シフト作成時間を4分の1に削減！売上計画に基づくシフト作成も、効率的に行えるように

希望シフトの提出〜回収が、従業員・作成者ともに効率的に行えるように

それではまず「らくしふ」を知っていただいたきっかけを教えてください。

笹尾様展示会で「らくしふ」を見かけて、良さそうだなと思ったのがきっかけです。元々アナログでシフト作成をしていたので、LINEを使ってシフトを回収していく、というのがなかなか想像できなかったのですが「まずは一度やって見ないとわからないね」という話になりました。

ありがとうございます。「らくしふ」導入前、シフト回収はどのように行っていましたか？

引田様紙で従業員から希望シフトを回収していたので、出勤日でなくてもアルバイト・パートの方がシフト表を持ってこなければなりませんでした。「らくしふ」導入後は従業員がいつでもどこでもシフトを提出できるので、とても助かります。

「らくしふ」導入によって作成者様の回収負担はどのように変わりましたか？

引田様「らくしふ」導入前は希望シフトをもらう際にも、全員から別々のフォーマットで提出されるので、まずもらった希望シフトを書き出すところから始めて、それが終わったらようやくシフトを組み始められる...という感じでした。「らくしふ」導入によってこの作業がなくなったのは大きいです。また希望シフトは締め切り直前に提出されることも多いので、シフトを作成するために店長は休みであっても店舗に行って希望シフトを回収しなければならないこともありました。

シフト作成時間が4分の1に削減

シフト作成時間はどのくらい変わりましたか？

引田様1週間ごとの作成に大体2時間くらいかかっていたのが、今は30分とか半分以下で作成できるようになりました。紙だと予算や労働時間計画などの計算も自分で行う必要がありますが、それが勝手に計算されるのでとても簡略化されました。笹尾様　最も削減できた店舗で、月間6〜7時間削減できています。

他に便利だなと感じる機能はありますか？

引田様「タスク」機能はよく使っています。例えばホールの中でも「レジ」「サラダバー」「配膳ロボット担当」などかなりの業務があるので、それを事前に割り当てておくと誰がどういう業務をすることになっているのかが、全員に一目でわかるようになって便利です。店長の会議なども「タスク」機能で入れて管理し、従業員にもわかるようにしています。従業員も出勤の前から「明日自分はこの業務をするんだ」と前もって気持ちを作って来ることができますし、前日や開店前に行う仕事が簡略化されたので、とても助かっています。営業が円滑に回るようになっていますね。

手書き作業や電卓での計算作業が効率化された

時間帯ごとに必要な人数が配置できる「時間別理想人数」もご活用いただいていますね。

引田様「らくしふ」では売上計画に基づいて必要な労働人数が表示されるので、そこに対して必要な人数を割り振っています。基本的には予算が全てですからね。

笹尾様店舗によってはシフトを組むのが苦手な方もいますが、そのような場合にもある程度他店のシフトをベースにシフトを組んでいくと、人員を入れすぎず適切に組むことができたりします。

労務観点でよかった点はございますか？

引田様週間での労働時間がパッと見られるので、特にパートの方などで、週20時間以上働けない方の管理がしやすくなりました。「らくしふ」導入前は手書きかつ電卓で計算して行っていたので、本当に時間がかかっていました。

清掃や従業員の教育に、より時間が取れるように

「らくしふ」導入によって他に「楽になった！」と感じるところはございますか？

引田様社員の業務が簡略化されたので、休憩がしっかり取れるようになったり、清掃や従業員の教育に時間が取れるようになりました。他店舗の店長に聞いてみたところ、「これがなくなったら、もう無理です」という方もいました。

従業員の方からの「らくしふ」導入に関する反響はありますか？

引田様今までは印刷されたシフトをバイトメンバーの誰かが撮影してみんなに共有して...という作業がありましたが、それがなくなり、シフトも見やすくなったと聞いています。自分が出られなくなった日に、代わりの人を探しやすくもなっています。

「らくしふ」に対して、「もっとこうなってほしい」という要望はございますか？

引田様シフト表を印刷して張り出しているのですが、出勤者が多い日のシフトは、印刷する際に自分で縮小しなければ数枚に分かれてしまうのがやや不便です。また「LINEでシフトを回収する」ということが、外国人の方やご年配の方だと難しいこともあります。

今後の開発の参考にさせていただきます。最後に「らくしふ」をまだ導入していない方に向けてメッセージをお願いします！

引田様飲食業界は労働時間が長い業界ですが、労働時間を少しでも短くするにはぜひ「らくしふ」を入れるのがおすすめです。店舗・事業所数が多ければ多いほど回収・転記コストが下がると思うので、ぜひ試してみてください。

ありがとうございました！今後もよろしくお願い致します。