シフト管理の脱Excelがもたらした店舗の壁の解消。老舗茶舗が実現した、効率化と互いを尊重し合う組織づくり

日本茶の専門店「祇園辻利」や喫茶「茶寮都路里」、近年では新ブランド「ぶぶる」の展開にも力を入れている1860年（萬延元年）創業の株式会社祇園辻利。同社では、学生アルバイトが多く煩雑になりがちなシフト管理を紙とExcelで行い膨大な時間を取られ、店舗間のヘルプ調整にも課題を抱えていました。「らくしふ」導入により、約1週間かかっていたシフト作成業務が半日〜2日へと大幅に短縮されただけでなく、店長のマネジメント意識が向上するといった副次的効果も見られました。同社の変化について、常務取締役の三好 正代様、大丸心斎橋店 店長の前田 智央様に詳しくお話を伺いました。

1860年創業の伝統を守りながら、新たなお茶の魅力を発信し続ける

まずは、貴社の事業内容や最近のトピックスについて教えてください。

三好様：弊社は1860年に創業し、お茶の専門店である「祇園辻利」と、お抹茶の甘味やスイーツを提供する喫茶部門「茶寮都路里」を展開しています。また、最近では抹茶に囚われず、揉み茶（玉露や煎茶などといった抽出するタイプのお茶）やハーブなどを掛け合わせたカジュアルな新ブランド「ぶぶる」も立ち上げました。海外のお客様や若い世代にも、お茶の楽しさを広く知っていただきたいという想いで日々試行錯誤しています。従業員数は、パートやアルバイトのスタッフを含めると約200名ほどになります。

三好様、前田様のそれぞれの役割について教えていただけますか。

三好様：私は常務取締役として、喫茶のメニュー開発から人事管理まで全般を統括しています。当社には「お茶飲んで元気長生き幸せに」というキャッチコピーがあるのですが、お客様に向けてだけでなく、ご縁があって入社してくれた従業員全員にも、幸せに働いてほしいという思いを第一に考えています。

前田様：私は大丸心斎橋店で店長を務めています。入社して13年ほどになりますが、本店の副店長を経て、当店がオープンするタイミングで店長に任命されました。シフト作成やタイムカードの集計といった事務作業から、スタッフが仲良く楽しく働けるような環境作りまで、店舗運営全般を担っています。

膨大な希望シフトの手入力と、頭の中で組み立てる“パズル”のようなシフト作成

「らくしふ」導入前は、どのようにシフト管理を行っていましたか？

前田様：以前はシフト専用のExcelのフォーマットに、スタッフから提出してもらった希望シフトを手入力していました。一度確定したら印刷して、その後の変更は手書きで修正していくという流れです。当時は20〜30人分の希望シフトを打ち込むだけでも一苦労でした。

紙とExcelでの管理は、具体的にどのような部分に苦労されていましたか？

前田様：当店のスタッフは約8割がパート・アルバイトで、そのうち7割が学生です。学生さんは学校やイベントの予定が決まるまでシフトが埋まらず、未定のまま進めなければならないことも多くありました。

また、1日の休憩を回すタイミングや必要な人数などを全部頭の中で考えてパズルのように調整していくため、ものすごく大変でした。営業の合間に数時間ずつ作業をして、シフトを確定させるまでに約1週間はかかっていましたね。

本部側から見て、当時の課題感はいかがでしたか？

三好様：各店舗で作成したシフトのExcelデータが本部に送られてくるのですが、実際に送られてくるのはすでに月半ばになってからという状況でした。そのため、今日誰が出勤しているのかリアルタイムで把握できず、労務的な観点からも、スタッフが適切に休みを取れているシフトになっているかどうかの確認が後手に回ってしまうリスクがありました。

「店舗」に特化した設計と普段使い慣れている「LINE」で希望シフトを提出できることが最大の決め手

「らくしふ」の導入に至った経緯と、決め手を教えてください。

三好様：シフト作成にかかる時間を削減し、店長が他の業務に専念できる環境を作りたかったのが一番の理由です。3〜4社ほどのシステムを比較検討しましたが、最大の決め手になったのはスタッフがLINEでシフト提出できることでした。学生スタッフが多いので、普段使い慣れているLINEであれば抵抗なく導入できると考えました。

