「らくしふ」なくしてシフトは組めない。スタッフの配置を事前に計画できるようになり、業務スケジュールが立てやすくなった

昨年に創業30周年を迎えたハンバーガーチェーン「フレッシュネスバーガー」を運営する、飲食大手・コロワイドグループの株式会社フレッシュネス様。「大人がくつろげるバーガーカフェ」をコンセプトにした店舗を展開しています。今回は株式会社フレッシュネス経営企画部長の山田様とマーケティング部佐藤様に、「らくしふ」を導入した経緯や現場での活用方法についてお話を伺いました。

導入前

シフト確定後でないと正確な人件費がわからず、予算に対し人件費の上振れが発生することもあった
メールでのシフト回収はあまり機能しておらず、スタッフに直接確認する手間があった
シフトを組む際に「人数が揃っているかどうか」の考慮はしていたものの、具体的な配置は店長が当日その場で決めていたため、業務の計画が立てにくかった

導入後

LINEで簡単にシフト回収ができるようになり、シフト作成者である店長の業務効率化につながった
シフトの計画段階でスタッフのポジションも割り振れるようになったため、トレーニング計画やバックヤード業務などの非生産業務のスケジューリングも立てやすくなった
「時間別理想人数」機能で、曜日や時間帯ごとに最適な人員数を設定できるため、人件費の適正化が可能に

シフト管理のしやすさに加え、連絡ツールとしても使えることが導入の決め手に

「らくしふ」の導入前は、シフト管理においてどのような課題感をお持ちでしたか。

山田様管理者目線では、労務や人件費管理などに不安を抱いており、何か良いツールはないかと探していました。当時は他社のツールを使っていましたが、シフトを確定した後でないと正確な人件費の概算が出せず、結局はエクセルに転記しながら管理する必要がありました。

そのため、会社の予算計画に対して人件費が上回ったり、それを精査する作業や間接的なコストも多くかかってしまったりと、管理面でもう少し効率化できないかと悩んでいました。

佐藤様私は「らくしふ」の導入当初、エリアマネージャーを務めていました。当時、店長のシフト管理における負担の大きさを課題だと感じており、特にシフト回収やスタッフのポジショニング設定に多くの時間と労力がかかっていました。

「らくしふ」導入時、社内でどのような議論がなされ、実際に運用が始まりましたか。

山田様 2023年の夏ごろからツールの検証が始まり、年内を目処に導入可否を判断しようと考えていました。以前から導入していたツールと「らくしふ」、そしてもう一つ候補に挙がっていたツールの3つを検討していました。また、連絡ツールとしても活用できるシフト管理ツールを選ぶべきだという意見も社内から出ていました。

それぞれのツールを比較し検討するなかで、フレッシュネスではシフト作成管理の業務効率化を目的として、機能性やコストを比較検討し、最終的にはLINEを活用しており、連絡ツールとしても使える「らくしふ」の導入を決定いたしました。

ただ、現場やエリアマネージャーからは、「すでに使っているものがあるのに、なぜシフト管理ツールを変える必要があるの？」という声もありました。そのため、シフト管理ツールを新調するには、それなりの利点を理解してもらわなければならないと考えていました。

私としては、「らくしふ」のアップデートの回数が他のツールと比較して優れていると感じていたので、その点をアピールしながら導入を進めていきました。時代の変遷に伴って必要な機能も増えていくと思いますが、そこに合わせてアップデートがどんどん行われていく、そういった姿勢がいいなと思っています。

現場へ浸透させる際にも、ツールの利用でわからないことがあれば、FAQとして用意されている「よくある質問」を確認するよう説明しました。そこには、ほとんどの疑問に対する回答が網羅されており、すぐに自己解決できる仕組みが整っていたので、非常に助かりました。

シフトの計画段階でスタッフのポジション割り振りが可能に

シフト回収とシフト作成において、「らくしふ」導入前後ではそれぞれどのような変化がありましたか。

佐藤様以前はシフト回収のアナウンスをメールで行っていましたが、若年層のアルバイトはメールを見る習慣があまりなく、出勤時に直接シフト回収のことを伝える必要がありました。それが「らくしふ」の導入により、LINEを使って簡単にシフト回収ができるようになったことで、シフトの集まりもかなり早くなったほか、店長の工数をかなり減らすことができ、負担が軽減されました。

また、「らくしふ」のタスク機能を活用することで、シフトの計画段階で、レジやドリンク、フライヤー、掃除といったスタッフのポジショニングを事前に割り振ることができるようになりました。

さらに、新人のトレーニング計画やバックヤード業務などの非生産業務のスケジューリングも可能になったことで、店長もより計画的に業務を行えるようになっています。

「らくしふ」を導入したことで、現場のスタッフからはどのような反響がありましたか？

山田様実際に現場で「らくしふ」を使っている店長からは、「LINEで簡単に初期登録できるのは非常に便利だ」という評価をもらっています。また、LINEの通知メッセージでシフト回収を促すことで、「スタッフからスムーズにシフト希望を回収できるようになった」という声も上がっています。

さらに、スタッフからも「LINEで通知がくるので、以前よりもシフト提出がしやすくなった」という声もあり、「らくしふ」の導入効果を十分に感じられています。

「らくしふ」なくしてシフトは組めない

「らくしふ」を使ってみての率直な感想や改善点をお聞かせください。

山田様「『らくしふ』がなくてはシフトが組めない」と感じるほど、フレッシュネスにとって欠かせない存在になっています。

特に、時間帯ごとに必要な人数とシフト過不足が可視化される「時間別理想人数」機能は、なくてはならない機能です。曜日ごとに必要な人員数を設定することができ、非常に便利です。最適な人員数が分かることで、人件費の上振れを防ぐこともできます。他ツールを使っていた際も似たような機能はありましたが、祝日が平日扱いになってしまうなど、少し使いにくい面もありました。「らくしふ」ではその心配はありません。

さらに、シフト管理で確認すべき指標に関しても、以前のツールでは「人数の確保」しか把握できていませんでしたが、「らくしふ」導入後はポジショニングまで確認することができるようになりました。曜日や時間帯に応じて、あらかじめ人材配置を考慮できるのは大きなメリットです。

佐藤様各店舗で週4日ほどヘルプが発生していてかなり多いため、LINEでヘルプを一括募集できるという点もとても便利です。もし可能であれば、人員が不足している箇所を洗い出し、そこにまとめてヘルプ募集がかけられる機能が追加されれば、さらに使いやすくなると思います。

また、スタッフのシフト延長も柔軟に対応できるようになるといいと思います。例えば、10時〜15時でシフト希望を申請していた際に、もし20時まで延長できるようになった場合でも、現状では店長に修正してもらう必要があります。この部分も店長の手を使わずに対応できるようになれば、より利便性が高まるのではないでしょうか。

スタッフの最適化や生産性向上に寄与する「らくしふ」

最後にこれから導入を考えている方へ、メッセージを一言お願いします。

山田様飲食業界では人手不足が深刻化しており、限られた人的リソースの生産性を高めることが重要になっています。「らくしふ」はそうした課題に対するソリューションとして展開しており、まさに時代に合っているツールだと感じています。

もし、まだシフト管理ツールを使っていないのであれば、検討の余地は十分にあるツールだと思います。

佐藤様「らくしふ」は、シフト状況を一目で確認することができ、スタッフとの円滑なコミュニケーションを図ることもできるため、シフトの計画に関して課題を感じている企業の方々には役立つことでしょう。今後さらに進化していくと考えると、非常に楽しみです。