Excel管理からの脱却で年間764万円超の人件費削減へ。メガフランチャイジーが実践する「らくしふ」全活用の哲学

吉野家・牛角・かつさとをはじめ関東を中心に8つのフランチャイズブランドを展開しているメガエフシーシステムズ株式会社は、10年以上続けてきたExcelでのシフト管理に限界を感じ、2019年にクラウドシフト管理「らくしふ」を導入しました。導入初年度だけで10店舗で年間約764万円の人件費削減を実現し、現在も全国平均の約半分の人件費上昇率をキープし続けています。今回は「らくしふ」フル活用を貫く組織への浸透術と、6年間積み上げてきた成果の秘訣を、代表取締役社長・久保 公司様に伺いました。

関東8ブランド、複雑な多店舗運営を支えるシフト管理の試行錯誤

まず、貴社の事業内容を教えてください。

久保様：弊社は関東を中心に、牛丼の「吉野家」をはじめとする飲食店や、介護施設（地域密着型通所介護）など8つのフランチャイズブランドを展開しています。

飲食業から福祉・サービス業まで幅広く手がけてる弊社では、各ブランドで多数のアルバイトスタッフが働いています。複数の業態を抱えているがゆえに、シフト管理は以前から大きな悩みの種でした。

「らくしふ」導入以前は、どのようにシフト管理をされていたのでしょうか。

久保様：シフト管理はExcelで行っていました。長年運用してきたからこそExcelでの課題もはっきり見えていました。まず、予算は1日ごとには見えるんですが、全店舗分をまとめて一元的に確認することができない。毎月の人件費見込みもぱっと出てこない。時間数は出るけれど、金額ベースでの把握が難しかったです。

一番困っていたのが、ヘルプ（他店舗応援）のミスです。弊社は吉野家をはじめ、ほぼすべてのブランドで店舗間のヘルプが頻繁に発生するのですが、「同じスタッフが同じ時間帯に2店舗に割り当てられている」というダブルブッキングが発生していました。さらに、アルバイトスタッフに紙で希望シフトを提出してもらいExcelに転記する作業はミスも発生しやすく、トラブルにつながっていたケースもありました。

3社のシフト管理サービスを比較して選んだ決め手は、「一元管理」とLINEの親しみやすさ

「らくしふ」を選ばれた理由を教えてください。

久保様：当初は3社のシフト管理サービスを比較検討しました。
「らくしふ」を選んだ最大の理由は、半月ごとに作成する全拠点のシフトを一元管理でき、人員の過不足が可視化されること。もうひとつは、シフトの提出・確認や再募集にLINEを使えるという点です。LINEは、アルバイトスタッフにとっても馴染みがあるツールだということで、現場への浸透もしやすいと感じました。

他社のサービスはアプリのダウンロードが必要だったり、別のURLにアクセスする必要があったりと、ひと手間かかるものが多かった。ひと手間あるだけでシフト提出が揃わなくなるんです。極力手間のないものを探していたときに、「らくしふ」に行き着きました。

今では店長たちがアルバイトスタッフを採用するときに、「うちのシフトはLINEから送れるんだよ」って得意げに伝えることもあります。ちょっとしたことですが、採用難である外食業界において、採用における武器になっているのを見て、「『らくしふ』を本当に選んでよかった」と思いました。

「『らくしふ』会議」で全店浸透。60%が動けば、残り40%もついてくる

導入当時、久保様はどのようなお立場だったのでしょうか。また、導入を決めたきっかけを教えて下さい。

久保様：当時、私はエリアマネージャーから営業部長、そして役員になっていくくらいのタイミングでした。「らくしふ」の導入を決めたのは私自身です。正直、シフトに本当に苦しんでいたんです。どこの店長もほとんどの時間をシフト管理に使っていましたし、私も店舗を統括していた当時は、シフト調整に多くの時間を割かれている状況でした。だからこそ本気でシフト管理ツールを探しましたし、「らくしふ」を見つけたときは「これだ」という確信がありました。

各店舗への展開は、どのように進めたのでしょうか。

久保様：一気に全店に広げるのは無理だと思っていたので、まずはスモールスタートで、統括の方針を最も深く理解し、新しいものでも率先して使っていく意識の高い現場の2名を選出しました。3人で忌憚なくフィードバックを出し合いながら、「これならこういう説明にしよう」と展開方法を考えていきました。

実際の導入にあたっては、全店長を対象とした「『らくしふ』導入会議」を計3回開催しました。「らくしふ」のログイン方法、スタッフのLINEの登録から初期設定まで、すべての工程をその場に集まって一緒に行う時間を設けました。その際、本部としては各店に一任するのではなく、「現場に絶対にメリットがあるものだから、必ずやりきってほしい」という強い姿勢で、半強制的に進めました。