さらに、「らくしふ」は、「飲食や小売の現場のリアルな課題」を深く理解し、店舗に特化して作られていると感じた点も大きな理由です。これまでは自社独自のシフト管理でしたが、システム内に「人時売上」などの概念が組み込まれていて、「飲食業界に必要な定量的な指標を現場に落とし込みやすいのもメリットの一つでした。

単なるツールの導入にとどまらず、自社の管理体制をアップデートするような“教育効果”が得られたことも、非常に魅力的でした。

導入時、スタッフの皆さんの反応はいかがでしたか？

前田様：皆さん普段からLINEを使っているので、すんなりと受け入れてくれました。難しい操作もないですし、出来上がった自分のシフトをスマートフォンですぐに見られるのが良いと言っています。

導入時のサポートや、現場への浸透はどのように進められましたか？

三好様：大丸心斎橋店がオープンするタイミングで、モデルケースとしてテスト導入しました。店舗の開店準備の一環として、本部が直接店舗に出向いて画面を見ながら操作方法をレクチャーしました。その後、大丸心斎橋店での運用をベースに、他店舗へも順次展開しました。

シフト作成時間が1週間から「半日」へ。可視化による応援要請の劇的なスムーズ化

導入後、シフト作成業務はどのように変わりましたか？

前田様：シフト作成にかかる時間が劇的に減りました。以前は1週間かかっていた作業が、今では半日〜2日ほどで完了しています。微調整があってもシステム上ですぐに共有できるので、常に最新のシフト状態を保てるようになりました。

「らくしふ」を導入して、便利になったと感じる点はありますか？

前田様：欠員シフトの再募集と店舗間のヘルプ調整ですね。

以前は、シフトが埋まらないとき、補充が必要な日時をまとめて、スタッフへの再募集のお知らせをするのが大変だったのですが、「らくしふ」なら欠員箇所が自動で抽出されてスタッフへの追加募集の周知まで数クリックで簡単に行えます。また、店舗間でヘルプが必要な際、これまでは個人的なやり取りを何往復もして、ようやく決まるという状態でした。今では、お互いに「らくしふ」上で、必要な人数、ポジションなどもすぐに分かるので、やり取りの手間が激減しました。

当店は物販部門と茶寮部門は別々にシフトを組んでいるのですが、これまで別のExcelでシフトを作成していたのが「らくしふ」で一元管理できるようになったため、店舗内でのスタッフの融通も圧倒的にしやすくなりました。

労務としての導入効果はいかがでしょうか。

三好様：全店舗のシフトが可視化されたことが一番大きいです。各店舗の出勤状況がいつでも確認できるようになり、勤怠システム「KING OF TIME」との連携によって、予実管理が簡単にできるようになった点も非常に助かっています。

「自分の店」から全社視点へ。店長のマネジメント向上と、お互いを尊重し合う風土の醸成

店長の働き方に変化は感じられましたか？

三好様：実は非常に大きな成長を感じています。「らくしふ」を入れたことで、自分自身の仕事のスケジュールの立て方や、スタッフの育成計画など、マネジメントに対する意識が明らかに向上しました。また、これまでは自分の店舗のことしか考えることできなかった店長たちが、他店舗のシフトや状況まで見られるようになったことで、視野が広がっています。

各店舗のシフトが可視化されたことで、組織風土や管理体制への影響はありましたか？

三好様：紙とExcelで管理していた時は、各店舗の情報が閉ざされているような感覚がありました。しかし、全店舗のシフトが全員に公開・共有されるようになったことで、他店舗の苦労やヘルプ調整のプロセスが透明化され、「自分の店だけ」という感覚から脱却し、お互いの事情を汲み取って尊重し合う組織風土が生まれてきました。

全店舗の状況が可視化されたことの利点はもう一つあり、各店舗の「人員不足」や「退職」といった情報が前もって把握できるようになりました。ギリギリになって欠員が発覚して慌てるのではなく、「この時期に人が少なくなる」という兆候を少し手前で察知し、本部と連携して採用準備に早く入れるようになったのです。シフト管理ツールにとどまらず、会社全体のリスクマネジメントやコミュニケーションのツールとしても大いに役立っています。

最後に、今後の展望や、導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

三好様：シフト管理という枠を超えて、店長の意識改革や店舗間のコミュニケーション活性化にもつながりました。スタッフ一人ひとりが安心して働ける環境を整えるためのツールとして、非常に役立っていると感じています。

※内容は取材当時（2026年1月27日）のものです。現在の情報とは異なる場合があります。

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