全店の予実管理を「らくしふ」で実現。今後は実績データと連携し、日次予実を管理できる体制の構築へ

シフトがなかなか決まらずに、人件費管理ができていなかった

まずは「らくしふ」導入前のシフト作成の流れを教えてください。

山口様毎週、2週間先のシフトを各店舗で作成していました。当時システムを一部導入していたのですが、まずはスタッフから希望シフトを紙などで貰い、Excelに転記した後、そのシステムを見ながら作成するというやり方でした。シフトを作るのに、一回で2〜3時間くらいかかっていましたね。

1週間単位のシフトというのは比較的短いスパンで作成されていますね。

山口様今は半月単位のシフトに変更しているのですが、当時はコロナで売上の変動が大きく、タイムリーに人員配置を変える必要があったのが背景です。

コロナ禍だとどうしても見えにくいですよね。ちなみに以前から利用されているシステムというのは売上管理系のシステムでしょうか。

山口様そうですね。各店舗の日次の売上予算や実績はもちろん、人件費や人時売上を管理していました。ただ予定段階の人件費はシフトが確定しないと見えないのですが、そもそもシフトがなかなか決まらないという点も当時の課題でした。結果的にシフト作成の段階で特定の基準で人件費管理ができていたか、というとできてはいなかったですね。

シフトがなかなか決まらないことで、人件費管理も難しくなっていたのですね。ちなみに予定と実績のズレなどは当時、発生していたのでしょうか。

山口様店舗次第ではあるのですが、そこまで厳密に管理はできていなかったのでズレは発生していました。

貴社は多店舗展開ですが、店舗ヘルプ勤務は当時、どのような方法で調整されていたのでしょうか？

山口様各エリアを担当しているエリアマネージャー同士で電話で対応していましたね。どのお店でどの時間に過不足があるのか共有する手段が無かったので、どうしても電話での調整になっていました。

そうなるとマネージャーの方の負担も大きそうですね。社員やスタッフの方の労働時間や有休管理などは当時、いかがでしたか？

山口様どちらかというと事後での確認になっていました。

「らくしふ」導入後はシフト作成が3時間から30分に短縮。予実管理も「らくしふ」で

それでは「らくしふ」導入後、これらがどう変わったか教えていただけますか。

山口様まずアルバイトの希望シフトは自動で「らくしふ」に転記されるので、3時間かかっていたシフト作成は30分に短縮しました。以前のやり方だとシフトを確定する際に一人で全部チェックするのは非常に大変だったのですが、「らくしふ」なら全然簡単にできますね。

それは非常に嬉しいです。それ以外はどんな変化がありましたか？

山口様売上見込や総労働時間、人時売上の管理も完全に「らくしふ」で管理するようにしました。あと「らくしふ」は各スタッフの勤務時間に制限をかけられるので、例えば月間の労働時間や公休の取得も「らくしふ」で制限できて、すごく助かってます。

店舗ヘルプ勤務はいかがでしょうか。

山口様例えば関東の店舗の場合、不足する時間帯が発生したら追加募集をかけて調整するところまで「らくしふ」で完結できるので、助かってますね。

「らくしふ」導入後、店舗運営の現場はどう変化しましたか？

山口様シフト作成にかかる時間が短縮され、店長のデスクワークの時間も減り、その分きちんと運営を見れている実感はありますね。

今後は「らくしふ」で予定データだけではなく、実績も合わせて管理したい

それでは「らくしふ」導入後に残る課題やこうして欲しいなどのご要望があれば教えてください。

山口様勤務実績も「らくしふ」に反映できるといいですね。今は別のシステムを使って、予定段階のデータと実績のデータを突合しているのですが、それも「らくしふ」上で全て完結できると非常に便利になると思います。

実は弊社で連携できるようになりましたので、別途ご案内させてください！他には何かありますか？

山口様弊社はシフトを1日の総労働時間で管理する傾向にあるのですが、1日の労働時間予算を入れる適切な箇所があると嬉しいですね。あとは人材募集なんかも「らくしふ」上でできると便利だろうなとは思います。

是非社内で検討させてください。最後に「らくしふ」をまだご利用でない方にメッセージをお願いします。

山口様「らくしふ」を導入したことで、デスクワークの時間が減り、店舗運営により時間を避けている実感がありますし、本部の業務も非常に楽になりました。「らくしふ」は一度利用すると恐らく、止められなくなると思います。

山口様、お忙しい中お時間いただき、ありがとうございました！