当初、店長の中には眉をひそめる人もいました。でも「60%の人がやれば、残りの40%もやるようになる」という感覚があり、「きっと、後からやってくれるだろう」という気持ちで進めました。最初から全員が賛同しなくても大丈夫なんです。

浸透を進める上で特に意識されたことはありますか？

久保様：最も意識したことは、「なぜ『らくしふ』を入れるのか」というビジョンや目的を、きちんと全員に伝えることでした。「流行りだから入れる」ではなく、店長の業務時間がどれだけ減るのか、アルバイトスタッフにとってどんなメリットがあるのか、具体的に説明しました。例えば、シフトの工数を一つひとつを書き出して、「今まで何十時間かかっていた作業が、『らくしふ』にしたらここまで減ります」というイメージを持ってもらうようにしました。数字で見せないと、導入する意味が伝わりません。

導入担当者がサービスを深く理解していることも重要でした。自分自身がしっかり使いこなせていないと、現場に説明できません。当時は、貴社のカスタマーサポートの方々へ非常に多くの質問を投げさせていただきました。チャットや電話をフル活用し、とにかく導入を完遂させるために必死でしたね。

想定以上だった年間764万円超の削減効果。見えなかった「副次効果」も

「らくしふ」の導入後の効果について教えてください。

久保様：まず、ヘルプのダブルブッキングが完全にゼロになりました。これは本当に大きかったです。そして人件費について、「らくしふ」によって人員配置の最適化が叶ったことで導入初年度（2019年12月〜2020年11月）の「らくしふ」を導入した10店舗で、年間約764万円の削減を実現しました。1店舗あたり月平均で約6万4千円のコストダウンです。これは正直、想定以上の結果でした。

シフト作成に使っていた店長の時間も大幅に削減しました。これは最初に計算に入れていなかったんですが、シフト作成時間が減ると、店長が現場に出る時間やマネジメントする時間が増える。原価分析をしたり、会議に参加できるようになったりと、プラスの連鎖が生まれました。これは人件費の削減額以上に大きな副効果でしたね。

最近では、全国的に人件費の上昇率が約4%以上というなか、弊社は全国平均のおよそ半分の約15〜16年間で2.1%に抑制できています。これは「らくしふ」の「時間別理想人数」機能をしっかり活用し続けてきた成果だと考えています。

シフト管理を超えた活用。教育計画も人材育成も「らくしふ」で一元化

特に活用している「らくしふ」の機能を教えてください。

久保様：やはり「時間別理想人数」は革新の機能ですね。これを使わないと「らくしふ」を使う意味もないと言えるくらいです。弊社では、売上目標に基づいた「基準時間数表」を独自に作成していて、「この売上水準なら何時間が適正か」を数値化しています。これと「らくしふ」を連動させることで、適正人員の配置を実現しています。

季節変動が大きい業態なので、2月・6月・9月など売上が落ちる時期や、10月の最低賃金改定のタイミングで設定を見直すようにしています。「らくしふ」の画面を見ながら店長会議を行うことで、各店の変更忘れもすぐに気づけます。

また、メモ機能やチャット機能も活用しています。店長が今日誰を教育するかをメモに書き込んで育成計画として使っていますし、アルバイトスタッフとのやり取りもLINEではなくらくしふのチャット機能で行うようにしています。店長とアルバイトスタッフ同士のLINEのやり取りだと、会社として管理することが難しいですが、チャット機能なら記録が「らくしふ」に残るので、コンプライアンス面でも安心です。

どうせやるなら、わくわくしながらやろう。6年間使い続けてたどり着いた境地

今後の展望や、同じ課題を抱える企業へのメッセージをお聞かせください。

久保様：「らくしふ」を使い始めて6年が経ちましたが、使えば使うほどお店が良くなっていくというのを実感しています。シフト管理だけじゃなく、育成計画、情報共有、コミュニケーションなど、色々な業務が「らくしふ」に一元化できている。導入当時のように人員不足で苦しんでいた頃とは、まったく状況が変わりました。

「らくしふ」を活用しようと考えている方にお伝えしたいのは、「導入がゴールではない」ということです。大事なのは、「誰が幸せになるのか」を具体的にイメージして共有すること。店長の業務がどれだけ楽になるか、アルバイトスタッフがどれだけ働きやすくなるか。その未来を描いておかないと、組織は動かない。

そして、「一緒に『らくしふ』を成功させよう」というチームを作ることです。「自分は関係ない」という人をなくして、全員が当事者として関われると、結果は絶対に変わります。弊社で証明できたことを、ぜひ多くの方に実践していただけたら嬉しいです。

※内容は取材当時（2026年2月24日）のものです。現在の情報とは異なる場合があります。

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