにおよぶ複雑な勤務体系のもと、以前は月末の1週間（約40時間）をシフト作成に費やす状況が続いていました。「らくしふ」を導入したことで、シフト作成は1日（8時間）で完了できるようになり、修正依頼への対応もスピーディに。さらに、希望シフトの提出期限を月20日に設定したことで、職員の予定調整がしやすくなり、満足度と定着率の向上にもつながっています。加えて、LINE経由で希望を提出できるようになったことにより、「有休申請しづらい」といった心理的ハードルも大きく軽減。紙での提出時代にあった遠慮が減り、よりオープンで安心感のある職場環境づくりにも貢献しています。

ケアスマイル青森さまの詳細はこちら

これらの企業に共通しているのは、シフト管理を単なる事務作業ではなく、「現場と経営をつなぐ戦略的な業務」として捉え、継続的な改善につなげている点です。

9. まとめ｜シフト管理は現場と経営をつなぐ「戦略的インフラ」

シフト管理は、もはや単なる業務の一部ではありません。それは、現場の運営力と経営の意思決定をつなぎ、組織全体の成果を底上げする「戦略的インフラ」です。現代のビジネス環境では、法令遵守、働き方改革、人手不足、従業員満足といった多くの課題が同時に押し寄せています。こうした複雑な条件下で求められるのは、属人的な調整ではなく、データとテクノロジーを活用した一貫性のあるシフト管理体制です。

優れたシフト管理システムの導入により、
管理者　ー　煩雑な調整業務から解放され、マネジメントに集中できるように
従業員　ー　自身の希望が正しく反映されることで、安心して働くことが可能に
 企 業　 ー　人件費の最適化と法令遵守を両立しながら、生産性の向上
を実現します。

こうした仕組みは、単なる業務効率化にとどまらず、組織の持続可能性を支える経営基盤となります。
いまや、シフト管理の質がそのまま組織の競争力に直結する時代です。
だからこそ、現場から経営までをつなぐ“見える化”された仕組みへと進化させ、「働き続けたくなる現場」づくりに踏み出すべきときです
 
 

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